은연중에

주제: 아키비스트 윤리강령과 기록전문가

전문가의 경우, 자신의 소신과 전문성의 깊이차이가 매우 중요하기 때문에 매번 전문가협회 수업이나 발표기제를 듣다보면 윤리강령을 한 번씩 짚고 넘어가는 것 같다. 솔직히 전문성있는 영역은 오로지 나에게 맡겨진 업무인지라 내가 어떠한 사명감이나 책임을 지고 열심히 하지 않으면 기록관리를 하나마나 흐지부지하게 될 수 있다. 그런 의미에서 진정한 아키비스트는 항상 윤리강령을 생각하고 있어야 한다.

이번 수업은 연세대학교 백주년기념관에서 이루어졌는데 연대가 공사를 대대적으로 해서 참..길찾기가 힘들었다.ㅜㅜ 한참을 헤매는 바람에 늦게 수업을 들었다. 윤리강령을 이원규 회장님께서 재밌게 설명해주셨는데 요약하자면 이렇다.

항상 그렇듯, ‘~강령’을 살펴보면 언뜻 당연한 내용만 있는 것처럼 보인다. 하지만 한 문장 한 문장 직접 실천하기가 얼마나 어려운지는 다들 잘 알 것이다. 모든 지 기본이 어려운만큼 모든 아키비스트들이 이 윤리강령을 읽고 고퀄리티의 아키비스트가 될 수 있도록 노력하는 모습을 간절히 기대해본다.

수업이 끝나고 나서 이원규 회장님께서는 자신이 만든 연세대학교 130주년 기념 전시에 데려가서 설명해주셨다. 항상 느끼는 것이지만 아키비스트의 역량을 가장 잘 보여줄 수 있는 것이기에 우리 분야에서도 ‘전시’는 상당히 비중 있는 부분이다. 평소에 몰랐던 연세대학교의 역사에 놀라기도 했지만 나는 주로 전시를 어떤 식으로 했는지 그 구조와 전시장에 써있는 글귀를 중점적으로 보았다. 전시장 입구에는 예전 연세대학교의 풍경이 있었다. 회장님 말씀으로는 목판으로 입체감있게 만들고 싶었으나 예산문제로 인해 간단하게 프린팅해서 붙여놨다고 하셨는데 나는 개입적으로 굉장히 좋았다. 마치 포토존에 있는 듯한 느낌이여서 그런가 가깝게 느껴졌기 때문이다. 그리고 주로 소개하는 글 보다는 연세대학교 창립자의 교육철학 등이 담긴 말씀을 곳곳에 적어 훨씬 마음에 와닿게 전시를 해놓은 것을 보고 이거다 싶었다. 한가지 특이했던 것은 과거 연세대 졸업생들의 사진을 필름모양으로 인쇄해서 매달아 놓은 것이었는데 굉장히 아이디어 발상이 독특했다. 실제로 이 프린트 비용은 굉장히 저렴하다고 하니 독특한 디자인에 시선을 확 끄는 이 전시 발상자체가 창의적이고 좋았다. 그리고 모든 사진들을 오래된 사진이라 화질이 안 좋을 확률이 높은데 아크릴판에다 인쇄를 해서 좀 더 선명하고 고급스러운 느낌도 나면서 화질이 안 좋다는 느낌이 전혀 들지 않아 좋았다. 그리고 과거 연세대학교 깃발이 전시되어 있었는데 그에 관련된 이야기(일제 강점기 때, 연세대 깃발에 그려진 십자가를 없애고자 가로선을 없애고 기둥만 밑에 조금 남은 거, 한국전쟁 당시 미군이 어떤 사람의 시신에서 전리품으로 이 깃발을 가져왔는데 나중에 시간이 한참 지나 기증이 된 사실 등등)를 같이 들으니 전쟁 당시 연세대 교기를 품에 넣고 죽은 사람은 왜 교기를 품에 품고 있었는지, 그 사람의 정체는 누군지 등등 상상하면서 듣게 돼서 굉장히 재밌었다. 그 외에도 필름을 3개로 끊어서 영상을 곳곳에 비치해 두어 볼 수 있게 해둔 거, 교가가 계속 전시장 내에서 흘러나오도록 한 것 등등 흥미로운 점이 많았다. 또한 관객 참여형으로 방명록을 쓰는 대신 물백묵 칠판 형태로 한 쪽 벽면을 마련해서 그 곳에 다양하게 자신의 방문 기록을 표현하는 방법도 굉장히 재밌었다.

여러 가지로 굉장히 재밌던 수업이었다. 다음수업도 기대가 많이 된다~><

두번째 발표기제였던

'기록경영시스템 표준과 대학기록관에의 적용'

이 발표는 문헌정보학과 교수님인 한승희 교수님께서 하신 것이고 이 발표의 바탕은 우리학교 기록관리학전공 학생의 졸업논문이라고 한다.

 이 연구의 목적은 공공기관잉 '대학'에서 어떻게하면 효율적으로 기록관리를 할 수 있을지 방법을 모색하는 것이다. 왜냐면 실제로 기존 기록관리 표준인 ISO15489(Int`l Standard for Records Management)와 현장에서는 그 괴리가 커서 새로운 방법이 필요하다는 요구가 있기 때문이다. 기록도 이젠 마냥 '관리'의 대상이 아니라 '경영'의 대상이 되어버린 지금. 이러한 기록 패러다임의 변화에 맞게 방법을 모색하기 위해서 대학기록관의 현황을 분석하고 적용가능성을 모색하는 것이 이 논문의 주제이다.

 우선 '대학기록관'은 대학 내부에서 생산된 기록물을 관리하는 기관을 뜻한다. 대학기록관은 『공공기록물 관리에 관한 법률 시행령』이라는 법령에 근거하여 존재한다.

 사람들은 흔히 대학에도 왜 이런 기록관리가 필요하냐고 물음을 제기할 수 있는데 기록관리를 통해 대학의 다양한 활동을 입증할 수 있으므로 대학의 성공적인 경영을 증명하기 위한 요소로 필수적이다. 대학기록관에서 주로 다루는 기록물의 유형으로는 생산기록물(업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서`도면`대장`카드`시청각물`전자문서 등 모든 유형의 기록정보 자료)과 역사기록물(대학의 역사와 전통을 규명하기 위해 자체적으로 수집한 기록물)이 있다.

 이러한 기록물들을 효율적으로 관리하기 위해선 기록경영시스템(Management System for Records)이 필요하다. 그 표준으로 현재 ISO30301을 사용하고 있다. 우선 ISO경영시스템의 일반적인 모형은 PDCA모형과 Input-Output 모형으로 설명할 수 있다.

 이를 참고하고 기록경영시스템 모형을 살펴보면, ISO30301은 조직의 기록경영시스템을 구축하는데 필요한 최소한의 요건 7가지를 제시한다.

1.조직의 환경: 조직이 속한 환경과 조직의 위치,조직과 시장 간의 관계를 파악하고, 조직 내`외부의 환경을 이해

2.리더십: 조직의 미션과 비전을 정하고, 그에 맞는 정책을 결정하며, 결정된 정책을 전 조직원에게 알리고 공감대를 형

3.기획: 정책 기반 구체적 목적과 목표의 결정, 계획 수립

4.지원: 목적과 목표의 실행을 위한 자원(인적,물적)의 지원

5.운영: 수립한 절차에 따라 제시된 목표를 시행하는 과정

6.성과평가: 정책의 조율과 개선을 위해서 실시

7.개선 : 성과평가의 결과를 시스템에 반영하고, 변화하는 시장에 맞도록 조직을 지속적을 변화.

>>이렇게 ISO30301은 고객과 이해당사자로부터 받은 요구사항이 있으면, 조직의 환경파악-리더십을 통한 미션 설정-기획 수립-지원-운영을 통해 양질의 기록을 제공하고 다시 고객과 이해당사자들로부터  얻은 성과평과와 피드백을 통해 개선의 과정을 통해 발전하는 구조로 이루어진다.

 ISO30301은 新버전이다. 舊버전은 ISO15489인데 이 둘은 무엇이 다를까?

 이러한 이론적 기초를 바탕으로 이 연구에선 국`공립대학 53개교 및 대학기록협의회 가입 사립대학 21개교(총 74개교)에서 설문조사를 실시했다. 회수률은 77%(57개교)로 조사내용은 응답자 및 대학 기록관 일반 현황/대학 기록관리시스템 현황/기록경영시스템 표준에서 제시하고 있는 MSR구축 요건 관련 현황등이 있다.

 그 결과 다음과 같은 결과를 알 수 있었다.

1.조직의 환경: 내부와 외부로 크게 나누어 살펴봤는데 내부에서는 전체 조직 내 기록관리 담당 조직의 업무와 역할을 대다수(93%)가 명시하고 있지만 기록관리 업무에 필요한 자본,시간,인력,시스템 등은 충분하지 못한 것으로 나타났다.(약70%) 외부에서도 마찬가지로 기록관리 관련 법, 규정 등에 대해 잘 알고 있으나 업무를 위한 표준,지침 등은 갖추고 있지 않음(약 53%)을 알 수 있었다.

2.리더십: 기록관리에 대한 경영자의 의지자체가 낮은 걸로 나타났고(47%보통,31.6%불충분) 실무자의 권한과 책임에 대해선 명시하고 있지 않았다.

3.기획: 실무자들은 기록관리 관련 위험요소와 기회요인을 인지하고 있는 걸로 나타났으나(54.4%) 대응 조치 여부에 대해서는 미흡한 편으로 나타났다.(64.5%) 하지만 대다수가 기록관리에 관한 목표를 수립하고 있었고(56.1%) 목표의 주기적 갱신이나 목표달성을 위한 세부계획을 가지고 있는 걸로 나타난 걸로 보아(62.5%) 계속적인 노력이 이루어지고 있음을 알 수 있다.

4.지원: 기록관리 전문인력을 배치해야 한다는 것을 알고 있으나(91.4%) 실질적인 전문인력 배치가 제대로 이루어지지 않고 있음(47.4%)을 알 수 있었다. 또한 기술적 인프라 지원도 낮은 걸로 나타났다.(57.9%)

5.운영: 기록관리 부서를 위한 운영기준이나 지침은 마련되어있으나(54.4%) 기록관리 과정(등록~처분)자체가 체계적으로 이루어지고 있지 않았다.(60%)

6.성과평가: 기록관리 담당업무 혹은 부서가 내`외부적으로 정기적인 평가를 받고 있지만(66.7%) 기록관리 업무 평가만을 위한 절차나 규칙은 없었다.(93%)

7.개선: 평가 결과를 통한 개선인 이루어지고 있지 않았다.(인력부족이나 예산부족,시간부족 등의 문제를)

 설문조사 결과를 보면 전체적으로 법적 효력과 인식은 하고 있으나 실천이 안되는 경우가 많다는 것을 알 수 있다. 따라서 1.법적 효력을 의무화하고 2.실무에 맞는 적합한 표준을 만들고 3.조직 구성원의 인식을 좀더 제고하고 4.대학교 총장의 관심도 불러낼 수 있게 노력해야한다. 즉 아래 그림처럼 각 단계마다 노력을 제고시켜야 한다.

3.기록관리와 법

Q.기록관리의 법률적 근거는 무엇이고 어떻게 반영되고 있는가?

<Summary>

 기록관리법은 우리 사회의 시대정신을 반영하며 합리적인 기록관리를 보장해 주기 위한 전제조건이다. 1999년의 「공공기관의기록물관리에관한법률」공포 이후 우리나라의 기록관리가 제대로 이루어질 수 있는 최소한의 기반이 마련되었다. 기록이 생산부터 철저히 관리되어 공정하게 모든 이에게 이용될 수 있기 위해서는 기록관리법은 반드시 필요하며 이러한 법제를 바탕으로 기록관리는 발전하게 된다. 2006년에 제정된 「공공기록물 관리에 관한 법률」을 살펴보면,법 정신과 기관, 기록물의 생산과 관리,비밀기록관리,공개열람,표준화와 전문화, 민간기록물 수집관리, 벌칙을 통해 우리 사회의 법제가 기록관리가 얼마나 잘 완비되어 시효적으로 작동하고 있는지를 파악할 수 있다.

 더불어 「대통령기록물 관리에 관한 법률」은 대통령의 직무 수행과 관련된 기록물에 대한 관리로 국정의 설명책임성과 역사기록의 확보를 보장해 주며 대통령기록의 철저한 생산과 관리, 접근 보장을 통해 국정관리의 투명성과 설명책임성을 높이는 바탕이 되고 있다. 이외에도 관련 법률로 「전자정부법」이 있는데 이는 행정업무의 전자적 처리로 인해 전자기록관리를 촉진하는 계기가 되었으며 행정전자문서를 유통하고 활용하는 과정에서의 진본성 확보와 보안에 대한 법적 근거를 제공해 주고 있다. 그리고 「행정업무의 효율적 운영에 관한 규정」,「사료의 수집`편찬 및 한국사의 보급 등에 관한 법률」,「보안업무규정」등이 기록물관리와 관련된 중요한 법류로 향후 국내에서 기록관리법과 제도에 관해 점증하는 중요성과 함께 이에 관한 충분한 연구와 논의가 계속해서 이루어져야만 할 것이다.

<Details>

1980`s 민주화 과정 : 정보의 수평적`보편적 이용에 대한 요구를 가져오기 시작함.

1996 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」제정`시행 → 후,「정보공개법」

정보공개를 청구해도 해당 정보가 없거나 이용 가능한 정보의 양이 매우 제한

되었음. 그래서 이런 상황속에선 법률의 효과가 미비하겠구나라는 생각이 들어 국가 행정업무를 추진하면서 생산되는 다양한 기록을 제대로 관리해야만 하겠다라는 공론이 생김.

1999 「공공기관의기록물관리에관한법률」제정.

당시 주된 기록물이 종이기록이었기에 종이기록의 보존과 관리를 중심으로 법령이 만들어짐. But,이는 전자기록물 관리에 대비하지 못하는 결과를 초래하였고 기술시스템이 국제표준을 따르지 못함과 더불어 중앙기록물관리기관의 위상을 높여 법이 안정적으로 시행되도록 하지 못하는 한계를 지녔다.

2006  「공공기록물 관리에 관한 법률」개정.

1.'공공기관의 기록물'→'공공기록물'로 바꾼 것처럼 공공기관의 기록물로 제한적인 관리를 하는 것이 아니라 공적 기록물이라는 기록물 관리의 대상을 분명히 구분

2.국가의 기록관리를 위해 중앙기록물 관리기관과 국가기록관리위원회의 기능을 강화

3.업무과정에 기반을 둔 전자기록관리체계를 구축하고 기록의 공개와 열람을 확대/ 중요한 민간기록을 국가적으로 수집`관리하도록 함.

→이처럼 기록관리 법령은 우리 사회와 시대의 변화를 반영해 왔고 앞으로도 그렇게 해야 한다. 그러기 위해서는 기록관리에 관한 지속적인 관심과 노력이 필요하다.

▼본인이 보기 편하게끔 생략을 많이 할테니 원본을 보고 싶다면 첨부파일을 확인해 주시기 바랍니다.

[공공기록물 관리에 관한 법률]

공공기록물 관리에 관한 법률(12844).hwp

행정자치부(국가기록원) 

제1장 총칙

(총칙은 법의 목적~다른 법률과의 관계를 포함하고 있다.)

제1조(목적) 이 법은 공공기관의 투명하고 책임 있는 행정 구현과 공공기록물의 안전한 보존 및 효율적 활용을 위하여

제2조(적용 범위)

(1)공공기관이 업무와 관련하여 생산ㆍ접수한 기록물

(2) 개인 또는 단체가 생산ㆍ취득한 기록정보 자료(공공기관이 소유ㆍ관리하는 기록정보 자료를 포함한다) 중 국가적으로 보존할 가치가 있다고 인정되는 기록정보 자료

   제3조(정의)

1. "공공기관"이란 국가기관, 지방자치단체, 그 밖에 대통령령으로 정하는 기관을 말한다.

2. "기록물"이란 공공기관이 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.

3. "기록물관리"란 기록물의 생산ㆍ분류ㆍ정리ㆍ이관(移管)ㆍ수집ㆍ평가ㆍ폐기ㆍ보존ㆍ공개ㆍ활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다.

4. "기록물관리기관"이란 일정한 시설 및 장비와 이를 운영하기 위한 전문인력을 갖추고 기록물관리 업무를 수행하는 기관을 말하며, 영구기록물관리기관, 기록관 및 특수기록관으로 구분한다.

5. "영구기록물관리기관"이란 기록물의 영구보존에 필요한 시설 및 장비와 이를 운영하기 위한 전문인력을 갖추고 기록물을 영구적으로 관리하는 기관을 말하며, 중앙기록물관리기관, 헌법기관기록물관리기관, 지방기록물관리기관 및 대통령기록관으로 구분한다.

   제4조(공무원의 의무)

  ① 모든 공무원은 이 법에서 정하는 바에 따라 기록물을 보호ㆍ관리할 의무를 갖는다.

   ② 공공기관 및 기록물관리기관의 장은 기록물이 국민에게 공개되어 활용될 수 있도록 적극적으로 노력하여야 한다.

제5조(기록물관리의 원칙)

공공기관 및 기록물관리기관의 장은 기록물의 생산부터 활용까지의 모든 과정에 걸쳐 진본성(眞本性), 무결성(無缺性), 신뢰성 및 이용가능성이 보장될 수 있도록 관리하여야 한다.

-진본성:기록이 그 취지와 맞는지, 그 기록을 생산하거나 보내기로 되어 있는 사람에 의해 지,명시된 시점에서 생산되거나 보내졌는지 증명할 수 있는 것

-신뢰성:기록의 내용이 업무처리,활동 혹은 사실을 충분히 명확하게 표현하고 있다고 믿을 수 있는지, 이후 업무 처리나 활동을 수행하는 과정에서 근거로 할 만한 것이 있는지를 의미

-무결성:기록의 완전함과 변경되지 않았음을 의미/인가받은 주석,추가,삭제에 관한 추적이 가능한 것을 의미

-이용가능성: 기록의 위치를 찾을 수 있고 기록을 검색할 수 있으며,보고 해석할 수 있음을 의미

제6조(기록물의 전자적 생산ㆍ관리) 공공기관 및 기록물관리기관의 장은 기록물이 전자적으로 생산ㆍ관리되도록 필요한 조치를 마련하여야 하며, 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물도 전자적으로 관리되도록 노력하여야 한다.

제7조(기록물관리의 표준화 원칙) 중앙기록물관리기관의 장은 기록물이 효율적이고 통일적으로 관리ㆍ활용될 수 있도록 기록물관리의 표준화를 위한 정책을 수립하여 시행하여야 한다. →표준화를 지향해야지 기록이 제대로 관리되고 활용될 수 있음을 밝힘

제8조(다른 법률과의 관계) 기록물관리에 관하여 다른 법률에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 법에서 정하는 바에 따른다.

(이하는 '본칙'으로 기록물관리기관,위원회,기록물의 생산과 관리,공개 및 열람, 표준화 및 전문화, 민간기록물등의 내용을 포함하고 있다.)

제2장 기록물관리기관

제9조(중앙기록물관리기관)

① 기록물관리를 총괄ㆍ조정하고 기록물을 영구보존ㆍ관리하기 위하여 행정자치부장관은 그 소속으로 영구기록물관리기관을 설치ㆍ운영하여야 한다.

② 제1항에 따라 행정자치부장관 소속으로 설치ㆍ운영되는 영구기록물관리기관(이하 "중앙기록물관리기관"이라 한다)은 다음 각 호의 업무를 수행한다.

1. 기록물관리에 관한 기본정책의 수립 및 제도의 개선

2. 기록물관리 표준화 정책의 수립 및 기록물관리 표준의 개발ㆍ운영

3. 기록물관리 및 기록물관리 관련 통계의 작성ㆍ관리

4. 기록물의 전자적 관리체계 구축 및 표준화

5. 기록물관리의 방법 및 보존기술의 연구ㆍ보급

6. 기록물관리 종사자에 대한 교육ㆍ훈련

7. 기록물관리에 관한 지도ㆍ감독 및 평가

8. 다른 기록물관리기관과의 연계ㆍ협조

9. 기록물관리에 관한 교류ㆍ협력

10. 그 밖에 이 법에서 정하는 사항

③ 중앙기록물관리기관의 장은 공공기관으로부터 이관받은 기록물을 효율적으로 관리하기 위하여 필요한 경우에는 중간 관리시설을 설치ㆍ운영할 수 있다.

제10조(헌법기관기록물관리기관)

① 국회, 대법원, 헌법재판소 및 중앙선거관리위원회는 소관 기록물의 영구보존 및 관리를 위하여 영구기록물관리기관을 설치ㆍ운영할 수 있다. 이 경우 영구기록물관리기관을 설치ㆍ운영하지 아니할 때에는 대통령령으로 정하는 바에 따라 중앙기록물관리기관에 소관 기록물의 관리를 위탁하여야 한다.

② 제1항에 따라 국회, 대법원, 헌법재판소 및 중앙선거관리위원회에 설치ㆍ운영하는 영구기록물관리기관(이하 "헌법기관기록물관리기관"이라 한다)은 다음 각 호의 업무를 수행한다.

1. 관할 공공기관의 기록물관리에 관한 기본계획의 수립ㆍ시행

2. 관할 공공기관의 기록물관리 및 기록물관리 관련 통계의 작성ㆍ관리

3. 관할 공공기관의 기록물관리에 관한 지도ㆍ감독 및 지원

4. 중앙기록물관리기관과의 협조에 의한 기록물의 상호활용 및 보존의 분담

5. 관할 공공기관의 기록물관리 종사자에 대한 교육ㆍ훈련

6. 그 밖에 기록물관리에 관한 사항

③ 헌법기관기록물관리기관의 장은 중앙기록물관리기관의 장이 기록물관리에 대한 표준의 이행과 기록물관리 관련 통계현황 등 기록물의 효율적 관리를 위하여 필요한 사항에 관하여 협조를 요청하면 협조하여야 한다.

제11조(지방기록물관리기관)

① 특별시장ㆍ광역시장ㆍ특별자치시장ㆍ도지사 또는 특별자치도지사는 소관 기록물의 영구보존 및 관리를 위하여 특별시ㆍ광역시ㆍ특별자치시ㆍ도 또는 특별자치도(이하 "시ㆍ도"라 한다)의 조례로 정하는 바에 따라 영구기록물관리기관(이하 "시ㆍ도기록물관리기관"이라 한다)을 설치ㆍ운영하여야 한다.

② 특별시ㆍ광역시ㆍ특별자치시ㆍ도ㆍ특별자치도 교육감(이하 "시ㆍ도교육감"이라 한다)은 소관 기록물의 영구보존 및 관리를 위하여 시ㆍ도의 조례로 정하는 바에 따라 영구기록물관리기관(이하 "시ㆍ도교육청기록물관리기관"이라 한다)을 설치ㆍ운영할 수 있다. 이 경우 시ㆍ도교육감이 시ㆍ도교육청기록물관리기관을 설치ㆍ운영하지 아니할 때에는 대통령령으로 정하는 바에 따라 소관 기록물을 시ㆍ도기록물관리기관에 이관하여야 한다.

③ 시장ㆍ군수ㆍ구청장(자치구의 구청장을 말한다. 이하 같다)은 소관 기록물의 영구보존 및 관리를 위하여 시ㆍ군ㆍ자치구의 조례로 정하는 바에 따라 영구기록물관리기관(이하 "시ㆍ군ㆍ구기록물관리기관"이라 한다)을 설치ㆍ운영할 수 있다. 이 경우 시장ㆍ군수ㆍ구청장이 시ㆍ군ㆍ구기록물관리기관을 설치ㆍ운영하지 아니할 때에는 대통령령으로 정하는 바에 따라 소관 기록물을 시ㆍ도기록물관리기관에 이관하여야 한다.

④ 지방자치단체의 장은 기록물관리를 효율적으로 하기 위하여 필요한 경우에는 대통령령으로 정하는 바에 따라 영구기록물관리기관을 공동으로 설치ㆍ운영할 수 있다.

⑤ 시ㆍ도기록물관리기관(제2항 후단 및 제3항 후단에 따라 시ㆍ도교육감 또는 시장ㆍ군수ㆍ구청장으로부터 소관 기록물을 이관받은 경우를 포함한다), 시ㆍ도교육청기록물관리기관, 시ㆍ군ㆍ구기록물관리기관 및 제4항에 따라 공동으로 설치ㆍ운영되는 영구기록물관리기관(이하 "지방기록물관리기관"이라 한다)은 다음 각 호의 업무를 수행한다.

1. 관할 공공기관의 기록물관리에 관한 기본계획의 수립ㆍ시행

2. 관할 공공기관의 기록물관리 및 기록물관리 관련 통계의 작성ㆍ관리

3. 관할 공공기관의 기록물관리에 관한 지도ㆍ감독 및 지원

4. 관할 지방자치단체의 기록물관리에 관한 지도(시ㆍ도기록물관리기관만 해당한다)

5. 중앙기록물관리기관과의 협조에 의한 기록물의 상호활용 및 보존의 분담

6. 관할 공공기관의 기록물관리 종사자에 대한 교육ㆍ훈련

7. 관할 공공기관 관련 향토자료 등의 수집

8. 그 밖에 기록물관리에 관한 사항

⑥ 국가는 지방기록물관리기관의 설치ㆍ운영에 필요한 경비의 일부를 예산의 범위에서 보조할 수 있다.

⑦ 지방기록물관리기관의 장은 중앙기록물관리기관의 장이 기록물관리에 대한 표준의 이행, 국가위임사무에 관한 기록물의 원본 또는 사본의 이관, 그 밖에 기록물관리 관련 통계현황 등 기록물의 효율적 관리를 위하여 필요한 사항에 관하여 협조를 요청하면 협조하여야 한다.

제12조 삭제

제13조(기록관)

① 공공기관의 기록물을 효율적으로 관리하기 위하여 대통령령으로 정하는 공공기관은 기록관을 설치ㆍ운영하여야 한다. 다만, 제14조에 따른 특수기록관을 설치ㆍ운영하는 공공기관의 경우에는 그 공공기관 내에 기록관을 설치할 수 없다.

② 기록관은 다음 각 호의 업무를 수행한다.

1. 해당 공공기관의 기록물관리에 관한 기본계획의 수립ㆍ시행

2. 해당 공공기관의 기록물 수집ㆍ관리 및 활용

3. 기록관이 설치되지 아니한 관할 공공기관의 기록물관리

4. 영구기록물관리기관으로의 기록물 이관

5. 해당 공공기관의 기록물에 대한 정보공개 청구의 접수

6. 관할 공공기관의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원

7. 그 밖에 기록물관리에 관한 사항

→주로 중앙행정기관,특별행정기관,지역교육청,국공립대학,생산량 또는 보유량이 기준을 초과하는 정부 산하 공공기관 등이 대상이 된다.

제14조(특수기록관)

① 통일ㆍ외교ㆍ안보ㆍ수사ㆍ정보 분야의 기록물을 생산하는 공공기관의 장은 소관 기록물을 장기간 관리하려는 경우에는 중앙기록물관리기관의 장과 협의하여 특수기록관을 설치ㆍ운영할 수 있다.

② 특수기록관은 제28조제1항에 따른 시설ㆍ장비와 이를 운영하기 위한 전문인력을 갖추어야 한다.

③ 특수기록관은 다음 각 호의 업무를 수행한다.

1. 관할 공공기관의 기록물관리에 관한 기본계획의 수립ㆍ시행

2. 해당 공공기관의 기록물 수집ㆍ관리 및 활용

3. 특수기록관이 설치되지 아니한 관할 공공기관의 기록물관리

4. 중앙기록물관리기관으로의 기록물 이관

5. 해당 공공기관의 기록물에 대한 정보공개 청구의 접수

6. 관할 공공기관의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원

7. 그 밖에 기록물관리에 관한 사항

→일반 기록물보다 민감한 기록물을 생산하는 기관에 한정하여 설치된 것으로, 수행하는 기능이 기록관과 동일하지만 시설,장비 및 환경 기준에 있어 시청각기록물과 행정박물 보존서고를 두고 마이크로필름 촬영기, 현상기 및 소독처리 장비를 두는 등 기록관보다 엄격한 기준을 적용하며, 비공개기록물 등의 이관시기를 기록관보다 연장할 수 있다.

제3장 국가기록관리위원회

제15조(국가기록관리위원회)

① 다음 각 호의 사항을 심의하기 위하여 국무총리 소속으로 국가기록관리위원회(이하 "위원회"라 한다)를 둔다.

1. 기록물관리에 관한 기본정책의 수립

2. 기록물관리 표준의 제정ㆍ개정 및 폐지

3. 영구기록물관리기관 간의 협력 및 협조 사항

4. 대통령 기록물의 관리

5. 비공개 기록물의 공개 및 이관시기 연장 승인

6. 국가지정기록물의 지정 및 해제

7. 그 밖에 기록물관리와 관련하여 위원회의 위원장이 심의에 부치는 사항

② 위원회는 위원장 1명을 포함하여 20명 이내의 위원으로 구성하고, 위원은 다음 각 호의 사람 중에서 국무총리가 임명하거나 위촉한다.

1. 국회사무총장, 법원행정처장, 헌법재판소사무처장 및 중앙선거관리위원회사무총장이 추천하는 소속 공무원

2. 중앙기록물관리기관의 장

3. 기록물관리에 관한 학식과 경험이 풍부한 사람

③ 위원회의 위원장은 국무총리가 위원 중에서 임명하거나 위촉한다.

④ 제2항제3호에 따른 위원의 임기는 3년으로 하며, 한 차례만 연임할 수 있다.

⑤ 위원회는 다음 각 호의 사항을 적은 회의록을 작성ㆍ보존하여야 한다. 이 경우 필요하다고 인정되면 속기ㆍ녹음 또는 녹화를 할 수 있다.

1. 일시 및 장소

2. 참석위원의 수 및 성명

3. 그 밖에 참석자 및 배석자의 성명

4. 상정안건 및 결정사항

5. 그 밖의 토의사항

⑥ 위원회의 사무를 지원하기 위하여 위원회에 간사 1명을 두며, 간사는 중앙기록물관리기관의 소속 공무원으로 한다.

⑦ 위원회의 효율적인 운영을 위하여 위원회에 전문위원회나 특별위원회를 둔다.

⑧ 제1항부터 제7항까지에서 정한 사항 외에 위원회, 전문위원회 및 특별위원회의 구성 및 운영 등에 필요한 사항은 대통령령으로 정한다.

→국가기록관리체재에 민간이 참여하는 심의 자문기구를 두는 이유는 기록관리의 정치적 중립성과 독립성 보장, 그리고 전문성 확보이므로 전문위원회와 특별 위원회의 내실 있느 구성과 안정적인 운영지원체재가 전제되어야 한다.

제4장 기록물의 생산

제16조(기록물 생산의 원칙)

① 공공기관은 효율적이고 책임 있는 업무수행을 위하여 업무의 입안단계부터 종결단계까지 업무수행의 모든 과정 및 결과가 기록물로 생산ㆍ관리될 수 있도록 업무과정에 기반한 기록물관리를 위하여 필요한 조치를 마련하여야 한다.

② 제1항에 따른 기록물관리를 위하여 필요한 사항은 국회규칙, 대법원규칙, 헌법재판소규칙, 중앙선거관리위원회규칙 및 대통령령으로 정한다.

제17조(기록물의 생산의무)

① 공공기관은 주요 정책 또는 사업 등을 추진하려면 대통령령으로 정하는 바에 따라 미리 그 조사ㆍ연구서 또는 검토서 등을 생산하여야 한다.

② 공공기관은 대통령령으로 정하는 바에 따라 주요 회의의 회의록, 속기록 또는 녹음기록을 작성하여야 한다. 이 경우 속기록 또는 녹음기록은 그 기록물의 원활한 생산 및 보호를 위하여 대통령령으로 정하는 기간 동안 공개하지 아니할 수 있다.

③ 공공기관은 주요 업무수행과 관련된 시청각 기록물 등을 대통령령으로 정하는 바에 따라 생산하여야 한다.

④ 영구기록물관리기관의 장은 주요 기록물 보존을 위하여 관련 기록물을 직접 생산할 필요가 있다고 인정하는 경우에는 관련 공공기관의 장과 협의하여 그 공공기관 또는 행사 등에 소속 공무원을 파견하여 기록하게 할 수 있다.

→생산의무에 해당하는 기록물은 주로 국민 생활과 밀접하게 연관되는 업무이다.

→회의록을 강조함으로써 정책 결정이나 추진과정을 밝히고 업무의 투명성과 신뢰성을 향상시키도록 만들었다.

제18조(기록물의 등록ㆍ분류ㆍ편철 등) 공공기관은 업무수행 과정에서 기록물을 생산하거나 접수하였을 때에는 대통령령으로 정하는 바에 따라 그 기록물의 등록ㆍ분류ㆍ편철 등에 필요한 조치를 하여야 한다. 다만, 기록물의 특성상 그 등록ㆍ분류ㆍ편철 등의 방식을 달리 적용할 필요가 있다고 인정되는 수사ㆍ재판 관련 기록물의 경우에는 관계 중앙행정기관의 장이 중앙기록물관리기관의 장과 협의하여 따로 정할 수 있다.

  →기록의 등록은 기록을 생산한 시점부터 통제할 수 있고 이후 목록 생산에 활용되므로 매우 중요하다.

→따라서  기록물은 단위과제에 업무 설명,보존기간 및 보존기간 책정 사유, 비치기록물 해당 여부와 공개 여부, 접근권한 등의 기록관리 기준 정보를 부여해야 하며, 기록물은 생산 조직과 업무기능을 중심으로 분류기준을 지정한다.

→ 기록물의 분류체계는 두 가지로 말할 수 있다

1.기록관리기준표

공공기관의 업무과정을 범정부차원에서 분류한 정부기능분류체계

2.기록물분류기준표

각급 기관의 처리과에서 수행하는 각각의 단위업무별로 대기능,중기능, 소기능,보존기간,보존방법,보존장소,비치여부 등을 지정해 놓은 기록물관리지침

제5장 기록물의 관리

제19조(기록물의 관리 등)

① 공공기관은 대통령령으로 정하는 바에 따라 기록물의 보존기간, 공개 여부, 비밀 여부 및 접근권한 등을 분류하여 관리하여야 한다.

② 공공기관은 대통령령으로 정하는 기간 이내에 기록물을 소관 기록관 또는 특수기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 소관 기록관 또는 특수기록관이 설치되지 아니한 공공기관의 경우에는 대통령령으로 정하는 바에 따라 공공기관의 장이 지정하는 부서로 기록물을 이관하여야 한다.

③ 기록관이나 특수기록관은 보존기간이 30년 이상으로 분류된 기록물을 대통령령으로 정하는 기간 이내에 소관 영구기록물관리기관으로 이관하여야 한다.

④ 특수기록관은 제3항에도 불구하고 소관 비공개 기록물의 이관시기를 생산연도 종료 후 30년까지 연장할 수 있으며, 30년이 지난 후에도 업무수행에 사용할 필요가 있는 경우에는 대통령령으로 정하는 바에 따라 중앙기록물관리기관의 장에게 이관시기 연장을 요청할 수 있다.

⑤ 국가정보원장은 제4항에도 불구하고 소관 비공개 기록물의 이관시기를 생산연도 종료 후 50년까지 연장할 수 있으며, 공개될 경우 국가안전보장에 중대한 지장을 줄 것이 예상되는 정보 업무 관련 기록물의 이관시기는 대통령령으로 정하는 바에 따라 중앙기록물관리기관의 장과 협의하여 따로 정할 수 있다.

⑥ 공공기관은 기록물의 원활한 수집 및 이관을 위하여 대통령령으로 정하는 바에 따라 매년 기록물의 생산현황을 소관 기록물관리기관에 통보하여야 한다. 이 경우 중앙행정기관의 소속 기관에 기록관 또는 특수기록관을 설치하였을 때에는 중앙행정기관의 기록관 또는 특수기록관이 그 생산현황을 취합하여 중앙기록물관리기관에 통보하여야 한다.

⑦ 중앙기록물관리기관의 장은 공공기관 기록물의 관리 상태를 정기적으로 또는 수시로 점검하여야 한다. 다만, 국가정보원의 소관 기록물에 대하여는 국가정보원장과 협의하여 그 방법 및 절차 등을 따로 정할 수 있다.

제20조(전자기록물의 관리)

① 중앙기록물관리기관의 장은 컴퓨터 등의 정보처리장치에 의하여 생산ㆍ관리되는 기록정보 자료(이하 "전자기록물"이라 한다)의 안전하고 체계적인 관리 및 활용 등을 위하여 다음 각 호의 사항을 포함하는 전자기록물 관리체계를 구축ㆍ운영하여야 한다.

1. 전자기록물 관리시스템의 기능ㆍ규격ㆍ관리항목ㆍ보존포맷 및 매체 등 관리 표준화에 관한 사항

2. 기록물관리기관의 전자기록물 데이터 공유 및 통합 검색ㆍ활용에 관한 사항

3. 전자기록물의 진본성 유지를 위한 데이터 관리체계에 관한 사항

4. 행정전자서명 등 인증기록의 보존ㆍ활용 등에 관한 사항

5. 기록물관리기관 간 기록물의 전자적 연계ㆍ활용 체계 구축에 관한 사항

② 전자기록물과 전자적으로 생산되지 아니한 기록물의 전자적 관리를 위하여 그 밖에 필요한 사항은 대통령령으로 정한다.

제21조(중요 기록물의 이중보존)

① 영구보존으로 분류된 기록물 중 중요한 기록물은 복제본을 제작하여 보존하거나 보존매체에 수록하는 등의 방법으로 이중보존하는 것을 원칙으로 한다.

② 기록물관리기관이 보존하는 기록물 중 보존매체에 수록된 중요 기록물은 안전한 분산 보존을 위하여 대통령령으로 정하는 바에 따라 그 기록물의 보존매체 사본을 중앙기록물관리기관에 송부하여야 한다.

③ 중앙기록물관리기관의 장은 국가적으로 보존할 가치가 있는 기록물에 대하여는 기록물관리기관에 그 기록물을 보존매체에 수록하고 보존매체 사본을 송부하여 줄 것을 요청할 수 있다.

제22조(간행물의 관리) ① 공공기관은 간행물을 발간하려면 대통령령으로 정하는 바에 따라 소관 영구기록물관리기관으로부터 발간등록번호를 부여받아야 한다.

② 공공기관은 발간하는 간행물에 제1항에 따른 발간등록번호를 표기하여야 하며, 간행물을 발간하였을 때에는 지체 없이 그 간행물 3부를 각각 관할 기록관 또는 특수기록관과 소관 영구기록물관리기관 및 중앙기록물관리기관에 송부하여 보존ㆍ활용되도록 하여야 한다.

제23조(시청각 기록물의 관리) 공공기관은 업무수행과 관련하여 생산한 사진, 필름, 테이프, 비디오, 음반, 디스크 등 영상 또는 음성 형태의 기록물을 대통령령으로 정하는 바에 따라 관리하고 소관 영구기록물관리기관으로 이관하여야 한다.

→해당 업무의 시행 전,시행과정 및 시행 후의 주요 상황의 체계적 파악이 가능하도록 관리할 것을 확실히 함.

제24조(행정박물의 관리) 공공기관은 업무수행과 관련하여 생산ㆍ활용한 형상기록물로서 행정적ㆍ역사적ㆍ문화적ㆍ예술적 가치가 높은 기록물을 대통령령으로 정하는 바에 따라 관리하고 소관 영구기록물관리기관으로 이관하여야 한다.

제25조(폐지기관의 기록물관리)

① 공공기관이 폐지된 경우 그 사무를 승계하는 기관이 없을 때에는 폐지되는 공공기관의 장은 지체 없이 그 기관의 기록물을 소관 영구기록물관리기관으로 이관하여야 한다. 다만, 국가 또는 지방자치단체의 기관이 제3조제1호에 따른 대통령령으로 정하는 기관 또는 민간기관으로 전환되는 경우의 기록물관리에 관하여는 대통령령으로 정하는 바에 따른다.

② 공공기관이 폐지된 경우에 그 사무를 승계하는 기관이 있을 때에는 폐지되는 기관의 장과 그 사무를 승계하는 기관의 장은 대통령령으로 정하는 바에 따라 기록물 인수인계가 원활하게 이루어질 수 있도록 조치하여야 한다.

③ 영구기록물관리기관의 장은 폐지되는 기관의 소관 기록물의 체계적인 이관 및 관리 등을 위하여 필요한 경우에는 소속 공무원을 파견할 수 있다.

제26조(기록물의 회수)

① 공공기관의 장 및 영구기록물관리기관의 장은 기록물이 유출되어 민간인이 이를 소유하거나 관리하는 경우에는 그 기록물을 회수하거나 위탁보존 또는 복제본 수집 등 필요한 조치를 하여야 한다. 이 경우 기록물을 회수하였을 때에는 선의로 취득한 제3자에게 대통령령으로 정하는 기준에 따라 필요한 보상을 할 수 있다.

② 공공기관(국가기관과 지방자치단체만 해당한다)의 장 및 영구기록물관리기관의 장은 제1항에 따른 기록물의 회수를 위하여 필요하다고 인정하면 관계 공무원으로 하여금 민간인이 소유하거나 관리하는 기록물의 목록 및 내용의 확인, 그 밖에 필요한 조사를 하게 할 수 있다.

③ 제2항에 따라 조사를 하는 공무원은 그 권한을 표시하는 증표를 관계인에게 보여주어야 한다.

제27조(기록물의 폐기)

① 공공기관이 기록물을 폐기하려는 경우에는 대통령령으로 정하는 바에 따라 제41조제1항에 따른 기록물관리 전문요원의 심사와 제27조의2에 따른 기록물평가심의회의 심의를 거쳐야 한다.

② 영구기록물관리기관이 보존 중인 기록물의 보존가치를 재분류하여 폐기하려는 경우에는 대통령령으로 정하는 기준과 절차를 준수하여야 한다.

③ 제1항의 기록물 폐기의 시행은 민간 등에 위탁할 수 있다. 이 경우 기록물의 폐기가 종료될 때까지 관계 공무원이 참석하여 감독하는 등 기록물이 유출되지 아니하도록 필요한 조치를 하여야 한다.

→기록물 폐기는 기록물의 유일성 때문에 신중하게 진행되어야 하지만 생산된 기록물을 모두 보존하는 건 기록물 활용 및 경제적 측면에서 비효율적이므로 보존 가치가  소멸된 기록물을 적기에 폐기하는 것이 필요하다. 그래야 비용의 절감과 함께 보존서고의 공간 확보가 가능해 지기 때문이다.

제27조의2(기록물평가심의회)

① 공공기관의 장 및 영구기록물관리기관의 장은 보존 중인 기록물의 평가 및 폐기를 위하여 민간전문가를 포함한 기록물평가심의회를 구성ㆍ운영하여야 한다.

② 기록물평가심의회의 구성ㆍ운영 등에 필요한 사항은 국회규칙, 대법원규칙, 헌법재판소규칙, 중앙선거관리위원회규칙 및 대통령령으로 정한다.

제28조(기록물관리기관의 시설ㆍ장비)

① 중앙기록물관리기관의 장은 기록물의 체계적 관리, 안전한 보존 및 효율적 활용을 위하여 대통령령으로 정하는 바에 따라 기록물관리기관별 시설ㆍ장비 기준을 정하여야 한다.

② 기록물관리기관의 장은 제1항에 따른 시설ㆍ장비 기준을 준수하여야 하며, 이를 준수하지 아니하는 기록물관리기관에 대하여는 중앙기록물관리기관의 장이 그 시정을 요구할 수 있다.

제29조(기록매체 및 용품 등)

① 기록물관리기관이 기록물을 마이크로필름 또는 전자매체에 수록하여 관리할 때에는 중앙기록물관리기관과 상호 유통 및 활용이 가능하도록 중앙기록물관리기관에서 정하는 기준에 따라 관리하여야 한다.

② 중앙기록물관리기관의 장은 기록물관리에 사용되는 기록매체ㆍ재료 등에 관하여 보존에 적합한 규격을 정하여야 하며, 그 규격의 제정ㆍ관리 및 인증 등에 필요한 사항은 대통령령으로 정한다.

제30조(기록물 보안 및 재난 대책)

 ① 기록물관리기관의 장은 소관 기록물의 안전한 관리를 위하여 대통령령으로 정하는 바에 따라 기록물에 대한 보안 및 재난 대책을 수립ㆍ시행하여야 한다.

② 영구기록물관리기관의 장은 전자기록물의 안전한 관리를 위하여 재난대비 복구체계를 구축ㆍ운영하여야 한다.

제30조의2(보존ㆍ복원 기술의 연구ㆍ개발) 중앙기록물관리기관의 장은 기록물의 과학적이고 체계적인 보존 및 복원 기술의 개발과 개발된 기술의 확산을 위하여 노력하여야 한다.

제6장 삭제

제31조 삭제

제7장 비밀 기록물의 관리

제32조(비밀 기록물 관리의 원칙) 기록물관리기관의 장은 대통령령으로 정하는 바에 따라 비밀 기록물 관리에 필요한 별도의 전용서고 등 비밀 기록물 관리체계를 갖추고 전담 관리요원을 지정하여야 하며, 비밀 기록물 취급과정에서 비밀이 누설되지 아니하도록 보안대책을 수립ㆍ시행하여야 한다.

제33조(비밀 기록물의 관리)

① 공공기관은 비밀 기록물을 생산할 때에는 그 기록물의 원본에 비밀 보호기간 및 보존기간을 함께 정하여 보존기간이 끝날 때까지 관리되도록 하여야 한다. 이 경우 보존기간은 비밀 보호기간 이상의 기간으로 책정하여야 한다.

② 비밀 기록물의 원본은 대통령령으로 정하는 바에 따라 소관 기록물관리기관으로 이관하여 보존하여야 한다.

→

비밀 보호기간: 비밀 기록물이 담고 있는 내용이 외부로 알려지면 안되는 최소한의 기간/

보존기간: 비밀 기록물의 생애로  생산될 때 기록물 가치의 판단으로 부여받은 보존기간

제34조(비밀 기록물 생산현황 등 통보) 공공기관의 장은 해당 기관이 생산한 비밀 기록물 원본에 대하여 대통령령으로 정하는 바에 따라 매년 그 생산ㆍ해제 및 재분류 현황을 소관 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다. 이 경우 통보서식 등은 행정자치부령으로 정하되, 미리 국가정보원장과 협의하여야 한다.

→모든 변화에 관한 이력 관리를 필요로 한다

제8장 기록물의 공개ㆍ열람 및 활용

제35조(기록물의 공개 여부 분류)

 ① 공공기관은 소관 기록물관리기관으로 기록물을 이관하려는 경우에는 그 기록물의 공개 여부를 재분류하여 이관하여야 한다. 다만, 공공기관의 기록관 또는 특수기록관이 영구기록물관리기관으로 기록물을 이관하는 경우로서 제2항에 따라 기록물을 이관하기 전 최근 5년의 기간 중 해당 기록물의 공개 여부를 재분류한 경우에는 공개 여부 재분류 절차를 생략하고 기록물을 이관할 수 있다.

② 기록물관리기관은 비공개로 재분류된 기록물에 대하여는 재분류된 연도부터 5년마다 공개 여부를 재분류하여야 한다.

③ 비공개 기록물은 생산연도 종료 후 30년이 지나면 모두 공개하는 것을 원칙으로 한다. 다만, 제19조제4항 및 제5항에 따라 이관시기가 30년 이상으로 연장되는 기록물의 경우에는 그러하지 아니하다.

④ 영구기록물관리기관의 장은 기록물 생산기관으로부터 기록물 비공개 기간의 연장 요청을 받으면 제3항 본문에도 불구하고 제38조에 따른 기록물공개심의회 및 위원회의 심의를 각각 거쳐 해당 기록물을 공개하지 아니할 수 있다. 이 경우 비공개로 재분류된 기록물에 대하여는 비공개 유형별 현황을 관보와 인터넷 홈페이지 등에 공고하여야 하고, 재분류된 연도부터 5년마다 공개 여부를 재분류하여야 한다.

⑤ 기록물관리기관의 장은 통일ㆍ외교ㆍ안보ㆍ수사ㆍ정보 분야의 기록물을 공개하려면 미리 그 기록물을 생산한 기관의 장의 의견을 들어야 한다.

제36조(영구기록물관리기관 보존기록물의 비공개 상한기간 지정) 중앙기록물관리기관의 장은 영구기록물관리기관으로 이관된 기록물에 대하여는 대통령령으로 정하는 바에 따라 기록물의 성격별로 비공개 상한기간을 따로 정할 수 있다.

→그래도 웬만하면 공개를 지향하는 방향으로 운영할 수 있도록 함

제37조(비공개 기록물의 열람)

① 영구기록물관리기관의 장은 해당 기관이 관리하고 있는 비공개 기록물에 대하여 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 열람 청구를 받으면 대통령령으로 정하는 바에 따라 이를 제한적으로 열람하게 할 수 있다.

1. 개인에 관한 정보로서 본인(상속인을 포함한다) 또는 본인의 위임을 받은 대리인이 열람을 청구한 경우

2. 개인이나 단체가 권리구제 등을 위하여 열람을 청구한 경우로서 해당 기록물이 아니면 관련 정보의 확인이 불가능하다고 인정되는 경우

3. 공공기관에서 직무수행상 필요에 따라 열람을 청구한 경우로서 해당 기록물이 아니면 관련 정보의 확인이 불가능하다고 인정되는 경우

4. 개인이나 단체가 학술연구 등 비영리 목적으로 열람을 청구한 경우로서 해당 기록물이 아니면 관련 정보의 확인이 불가능하다고 인정되는 경우

② 제1항에 따라 비공개 기록물을 열람한 자는 그 기록물에 관한 정보를 열람신청서에 적은 목적 외의 용도로 사용할 수 없다.

제38조(기록물공개심의회)

① 영구기록물관리기관은 다음 각 호의 사항을 심의하기 위하여 기록물공개심의회를 설치ㆍ운영하여야 한다.

1. 제35조제4항에 따른 비공개 기간 연장 요청에 관한 사항

2. 그 밖에 기록물 공개 여부와 관련하여 영구기록물관리기관의 장이 심의를 요청한 사항

② 기록물공개심의회는 위원장 1명을 포함하여 7명의 위원으로 구성하고, 위원장과 위원의 임기는 2년으로 하며, 연임할 수 있다.

③ 기록물공개심의회의 위원은 소속 공무원 및 기록물의 공개와 관련된 지식과 경험이 풍부한 사람 중에서 영구기록물관리기관의 장이 임명하거나 위촉하며, 그 구성과 운영에 관한 사항은 대통령령으로 정한다.

④ 기록물공개심의회의 회의록 작성ㆍ보존에 관하여는 제15조제5항을 준용한다.

제38조의2(영구기록물관리기관 보존기록물의 활용) 영구기록물관리기관의 장은 그 기관이 보존하고 있는 기록물의 공개 및 열람 편의를 제공하기 위하여 기록물을 정리(整理)ㆍ기술(記述)ㆍ편찬하고, 콘텐츠를 구축하는 등의 사업을 추진하여야 한다.

제9장 기록물관리의 표준화 및 전문화

제39조(기록물관리의 표준화) 중앙기록물관리기관의 장은 기록물의 체계적ㆍ전문적 관리 및 효율적 활용을 위하여 다음의 사항에 대한 표준을 제정ㆍ시행하여야 한다. 다만, 기록물관리 표준과 관련된 사항이 「산업표준화법」에 따른 한국산업표준으로 제정되어 있는 경우에는 그러하지 아니하다.

1. 전자기록물의 관리체계 및 관리항목

2. 기록물관리 절차별 표준기능

3. 기록물 종류별 관리 기준 및 절차

4. 기록물관리기관의 유형별 표준모델

5. 기록물 보안 및 재난관리 대책

6. 그 밖에 기록물의 효율적 관리를 위하여 필요한 사항

제40조(기록물관리 표준의 제정절차 등)

 ① 중앙기록물관리기관의 장은 제39조에 따른 기록물관리 표준을 제정ㆍ개정 또는 폐지하려면 대통령령으로 정하는 바에 따라 그 내용을 관보 등에 고시하여 이해관계인의 의견을 들어야 한다.

② 중앙기록물관리기관의 장은 기록물관리 표준의 확대ㆍ보급을 위하여 지도ㆍ교육 등 필요한 조치를 하여야 한다.

제41조(기록물관리 전문요원) ★★★

① 체계적ㆍ전문적인 기록물관리를 위하여 기록물관리기관에는 기록물관리 전문요원을 배치하여야 한다.

② 기록물관리 전문요원의 자격 및 배치인원 등에 관하여 필요한 사항은 국회규칙, 대법원규칙, 헌법재판소규칙, 중앙선거관리위원회규칙 및 대통령령으로 정한다.

③ 중앙기록물관리기관의 장은 기록물관리 전문요원을 포함한 전문인력의 수요 파악 및 양성 등에 관한 계획을 수립하여야 한다.

제42조(기록물관리 교육ㆍ훈련) 중앙기록물관리기관의 장은 대통령령으로 정하는 바에 따라 기록물관리 종사자의 능력 향상을 위한 교육ㆍ훈련 대책을 마련하여야 한다.

제10장 민간기록물 등의 수집ㆍ관리

제43조(국가지정기록물의 지정 및 해제) ① 중앙기록물관리기관의 장은 개인이나 단체가 생산ㆍ취득한 기록정보 자료 등(이하 "민간기록물"이라 한다)으로서 국가적으로 영구히 보존할 가치가 있다고 인정되는 민간기록물을 위원회의 심의를 거쳐 국가지정기록물로 지정하여 관리할 수 있다.

② 민간기록물을 소유하거나 관리하는 자는 중앙기록물관리기관의 장에게 그 민간기록물을 국가지정기록물로 지정하여 줄 것을 신청할 수 있다.

③ 중앙기록물관리기관의 장은 제1항에 따른 국가지정기록물의 지정을 위하여 필요하다고 인정하면 소속 공무원으로 하여금 관련 민간기록물의 목록 및 내용의 확인, 그 밖에 필요한 조사를 하게 할 수 있다.

④ 제3항에 따른 조사의 경우에는 제26조제3항을 준용한다.

⑤ 중앙기록물관리기관의 장은 제1항에 따라 민간기록물을 국가지정기록물로 지정한 경우에는 이를 소유하거나 관리하는 자에게 지정사실을 통보하여야 한다.

⑥ 중앙기록물관리기관의 장은 제1항에 따라 지정된 기록물이 국가지정기록물로서의 보존가치를 잃었다고 판단하는 경우나 국가지정기록물의 소유자 또는 관리자의 신청이 있는 경우에는 위원회의 심의를 거쳐 이를 해제할 수 있다.

→사기록물 중에서도 그 내용이 공공성을 지니면서 관리를 통해 국가 이익에 기여하는 경우 국가지정기록물로 지정할 수 있다는 이러한 법령은 공공성에 대한 오랜 기간에 걸친 연구와 국민적 공감대 형성을 바탕으로 한 사회적 합의 도출에서 시작한다.

제44조(국가지정기록물의 변동사항 관리)

 제43조제1항에 따라 지정된 국가지정기록물의 소유자 또는 관리자는 그 국가지정기록물에 관하여 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 변동사항이 발생한 경우에는 대통령령으로 정하는 바에 따라 그 사실을 중앙기록물관리기관의 장에게 신고하여야 한다.

1. 국가지정기록물의 처분ㆍ증여 또는 양도 등으로 소유자가 변경된 경우

2. 소유자가 관리자를 선임하거나 해임한 경우

3. 소유자나 관리자의 성명ㆍ주소(단체의 경우에는 그 명칭 및 주된 사무소의 소재지를 말한다) 및 보관 장소가 변경된 경우

4. 국가지정기록물이 멸실ㆍ도난 또는 훼손된 경우

→지속적이고 철저한 관리

제45조(국가지정기록물의 보존ㆍ관리) ① 중앙기록물관리기관의 장은 국가지정기록물 보호를 위하여 필요한 경우에는 국가지정기록물의 소유자 또는 관리자에게 필요한 보존시설을 설치하도록 요청할 수 있다. 이 경우 보존시설 설치 등에 드는 비용은 예산의 범위에서 지원할 수 있다.

② 중앙기록물관리기관의 장은 국가지정기록물의 소유자 또는 관리자가 제1항에 따른 보존시설을 설치할 수 없는 부득이한 사유가 있는 경우에는 그 소유자 또는 관리자로부터 관리를 위탁받아 보존할 수 있다.

③ 중앙기록물관리기관의 장은 국가지정기록물을 복제하거나 사본을 제작할 필요가 있는 경우에는 그 국가지정기록물의 소유자 또는 관리자에게 이에 관한 협조를 요청할 수 있으며, 그 소유자 또는 관리자는 특별한 사유가 없으면 협조하여야 한다.

④ 제1항부터 제3항까지에서 규정한 사항 외에 국가지정기록물의 보존ㆍ관리에 필요한 사항은 대통령령으로 정한다.

제46조(주요 기록정보 자료 등의 수집)

① 중앙기록물관리기관의 장은 국가적으로 보존가치가 높은 국내외 소재 주요 기록정보 자료와 민간기록물을 수집할 수 있다.

② 중앙기록물관리기관의 장은 국가적으로 보존가치가 높은 국내외 소재 주요 기록정보 자료와 민간기록물의 소유자 또는 관리자에게 그 기록정보 자료 또는 민간기록물의 목록이나 그 사본의 제출을 요청할 수 있다. 이 경우 그 기록정보 자료 또는 민간기록물의 소유자 또는 관리자는 특별한 사유가 없으면 협조하여야 한다.

③ 중앙기록물관리기관의 장은 「영화 및 비디오물의 진흥에 관한 법률」 제29조제1항에 따라 상영등급을 분류받은 영화 중에서 국가적으로 영구히 보존할 가치가 있다고 판단하여 문화체육관광부장관과 협의하여 지정하는 영화에 대하여는 그 영화의 소유자 또는 관리자에게 원판필름 또는 그 복사본 1벌과 대본 1부를 송부하여 줄 것을 요청할 수 있다.

④ 중앙기록물관리기관의 장은 방송(재송신은 제외한다)된 프로그램 중에서 국가적으로 영구히 보존할 가치가 있다고 판단되는 방송프로그램에 대하여는 미래창조과학부장관 또는 방송통신위원회와 협의하여 수집대상 방송프로그램으로 지정할 수 있다. 이 경우 중앙기록물관리기관의 장은 「방송법」 제2조제3호가목에 따른 지상파방송사업자에게 해당 방송프로그램의 원본 또는 사본 1부를 송부하여 줄 것을 요청할 수 있다.

⑤ 제1항부터 제4항까지의 규정에 따른 기록정보 자료 및 민간기록물 등의 수집ㆍ보존 등에 필요한 사항은 대통령령으로 정한다.

제11장 보칙 : 비밀 누설의 금지, 보존 매체 수록 기록물의 원본 추정, 위임 규정 등

제47조(비밀 누설의 금지) 비밀 기록물 관리 업무를 담당하였거나 비밀 기록물에 접근ㆍ열람하였던 자는 그 과정에서 알게 된 비밀을 누설하여서는 아니 된다.

제48조(보존매체에 수록된 기록물의 원본 추정) 기록물관리기관이 대통령령으로 정한 기준과 절차에 따라 보존매체에 수록한 기록은 원본과 같은 것으로 추정한다.

→특히 전자기록물의 사본 파일을 제작할 때, 원본의 위변조나 데이터 소실을 확실히 막아서 원본으로 인정받을 수 있어야 함을 강조

제49조(위임규정) 이 법 시행에 필요한 사항은 국회규칙, 대법원규칙, 헌법재판소규칙, 중앙선거관리위원회규칙 및 대통령령으로 정한다.

제12장 벌칙 : 기록물 관리에 저해가 되는 행위의 경중에 따른 조치 내용

제50조(벌칙) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 자(기록물을 취득할 당시에 공무원이나 공공기관의 임직원이 아닌 사람은 제외한다)는 7년 이하의 징역 또는 3천만원 이하의 벌금에 처한다.

1. 기록물을 무단으로 파기한 자

2. 기록물을 무단으로 국외로 반출한 자

제51조(벌칙) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 자(제1호부터 제3호까지의 경우에는 기록물을 취득할 당시에 공무원이나 공공기관의 임직원이 아닌 사람은 제외한다)는 3년 이하의 징역 또는 2천만원 이하의 벌금에 처한다.

1. 기록물을 무단으로 은닉하거나 유출한 자

2. 기록물을 중과실로 멸실시킨 자

3. 기록물을 고의 또는 중과실로 그 일부 내용이 파악되지 못하도록 손상시킨 자

4. 제37조제2항을 위반하여 비공개 기록물에 관한 정보를 목적 외의 용도로 사용한 자

제52조(벌칙) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 자는 2년 이하의 징역 또는 1천만원 이하의 벌금에 처한다.

1. 정당한 사유 없이 제26조제2항에 따른 조사를 거부ㆍ방해 또는 기피한 자

2. 제47조를 위반하여 업무처리 중 알게 된 비밀을 누설한 자

제53조(과태료) ① 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 자에게는 100만원 이하의 과태료를 부과한다.

1. 제43조제3항에 따른 조사를 거부ㆍ방해 또는 기피한 자

2. 제44조에 따른 신고를 하지 아니한 자

② 제1항에 따른 과태료는 중앙기록물관리기관의 장이 부과ㆍ징수한다.

부칙 : 이 법의 시행과 시행에 따른 경과규정

제1조(시행일) 이 법은 공포한 날부터 시행한다. 다만, 부칙 제6조에 따라 개정되는 법률 중 이 법 시행 전에 공포되었으나 시행일이 도래하지 아니한 법률을 개정한 부분은 각각 해당 법률의 시행일부터 시행한다.

제2조부터 제5조까지 생략

제6조(다른 법률의 개정) ①부터 <57>까지 생략

<58> 공공기록물 관리에 관한 법률 일부를 다음과 같이 개정한다.

제9조제1항 및 같은 조 제2항 각 호 외의 부분 중 "안전행정부장관"을 각각 "행정자치부장관"으로 한다.

제34조 후단 중 "안전행정부령"을 "행정자치부령"으로 한다.

<59>부터 <258>까지 생략

제7조 생략

기록이란게 믿을 수 있는 것이어야 한다는 것. 

기록 되있는 걸 다른 자료에 응용해도 상관없다. 왜냐면 정확한 거니까.

-듀란티 say-

"신뢰성은 기록형식의 완전성과 기록이 생산되는 과정에 대한 통제" 라고 했는데,

이 말은 즉 기록의 형태를 띠는 한, 물리적으로 내용적으로나 그 요소 하나하나가 완전해야 하고,

기록이 일상적인 업무과정에 있어서도 밀접한 연관이 있어 그 속에서 기록이 생산될 수 있도록 통제되어야 한다는 것이다."

③무결성(Integrity)

기록이 완전하고 변경되지 않은 상태.

진본성이랑 헷갈리수 있는데, 음...무결성은 처음 생산된 당시와 꼭 같아야 한다는 것은 아니고 기록의 핵심적인 성격이 변화하는지에 관한 것이다. 한마디로 상대적인 개념임.

ex:오래된 기록의 경우 잉크가 흐려지거나 종이 끝이 떨어져 나갈 수 있는데, 이 때 무결성을 잃었다고 하진 않지만 내용이 담긴 부분이 떨어져 나가거나 흐려질 경우 잃었다고 할 수도 있다.

④이용가능성(Usability)

원하는 기록이 어딨는지 검색이 가능하고 재현할 수 있으며,해석도 할 수 있는 상태.

이 속성은 디지털 환경의 도래와 밀접한 관련이 있다.

왜냐하면 이용가능성의 경우 기존의 기록이 응용된 여러 기록들을 연관지어 그 연계성을 유지하는 것도 포함하는데 디지털 환경의 경우 이 부분이 강조되기 때문이다. 

5.'기록'의 속성을 유지시키는 방법

①기록의 서식

②적절한 기록관리 프로세스

③메타데이터

잘 생각해보면 왜 그런지 알 수 있기에 부연 설명은 하지 않음.

6.기록의 가치

쉐퍼드와 여는 기록의 가치를 ▼와 같이 설명하였다.

(여기서, 기록의 가치란게 어려운게 아냐. 그냥 기록이 이런데 쓰인다는 거지)

①업무 활용성(Business use)

기록은 다른 업무를 하는 데 있어서 수많은 도움을 주고 업무 진행이 가능하게끔하는데 이 점이 기록에 있어서 가장 기본적인 가치이다.

②대내외 설명책임의무 지원(Support for external internal accoutability)

기록의 공공성과 투명성, 그리고 구성원의 알권리가 보장되는 건강한 민주사회에서 필수적인 요소로 작용한다. 그니까 기록으로 규칙이나 규율 이런게 딱 적혀있으면 싫어도 따라야 하잖아. 그런거.

③문화 활용성(cultural use)

예전에는 업무 활용성이랑 대내외 설명책임의무 지원 목적으로 기록이 주로 쓰였다면, 음 요즘엔 문화 활용성 측면으로도 쓰임.

기록이 보존되고 남겨져서 후에 다른 용도로(영화화 되거나,드라마화되거나 역사 기술을 위해 사료로 쓰이거나 교육자료 만들 때 쓰이거나 등)이용되는 걸 말함.

7.기록관리의 필요성=기록관리를 함으로써 얻을 수 있는 것들.

①후일의 활동과 의사결정에 유용하게 쓰임-업무 활용성과 관련

②기록에 대한 자유로운 접근이 보장되고 적극적인 정보서비스가 수행되어야만 민주시민의 권리를 지키고 지식을 풍성하게 할 수 있음. 이게 기록관리를 통해 가능해짐-설명책임의무와 관련

③'좋은 거버넌스'의 기준과 가치의 기반

(ex:리더의 정통성,참여경영,설명책임의무와 투명성,법치의 존중,표현의 자유 등)

④사회의 투명성과 책임성을 높으로써 신뢰사회의 실현을 가능케 함.

=>>즉, 기록관리는 기록의 보존과 전승을 위한 소극적 업무활동에서 멈춰있는 게 아니라,

사회 혁신의 강력한 수단이며 삶의 질 향상과 문화 발전에 빼놓을 수 없는 사회적 도구이다.

8.기록의 생애주기 개념