은연중에

전자기록과 디지털기록

-전자기록: 전자전도체에 담겨 있어 인간이 인식하려면 기기를 사용해야 하는 아날로그 기록이나 디지털 기록

-디지털기록: 이진수 값 등 분명한 수치값을 이용하여 부호화한 내용과 형식을 취하는 기록. 컴퓨터 시스템에서 저장하고 조작할 수 있도록 획득하여 고정한 기록으로, 인간의 육안으로 확인하려면 그 시스템을 사용해야 하는 기록

-공통점: 인간의 육안으로 인식하기 위해서는 전자기기를 이용해야 한다.

-차이점: 디지털 기록은 0과1의 디지털 신호열로 구성되어 수정과 복제가 용이하다.

→그니까, 디지털기록⊂전자기록

→ex:카세트테이프에 담긴 음성기록은 전자기록O 디지털기록X

→디지털기록은 전자형태로 생산된 기록(born digital)과 종이 등 아날로그 형태로 생산되었다가 이미지 스캔 등의 방식으로 디지털화된 기록을 모두 포함한다.(being digital)

→디지털기록은 다수의 진본사본이 존재하지만 디지털화 기록은 아날로그 원본을 대체하기 위해서가 아닌 열람과 활용에 있어서의 시간과 공간의 제약을 받는 아날로그 원본에 대한 접근성을 확대하기 위해 제작되는 것이다. 따라서 아날로그 원본을 보존 대상으로 간주해야 한다.

*원본-처음 만들어진 거/진본-내용이 같은 거

전자기록과 종이기록

-전자기록은 종이기록과 동일한 요소로 구성된다.

=매체(내용을 물리적으로 전달)+서식(내용의 의미를 전달하는 표현규칙)+사람(행위하는 주체)+행위(상황을 생산,유지,수정,삭제하는 수단으로 기록을 만들어 내는 의도적 실천)+맥락(행위가 발생하는 법적이고 행정적인 틀)+기록의 결합관계(각 기록을 동일한 행위,관련된 다른 기록과 결합하는 관계)+내용(기록이 전달하고자 하는 메시지)

→즉, 종이기록과 전자기록 모두 출처의 원칙, 진본성의 유지와 같은 기본적인 기록관리 원칙이 유효하다.

-공통점: 서식,기록도구,서사매체,저장매체,내용으로 구성되어 있다.

-차이점:

1.각 구성요소의 표현방식이 다르다. 종이기록은 내용과 서식으로 구성되지만, 전자기록은 내용과 내용을 표현하기 위한 디지털 신호열, 서식과 서식을 표현하기 위한 디지털 신호열이 합쳐져야 완성된다.

2.(1번과 비슷)디지털 신호열은 육안으로 식별할 수 없어 전자기록을 육안으로 확인하기 위해서는 문자 코드와 뷰어,뷰어를 구동할 수 있는 운영체제와 하드웨어가 필요하다.

3.종이기록은 서식과 내용을 분리할 수 없지만, 전자기록은 서식과 내용 두가지 구성요소의 하위 구성요소로 존재하는 디지털 구성요소 모두가 각각 쉽게 분리할 수 있는 상태로 존재한다.

4.종이기록에서 중심 개념인 원본성이 전자기록에서는 정립되지 않는다. 모니터와 같이 열람 기기를 꺼버리는 순간, 전통적 개념의 원본이 사라지기 때문이다. 그래서 진본사본을 원본에 가장 근접한 형태로 간주하게 된다.

※진본사본

종이기록에서 중심개념인 원본성은 전자기록에서 적용되기 힘들다. 전자기록은 사본이 용이하게 발생할 수 있어 원본과 사본을 구분하기 힘들기 때문이다. 그래서 원본에 가장 근접한 형태의 기록을 중요 개념으로 인정하고 이를 '진본사본'이라 하게 되었다. 훼손된 바 없는 상태인 진본성을 중시한 사본이다.

→따라서, 진본사본 中 권위있는 사본을 분리,관리하는 기능 OR 진본과 동일함을 확인하여 인증한 진본사본을 열람용 사본으로 제공하는 기능은 중요하다.

(종이기록과 비교했을 때)전자기록의 특징

1.사본 생산이 용이하다.

2.전자기록은 노트북, 이동식 메모리와 같은 여러 스토리지에 저장되는데 이 때, 휘발성 위험이 있다.

3.서버 다운이나 디스켓 깨짐과 같이 기계적 측면의 영향을 받아 불안정성이 있다.

4.육안으로 식별할 수 없어 문자코드와 뷰어, 운영체제, 하드웨어가 필요하다.

5.서식과 내용이 분리되어있다.

6.별도의 소프트웨워와 시스템이 필요하다.

→이런 이유로 원본보다는 진본사본이 중요하다.(진본성 중요)

전자기록의 관리문제

1.전통적 매체에서는 다른 구성요소와 기록의 내용이 서로 고착되어 있으나, 전자기록에서는 이들이 분리되기 쉬워서 맥락 속에서 전자기록을 관리하기 어려워졌다.

2.생산에서 보존까지 특정한 하드웨어, 소프트웨워에 전적으로 의존하기 때문에, 기술의 급속한 노화와 호환성 결여, 매체의 짧은 수명 등의 문제로 해결해야 한다. (부가적인 환경에 대한 의존도가 높다..)

3.전자기록은 이메일,데이터베이스 등 다양한 애플리케이션으로 작성되어 같은 활동으로 생겨난 기록일지라도 다른 곳에 분산 저장되는 하이브리드적 성경을 갖고 있다. (결합관계를 유지하기 위한 근본적인 정책, 기술 프레임워크를 수립해야 함)

4.고의나 부주의로 인해 쉽게 변조되거나 삭제될 위험성이 있어 생산부터 기록관리 과정 전반에 걸쳐 기록의 무결성을 보장하기 위한 조치를 수립해야 한다.

5.손쉽게 수정하고 사본을 생산할 수 있는 편이성으로 인해 버전관리뿐만 아니라 진본사본을 관리할 필요가 발생하였다.

전자기록의 품질요건

-진본성,신뢰성,무결성,이용가능성을 갖춘 상태로 전자기록을 유지해야 함.

-진본기록은 확인을 위해서는 진본성이 보장되어야한다. 기록의 '생산주체'와'생산시점'이 기록이 표방하는 바 그대로의 기록인지 확인해야 한다. 이는 신뢰성과도 연관됨.

-신뢰성: 기록이 관련을 갖는 활동에 대한 정확한 표현물로서 믿을 수 있는지에 관한 것이다.

*기록의 신뢰성 판정하는 구체적인 기준 세가지

1.업무활동에 대한 직접적인 지식을 가진 개인, 즉 그 기록과 관련된 업무활동의 담당자가 생산하였는지 확인해야

2.업무처리 위해서 일상적으로 사용하는 도구에 의해서 생산되었는지(ex:전자문서시스템)

3.그 기록과 관련된 업무활동이 수행된 바로 그 시점이나 그 직후에 생산된 기록이어야

-무결성: 기록이 허가 받지 않은 접근,추가,삭제로부터 보호받을 수 있어야 진본상태를 유지할 수 있다. 신뢰성을 갖는 진본기록이 오랜 시간에 걸친 관리과정이 지나서도 여전히 원래 모습 그대로 완전하고 변경하지 않은 상태를 유지할 때, '무결한 기록'으로 볼 수 있다.

-이용가능성: 전자기록은 종이기록보다 기술과 매체에 의존도가 높다. 이용가능성 유지하기 까다롭다. 이용가능하도록 존재하는 기록에 지속적인 관리가 이루어져야 한다.

전자기록 관리과정

획득→등록→분류→저장→접근→추적→처분

-획득

전자기록의 생산과 동시에 포착하여 시스템으로 거두어들이는 과정.(전자환경에서의 기록은 휘발성/동적/논리적 형태이기 때문에 시스템으로 관리해야) 모든 기록을 포괄하는 포괄성이 중요하다. 기록의 포맷,특성과 상관없이 모두 포함해야 한다.→인간의 개입 필요X자동적으로 획득하면 OK(원칙임)=전자기록은 보통 획득과 등록이 연결선상에서 이루어짐.

-등록

기록이 생산되고 획득되었단 사실을 증거하는 것이다.

Declare.'기록이 시스템에 획득되었음을 선언'

네가지 원칙이 있는데,

1.등록 시, 메타데이터를 기록하고 고유식별자(참조코드)를 부여하여 기록을 계층구조 속으로 포함시켜야 한다.

2.참조코드, 등록일시, 표제, 생산자의 4가지 메타데이터 요소는 필수 입력해야 함.(기록의 속성 유지해주는 가장 중요한 정보들임..필수적이라는 거지 이거로는 솔직히 부족함..)

3.등록한 내용은 일반적으로 변경할 수 없으며, 변경할 경우 변경한 내역과 맥락에 대한 정보를 기록화하여 감사증적으로 남겨야 한다.(진본성을 위해서/감사증적:누가,언제,어떤 근거인지와 같은 어떤 허가사항에 따라 기록에 접근하거나 추가,부가,삭제를 실시하였는지를 기록하여 남긴 것) 

4.등록과정을 최대한 자동화하여 설계할 수 있다.

-분류

기록관리자는 일관성 있는 기준에 따라 기록을 조직화하고 지적 질서를 부여해야 한다. 기록관리를 위한 '틀'(업무활동에 기반한 분류체계)이 있어야 하고, (보존기간, 공개여부, 접근권한) 기록관리 과정을 지원해야 하고, 어휘통제를 사용하여 표제작성과 기술을 지원해야 한다.

-저장

저장을 위한 네가지 원칙

다른 모든 기록관리 기능을 수행하는 동안 지속적으로 수행하는 기능임.

1.이용가능성,신뢰성,진본성,보존성을 보장할 수 있는 매체에 저장해야 한다.

2.허가받지 않은 접근, 재난으로부터 기록을 보호해야 한다.

3.변환을 위한 사전 정책,지침이 필요하다.

4.기록손실 방지 위해 백업과 복원기능을 갖추어야 한다.

5.필수기록을 보호,복제하기 위한 별도의 대책을 마련해야 한다.(ex: 정말 중요한 건 인쇄본 만들어서 비밀공간에 보관하기도 함)

-접근: 정보를 탐색,활용,검색하는 권리나 수단

접근을 통제하여 기록과 그 속의 정보를 보호하는 측면

이용자가 기록에 접근할 기회를 최대한 제공하여 기록의 이용을 촉진하는 측면

두 가치 측면에 대한 원칙이 있는데,

하나는 접근을 효과적을 통제하기 위해 기록과 개인 모두에게 접근 조건을 부여해야 한다는 것이다. 그리고 누가 어떤 환경에서 기록에 접근하도록 허가할 지에 관한 공식적인 지침이 있어야 한다. /다른 하나는 효과적인 검색을 위해 힘써야 한다는 것이다.

-추적: 기록의 이동과 사용에 관한 정보를 생산하고 획득하며 유지하는 것

전자기록의 무결성 유지를 위한 수단

추적을 가증하게 하는 메커니즘 '감사증적' : 변경된 내역을 저장함으로써 그로 인해 일련의 사건을 올바른 순서로 재구성할 수 있게 하는 정보. 활동의 흔적을 남겨 그 흔적으로부터 역추적할 수 있도록 하는 정보/ 모든 기록 개체를 대상으로 하지 말고, 추적할 필요가 있는 정보를 정해두어야 한다.

-처분: 보존일정에 따라 기록의 보존기간을 연장하거나 파기,이관하는 과정

기록연구사가 독단적으로 하지 X. 일정한 지침에 따른다.

원칙으로는,

처분지침을 체계적으로 적용할 수 있어야 한다는 것/기록을 이전할 때 호환성을 고려해야 한다는것/ 승인을 받은 경우에만 파기해야 한다는 것/처분활동과 관련된 정보를 기록하여 관리해야 한다는 것.

기록의 조직화(질서부여)

궁극적으로 이용자가 원하는 정보를 쉽고 정확하게 찾고, 정보가 담긴 자료의 형식과 내용을 이해할 수 있게 지원하기 위해서 '조직화'하는 것이다.(목적)

→기록은 '메타데이터'의 개념이 중요하다. 왜냐하면 '도서'의 경우 의도를 가지고 생산하기 때문에 '주제'가 뚜렷하지만 BUT '기록'은 주제가 없고 예측이 불가능하기 때문이다. 따라서 접근점인 메타데이터가 중요한거 ㅇㅇ.

=기록에는 활동의 내용과 흐름이 담긴다. 즉, 기록에 담긴 내용뿐만 아니라 기록을 생산하게끔 한 활동이나 업무의 흐름을 보여주고, 기록을 생산한 개인, 조직을 잘 이해할 수 있도록 해야함.

준현용기록의 조직화

기록분류체계

-조직이 수행하는 기능과 활도에 대한 분석결과가 담기게 된다. 그래서 업무분류표의 계층이 기록분류의 계층으로 전환되는 경우가 많다.

-쉘렌버그: 공공기록 분류와 관련하여 기관의 업무활동을=기능,활동,업무처리 3계층으로 분류함.

=F-A-T모형: 조직의 업무를 세 개로 계층화 한 것. ISO15489에도 반영됨.

기능(Function)은 기관이 설립목적을 달성하기 위해 수행하는 모든 직무를 크게 나눈 것

활동(Activity)는 기능을 세분화한 것

업무처리(Transaction)는 활동을 수행하기 위한 업무조치들

기록분류와 문헌분류의 차이점

-기록이란 개인,기관의 활동이나 기능, 일상적인 업무 과정에서 발생하고 축적된 것으로 의도된주제를 다루고 있지 않다. 하지만 문헌은(단행본) 미리 주제를 정하고 이에 따라 의도적으로 생산된다. 따라서 기록은 무엇에 관한 것인가(주제)보다는 왜 존재하는가(기록을 만들게 한 업무나 활동)에 근거하여 분류된다. 내용보다는 기록이 생산된 맥락을 기준으로 분류되는 것이다. (맥락의 핵심은 업무나 기능이 된다.) 문헌은 주제에 따라 분류된다.

ISO15489

-업무분석에 입각하여 기록분류체계 개발을 안내

-업무활동분석→업무반영→기록분류체계

-기능기반분류: 조직의 업무나 활동에 따라 기록을 분류하는 것. 기록이 조직,개인의 활동을 중거할 수 있도록 함.

-기능분류의 이점

1)조직구조에 기반한 분류에 비해 기능은 상대적으로 오래 지속되어 더욱 안정된 틀을 제공한다.

2)주관적인 주제 분류에 비해 생산 배경에 근거한 분류로 객관성과 고정성을 가진다.

-문헌분류=주제분류→주제분류체계,KDC,DDC

 기록분류=기능분류→기록분류체계,기록관리기준표

*기록분류체계의 개발 및 운용을 위해선 기록관리전문가가 업무분석전문가와 일선 업무담당자들의 협조를 받을 수 있는 메커니즘 구축해야 한다.(→분류체계 앞서 업무분석 우선)

기록분류체계의 역할

1) 이용자의 검색과 해석을 지원

2) 보존기간 설정과 통제를 지원  ex: 장관취임식 관련서류 보존기간 동일 적용

3) 공개 및 접근권한의 설정과 통제를 지원

4) 기록의 기능·활동별로 묶어줌으로써 기록의 선별·평가 돕는다. → 같은 기능·활동 단위로 묶인 기록은 같은 취급 받는다.(공개여부,접근권한 등)

※기록분류체계&업무분류체계 언뜻 비슷해 보일 수 있지만! 그러나, 근본적으로 목적이 다르기 때문에 다름/기록분류체계-효율적 기록관리와 활용;업무분류체계-업무관리의 효율화

우리나라의 기록분류체계

-2003년 이후 '공공기관의 기록물관리에 관한 법률'에 기반

-2005년엔 업무분류와 기록분류의 통합이 중요한 과제로 설정됨.

-업무분류체계는 정부기능연계모델(Business Reference Model,BRM)을 기준으로 함.

BRM: 정부가 수행하는 업무를 기능별로 분류한 체계(기능별 분류체계)+(목적별 분류체계;이건 로 중요하지 않음...)

-BRM에 근거한 새로운 기록분류체계: 정책분야+정책영역+대기능+중기능+소기능+단위과제의 업무기능+업무기능과 관련해 생산,관리되는 기록철 및 건을 서로 연계하고/목적중심의 과제분류체계가 단위과제 계층에서 만남.

*여기서 '연계'한다는 걸 잘 살펴보면,

행정기관 간 수평적 협력 및 행정업무의 연속성 확보기반이 마련되어 부처 기능 간 연계된 '이음새 없는'대국민 행정서비스 제공의 기반이 됨.

ex:행정정보시스템에는 온-나라 시스템,기록관리 시스템,국정관리 시스템이 있다. 이 시스템 모두에는 BRM이 적용되어 있다. 따라서 시스템 간에 서로 연계가 잘 되고 BRM을 '표준적인 정부기능분류시스템'이라고 볼 수 있는 것임.

*단위과제카드: 속성정보,유관정보,업무처리절차,지식정보가 기술되어 있다. 기록철의 메타데이터라고 할 수 있음.

*기록철(=단위과제철): 단위과제 카드별로 형성된다.(=폴더 검색시 이용)

*단위과제카드가 만들어져야 단위과제철이 有/단위과제철이 모여서 '단위과제'가 완성됨.

-2006년: 정부 BRM에 근거한 새로운 기록분류체계가 적용되기 시작함.

기록관리 메타데이터

1) 기록의 생애주기 동안 기록을 관리,검색,이용하는 데 필요한 기록에 관한 데이터

2) 기록의 맥락과 내용, 구조와 일정기간에 걸친 기록관리 이력을 기술한 데이터

-네 가지 기술영역=내용+구조+맥락+관리내력

*관리내력 기술이유: 관리하는 동안 의도적인 위조,변조,사고로 인한 변경이 없었다는 것을 증명해야 증거로서 가치를 유지하기 때문에

-수행해야 하는 기능(★★★)

1) 기록을 찾고 이해할 수 있도록 지원해야 한다.

2) 기록관리의 전 과정을 지원한다. 모든 업무를 지원할 수 있는 정보를 제공해야  함-투명성 제고

3) 기록의 진본성,무결성,신뢰성,이용가능성을 보장한다.(ISO15489가 제시한 기록의 품질요건)

-기록관리 메타데이터의 주요 영역과 그 관계=기록+행위주체+업무+법규+기록관리업무

*ISO23081-1&ISO23081-2를 국가표준으로 그대로 수용

국가기록원은 공공기관의 기록관리시스템에 필요한 메타데이터 요소 표준을 2007년에 정함. 2012년에 개정판 제정(기록생애주기 전반으로 적용범위 확장)

보존기록의 조직화

보존기록의 정리

-준현용기록은 '분류'라하고 보존기록은 '정리'(Archival arrangement)라고 하는 이유

정리란 보존기록을 출처의 원칙 등에 맞추어 기록을 계층별로 조직하는(분류)지적이고 물리적인 처리 과정을 말한다. 정리 과정에는 포장,라벨 부착,서가 배치 등 소장기록을 물리적으로 통제하기 위한 작업들이 포함된다는 점을 강조하기 위하여 정리란 단어를 사용하였다. 즉, 분류 작업뿐 아니라 보존에 필요한 부가적인 요소들도 포함하는 활동을 말하기 위해서 분류를 포함하는 단어인 정리를 선택하였다.

-왜 준현용기록에서 사용한 분류체계를 보존기록에서 그대로 따르지 못하는가?

준현용기록과 비현용기록은 출처의 원칙과 원질서의 원칙에 따라 분류된다. 하지만 이 원칙을 적용하는 데에는 약간의 차이가 발생한다. 준현용기록은 생산된 정보를 처음 상태에서 분류하지만, 비현용기록은 이미 한번 분류된 기록을 다시 정리해야 한다. 여러 기관에서 이관된 정보들은 큰 분류체계는 같겠지만 각 기과느부서마다 갖는 세부 분류체계가 제 각각일 것이다. 이런 기록들을 다루기 위해서는 범용적으로 적용 가능한 새로운 분류체계를 만들어야 한다. 즉, 이관된 기록들의 분류체계를 어느정도 유지하면서 분류해야 한다는 것이다.

또한, 이관되면서 보존되지 않는 기록이 속한 분류체계까지 반영할 필요가 없기 때문이다.

보존기록 조직화의(정리) 발전 모습

-분류작업뿐 아니라 포장,라벨 부착,서가 배치 등 소장기록을 물리적으로 통제하기 위한 작업들을 일컬었다.→전자기록물 시스템의 확산으로 물리적 통제의 의미가 약화되면서, 정리는 기록에 논리적 질서를 부여하는 과정 자체를 의미하게 됨.

두 원칙의 변화

-한 부처에서 생산한 기록은 함께 보존해야 한다는 '퐁 존중의 원칙'이 나오고 출처의 원칙으로 계승되었다. /이와 함께 생산기관이 수립한 원래의 분류 및 편철 구조를 유지해야 한다는 '원질서의 원칙' 등장.→출처가 조직의 '구조'와'위치'보다는 '기능'과'활동'과 관련된 개념으로 정리되었고 이는 기능분류체계 개발의 중요한 이론적 근거가 되었다. 그래서 보존기록 정리의 원칙은 '업무활동이나 기능 등의 생산맥락에 기초'한다고 정의됨..→현용,준현용 기록분류와 일맥상통

-출처의 원칙이나 원질서의 원칙이나 모두 기록의 증거가치를 보존하기 위한 것이다.

보존기록 정리체계의 역할

-정리의 결과로 형성되는 보존기록의 계층=기록군+기록하위군+기록시리즈+기록철+기록건 등

보존기록 정리하는 목적

1) 보존기록은 조직이나 개인의 활동의 증거로 재현될 수 있을 때 비로소 가치가 실현된다. 따라서 보존기록의 정리도 기록이 생산·활용되는 시점의 질서를 '논리적으로' 규명하는 걸 목표로 해야한다.

2) 기술의 단위를 정하는 기준이 된다. 문헌은 개별단위로 목록을 기술한다. 하지만 기록은 전체 기록군 속에서의 유기적이고 계층적인 관계를 고려하여 기술되어야 한다. 건단위나 철단위로만 기술하는 것이 아니라 시리즈, 군 중심으로 기술해야 한다.

3) 보존기록의 이해와 검색을 지원하는 작업이다. 기록은 전체 기록 덩어리 속에서 보아야만 그 의미를 파악할 수 있기 때문에, 맥락의 보존이란 측면에서 보존기록의 정리는 중요하다.

4) 검색 도구 개발뿐만 아니라 보존기록의 공개관리, 재평가, 처분 등의 업무에 활용할 수 있다.

보존기록의 정리와 관련한 유의할 점

1) 문헌분류와는 달리, 모든 보존기록에 보편적으로 적용할 수 있는 분류체계가 존재하지 않는다./보존기록을 위한 분류체계를 개발해야(기록을 계층화한다는 뜻) 함.

2) 각급 기관의 준현용 기록분류체계를 보존기록분류체계에 그대로 반영할 수 없다. 그래서 '계층화'를 통해 정리를 하고 그 맥락을 전달해주는 게 낫다.(시간이 흐르면서 준현용 기록분류체계도 변하고 조직도 변하니까)

3) 보존기록의 정리체계에 따라 기록의 물리적 위치가 결정되지는 않는다.(서가 위치하고는 관련이 X. 이용보다는 보존의 개념이 큼)

※기록조직화의 4대원칙(기록의 현용·준현용·비현용 상관없이 다 적용됨)

-출처의 원칙

-원질서의 원칙: 기록이 생산된 순서를 지켜줘서 맥락이 확인될 수 있도록

-계층적 관리의 원칙(=다계층 기술의 원칙)

"하나의 기록물을 이해하기 위해서는 다계층 기술을 참고해야한다."

일반적인 것에서부터 특수한 것을 기술해야 한다./기술되는 기록 계층에 적절한 정보만을 기술해야 한다./각 기술을 연결해야 한다./정보를 반복하여 기술하지 않아야 한다.

-집합적 기술의 원칙

기술의 단위는 '건'이 아니라 '철'이다.

나무보다 먼저 숲을 보여준다(쉘렌버그)

기록건보다 상위의 기록 집합체인 기록군,하위군,시리즈,하위 시리즈,철에 대한 기술을 개괄적으로 해줄 경우, 기록이 생산된 전후 맥락, 어떤 업무 및 어떤 조직과 관련된 기록인지를 파악할 수 있다./ 기록의 구조,맥락,내용,관리 이력이 포함되어야 한다.

보존기록의 기술(Archival description)

-보존기록 조직의 4대 원칙(출처의 원칙+원질서 보존의 원칙+집합적 기술의 원칙+다계층 기술의 원칙)

기술의 목적

-'기술'은 원래 비현용기록(=보존기록)을 대상으로 하는 행위임.이용이 끝난 상태니까.

따라서, 현용·준현용 단계에서의 메타데이터는 보존기록의 기술이 된다.

-이용자가 원하는 자료를 찾을 수 있도록 지원하는 도구라는 점에서 도서관의 목록과 그 기본 기능이 같다.

-다른점

1) 기록 기술은 도서관 목록에 비해 길다. 목록은 서지정보가 절제된 형식으로 요약,기술되어 있지만 기록 기술은 많은 항목들에 대해 서술적으로 작성된다. 이는 보존기록이나 준현용 기록이나 둘 다 내용,구조,맥락,관리 및 이용내역에 대한 정보가 중요하기 때문이다.

2) 기록은 서지적 관점에서 보면 정련된 구조를 갖추고 있지 않다. 도서의 경우 표제지와 같이 목록을 위한 정형화된 정보원을 내재하고 있지만, 기록에는 기술에 필요한 정보들을 추출할 수 있는 원천이 없는 경우가 많다. 기록은 업무 외의 이용이나 검색을 목적으로 생산되는 경우가 드물기 때문이다.

So,  보존기록 기술을 위한 표준

-국제적 차원의 기술 규칙(General International Standard on Archival Description: ISAD(G))

/다계층 기술의 원칙 강조. 26개의 기술요소를 제시함.

=식별영역+맥락영역+내용과 구조 영역+열람과 이용조건 영역(준현용에서는 생산에 초점 맞춤)+연관자료 영역+주기영역(기록이 안되지만 이해를 돕기 위해 추가적인 정보가 필요할 때)+기술통제영역(사서들만 봄)

-국가기록원에서 영구기록물 기술규칙

=식별(기술 단위를 식별하는데 필요한 필수정보)+배경+내용과 구조+접근과 이용환경+관련자료+추가설명+기술통제

-ISAD(G)의 목적

>일관성있고 적절하며 완결성 있는 기술의 생산

>기록에 대한 정보검색과 교환의 촉진

>전거데이터와의 원활한 연계

>여러 곳에 산재하는 기술을 하나의 정보시스템으로 통합하는것 지원

보존기록을 위한 검색도구

-보존기록을 정리하고 기술하는 목적은 결국, 효율적이고 유용한 검색도구를 만들기 위해서다.

-검색도구=수직 모형+수평모형

*수직모형: 컬렉션계층부터 각 계층까지 계층별로 기술하는 경우로 기본적인 검색도구이다.

맥락을 중시하는 출처기반 접근법

cf) 인벤토리: 기록 이용시 필요한 유사 정보 제공

*수평모형: 출처를 넘나들며 동일한 주제를 가진 기록들을 모아서 제시한다. 주제기반 접근법. (특정 주제 기록을 위한 가이드, 주제·이름 색인,목록이 있다.)

기록이란게 믿을 수 있는 것이어야 한다는 것. 

기록 되있는 걸 다른 자료에 응용해도 상관없다. 왜냐면 정확한 거니까.

-듀란티 say-

"신뢰성은 기록형식의 완전성과 기록이 생산되는 과정에 대한 통제" 라고 했는데,

이 말은 즉 기록의 형태를 띠는 한, 물리적으로 내용적으로나 그 요소 하나하나가 완전해야 하고,

기록이 일상적인 업무과정에 있어서도 밀접한 연관이 있어 그 속에서 기록이 생산될 수 있도록 통제되어야 한다는 것이다."

③무결성(Integrity)

기록이 완전하고 변경되지 않은 상태.

진본성이랑 헷갈리수 있는데, 음...무결성은 처음 생산된 당시와 꼭 같아야 한다는 것은 아니고 기록의 핵심적인 성격이 변화하는지에 관한 것이다. 한마디로 상대적인 개념임.

ex:오래된 기록의 경우 잉크가 흐려지거나 종이 끝이 떨어져 나갈 수 있는데, 이 때 무결성을 잃었다고 하진 않지만 내용이 담긴 부분이 떨어져 나가거나 흐려질 경우 잃었다고 할 수도 있다.

④이용가능성(Usability)

원하는 기록이 어딨는지 검색이 가능하고 재현할 수 있으며,해석도 할 수 있는 상태.

이 속성은 디지털 환경의 도래와 밀접한 관련이 있다.

왜냐하면 이용가능성의 경우 기존의 기록이 응용된 여러 기록들을 연관지어 그 연계성을 유지하는 것도 포함하는데 디지털 환경의 경우 이 부분이 강조되기 때문이다. 

5.'기록'의 속성을 유지시키는 방법

①기록의 서식

②적절한 기록관리 프로세스

③메타데이터

잘 생각해보면 왜 그런지 알 수 있기에 부연 설명은 하지 않음.

6.기록의 가치

쉐퍼드와 여는 기록의 가치를 ▼와 같이 설명하였다.

(여기서, 기록의 가치란게 어려운게 아냐. 그냥 기록이 이런데 쓰인다는 거지)

①업무 활용성(Business use)

기록은 다른 업무를 하는 데 있어서 수많은 도움을 주고 업무 진행이 가능하게끔하는데 이 점이 기록에 있어서 가장 기본적인 가치이다.

②대내외 설명책임의무 지원(Support for external internal accoutability)

기록의 공공성과 투명성, 그리고 구성원의 알권리가 보장되는 건강한 민주사회에서 필수적인 요소로 작용한다. 그니까 기록으로 규칙이나 규율 이런게 딱 적혀있으면 싫어도 따라야 하잖아. 그런거.

③문화 활용성(cultural use)

예전에는 업무 활용성이랑 대내외 설명책임의무 지원 목적으로 기록이 주로 쓰였다면, 음 요즘엔 문화 활용성 측면으로도 쓰임.

기록이 보존되고 남겨져서 후에 다른 용도로(영화화 되거나,드라마화되거나 역사 기술을 위해 사료로 쓰이거나 교육자료 만들 때 쓰이거나 등)이용되는 걸 말함.

7.기록관리의 필요성=기록관리를 함으로써 얻을 수 있는 것들.

①후일의 활동과 의사결정에 유용하게 쓰임-업무 활용성과 관련

②기록에 대한 자유로운 접근이 보장되고 적극적인 정보서비스가 수행되어야만 민주시민의 권리를 지키고 지식을 풍성하게 할 수 있음. 이게 기록관리를 통해 가능해짐-설명책임의무와 관련

③'좋은 거버넌스'의 기준과 가치의 기반

(ex:리더의 정통성,참여경영,설명책임의무와 투명성,법치의 존중,표현의 자유 등)

④사회의 투명성과 책임성을 높으로써 신뢰사회의 실현을 가능케 함.

=>>즉, 기록관리는 기록의 보존과 전승을 위한 소극적 업무활동에서 멈춰있는 게 아니라,

사회 혁신의 강력한 수단이며 삶의 질 향상과 문화 발전에 빼놓을 수 없는 사회적 도구이다.

8.기록의 생애주기 개념