은연중에

모든 기록은 보존하는 게 불가능해지고&중복적이고 단기적인 불필요한 정보가 많이 생산되면서 '보존가치가 있는 기록'을 선별·평가하는 업무가 중요해졌다.

선별과 평가에 대한 정의

SAA(Society of American Archivists)에 의하면,

-선별(Selection): 기록관에 이관된 자료 中 내재된 가치에 의하여 보존되어야 할 기록을 식별해내는 과정

-평가(Appraisal): 기록관에 이관될 충분한 가치가 있는 기록을 식별해 내는 과정. 법적인 근거와 현재 그리고 잠재적 유용성을 기반으로 하여 기록이 보유되어야 할 기간을 결정하는 절차.

(구별)Assement 측정에 의한/Evaluation 합목적성,적합성에 의한/Appraisal 가치에 의한

볼스에 의하면,

(선별)기록관에 어떤 기록을 가져올 것인가에 대한 결정과 활동 + (평가)이러한 결정을 이끌어내는 매우 정확한 절차

→기록 평가: 기록 각각에 가치와 의미의 중요성을 부여하여 보존해야 할 기록을 식별하는 작업./실제 업무환경에서 이론적으로 말하는 가치를 파악하고 판단하여 기록의 보존여부와 보존기간을 결정하는 작업.

→기록 선별: 평가의 결과를 실천에 옮기기 위하여 수행되는 절차

즉, 평가활동이 기록의 의미나 가치에 대한 판단이라 한다면, 선별은 기록관리자가 평가의 결과를 실현하는 활동,평가를 기반으로 하여 기록관에 적합한 기록물을 확인·이관·수집하는 활동을 말한다.

기록의 본질적 측면에서, 관리자의 입장에서 선별과 평가 작업은 왜 필요한 것일까?

  기록의 본직적인 측면에서 보자면, 계속해서 기록이 보존되어지기만 한다면 그 안에 잘못되고 가치를 잃어버린 기록들은 새로 발견되고 생산된 기록들과 함께 존재하게 될 것이다. 이런 기록들이 함께 보관되면 원래 10의 가치를 지니던 기록은 1의 가치를 가진 기록들과 같이 다뤄질 것이다다. 즉, 불분명하고 쓸데없는 기록을 가지고 있음으로써 기록이 가지고 있어야 하는 가치의 기준이 하향평준화 되는 것이다.

  또한, 기록은 평가를 통해서 기록의 의미나 가치가 판단되고, 이런 평가를 기반으로 기록물은 적합한 기록관에 이관되고 수집되는 선별과정을 거친다. 이런 작업을 거치고서야 특정한 성격을 가진 기록들이 한 곳에 모일 수 있게 된다. 특정한 주제나 이유 아래 수집된 기록물들은 개별로 흩어져있을 때보다 더 높은 가치를 가지게 될 것이다. 상호간 정보가 보완되고, 기록들 간 맥락이 이어져 더욱 명확하고 구체적인 기록물이 될 것이라 생각하기 때문이다.

  기록관리자의 입장에서 기록의 선별,평가가 이루어지지 않으면 업무에 어려움을 겪게 된다. 기록관리자는 이용자가 원하는 기록을 쉽게 접근할 수 있도록 도와주어야 한다. 하지만 기록을 계속 쌓아두기만 한다면 가치가 의심스럽거나, 중복되는 기록들로 인해 적합한 기록정보의 제공이 어렵게 된다.

  또한 선별과 평가 작업을 거쳐 필요 없는 정보의 소장을 줄여 보존비용과 유지비용을 줄일 수 있다. 이렇게 줄인 비용으로 남은 기록들을 보존하거나 새로운 기록들을 수집하는데 사용할 수 있다.

선별이론의 기초(필요한 기록만을 골라내는 적극적 방식의 선별작업이 필요해서)

1.브룩스와 바우어의 선별기준

브룩스는 일단 기록의 선별에 대한 관심을 처음으로 제고했다는 점에 의의가 있다.

-기록의 수집여부를 판정하기 위해, 공공기관에서 생산되는 기록에 대해 영구적 가치를 부여함

-영구적 가치를 판단하는 기준

>생산자의 기준: 기록을 실제 작성한 개인이나 기관이 그 기록에 부여한 가치

>행정사적 기준: 유용성의 가치=업무에 얼마나 도움되는지

>역사적 기준: 후대에 남겨져야 하는 역사적 가치

브룩스는 이 세가지 관점을 고려해서 보존기간을 정해야 한다고 주장했다.

-중복 보존하고 있는 동일기록과 중복된 내용을 지닌 기록은 처분해야 한다.

바우어가 이어서,

-계속 보존하는데 드는 비용을 정당화할 만한 가치+선별이후의 이용 가능성 가치=영구적으로 보존해야 하는 기록을 선별해야한다는 거.(다소 급진적인 평가지침이다..;)

-학계에서는 받아들여졌으나 기록관에서 실제로 적용되지는 않았다.

*둘의 차이: 둘 다 기록이 가진 가치를 중시했다. 하지만 바우어는 경제적 관점에 좀 더 집중함.

2.쉘렌버그의 가치론적 평가선별론

-매우 중요한 선별이론이다. 왜냐하면 이론이 갖는 논리성&명확성 때문에 정부기관이외의 많은 기록관에서도 적용했기 때문이다.(기록 평가선별 지표 설정시 필요한 개념틀 제공)/근대 기록관리제도에도 영향력 多/

-기록의 생애주기를 기반으로 '가치'를 가지고서 기록의 선별 및 평가를 하는 방식이다.

-기록은 일차적 가치와(현용단계) 이차적 가치를(비현용단계) 가진다. 이를 기준으로 기록을 선별하자.

-일차적 가치: 기록 생산자가 기록을 생산했을 때 자동적으로 발생된 본연의 가치-현용단계

ex:아파트 계약서

>행정적 가치(업무적 가치): 기록 생산자가 현재 진행하고 있는 일상적인 행정업무를 지원하기 위한 것 ex:어디사는지 알려줌

>법적 가치: 법적의무와 권리의 보호 행사에 관련된 것  ex:세입자로서 받을 권리

>재정적 가치: 재정적인 영역과 관련되는 재정적인 것  ex:집값

즉,일차적 가치는 당장 업무에 쓰이고 있느냐 없느냐에 따른 것으로 의도한 목적이 완수되어 관련 활동이 종결되면 가치를 상실한다.

-이차적 가치: 기록의 생산 목적이 완수되어 현재 활용이 종료된 후, 제 3자 즉 역사가, 일반 연구자에게 유용하여 그 기록을 지속적으로 이용하게 하는 가치.-비현용 단계

>증거적 가치: 생산자의 존재나 활동을 알려주는 기록을 선별하게 해주는 기준. 법적 의미가 아닌 역사적 의미에서의 증가와 관련된 개념으로서, 기록을 생산한 개인이나 단체의 관련 조직, 기능,결정,절차 활동의 증거로서의 가치를 말한다.

ex: 파피루스의 조세기록(당시 생활상에 대한 증거적 가치), 대통령 재임 시 기록물 남겨두는 이유이기도 함

>정보적 가치: 중요하다고 간주되는 인물이나 사물,사건,현상에 대한 내용을 전달하는 가치.

증거적 가치와 정보적 가치는 서로 상호배타적인 게 아니라 동일 기록 속에 함께 존재할 수도 있다.

3.젠킨슨의 생산자중심 평가선별론

-선별작업은 기록생산 당사자인 행정가가 수행하는 것이 바람직하다고 본다. 기록의 선별은 공정해야 하기 때문이다.--젠킨슨의 경우 '업무효율성'을 중요시함.

-장점

1)사전에 불필요한 기록들을 폐기하게 되고 이를 통해 기록관리자들의 업무부담 감소.

2)오히려 행정적인 업무의 경우 일정한 절차에 따라 행해지므로 행정가의(기록생산자) 기록선별방법이 좋다.

-단점

1)사안이 종결된 뒤 기록관리자가 기록을 선별하는 것은 개개인의 판단으로 이루어지는 것이므로 객관적이지 않다.

2)기록관리자의 고유 영역을 침범한다.

3)생산자가 현명한 선별자가 아닌 경우에 파생될 수 있는 역기능에 대한 고려가 부족했다.

4.붐스의 도큐멘테이션 이론

-기록은 기록 자체가 아니라 사회의 투영으로서 실재하는 것.

-So, 기록이 나오게 된 사회를 대상으로 하여 기록을 평가 선별해야 한다는 전체론적인 접근법을 주장한다.(거시적)

-선별된 기록은=개인과 조직 등의 요소가 혼합된 사회의 이미지가 담겨있어야 한다. +동시대인들이 인정하는 가치를 지녀야 한다.

-어떤 기록을 보존할 것인가 < 어떠한 사건이나 현상을 다큐멘테이션 할 것인지에 집중

-기록의 개별가치 이외에 사회적 맥락이 기록선별 기준으로 제시됨

5.햄의 분석적 평가이론

햄의 선별이론은 이상적이여서 현실상 적용이 어렵다는 평가를 받는다.

-기능적 평가를 구체적이고 일관성있게 수행할 수 있게 해주는 기본 도구를 구체적으로 제안했다.

-평가업무: 기록관의 수집적책과 특정 기록이 얼마만큼 잘 부합하는가에 대해 판단 내리는 절차.

-그러기 위해서는 다섯 가지 분석을 수행해야 한다.

>기능분석: 해당기록의 본연 목적과 그 중요성을 평가하는 것(생산자의 조직 내 직위에 상당한 무게를 둔다.)-'문헌정보학'과의 차이:도서 선택 시 주로 이용자의 요구나 도서 자체의 가치에 주목하지만 But,기록은 '조직'자체를 본다는 것이 다르다. 그 조직이 상대적으로 중요한 조직인지, 그 조직 내부에서 이 기록의 생산자는 어느 직급인지 등등 말이다.

>내용분석: 내용의 주제적 중요성과 기록정보의 품질을 평가(주제의 중요성, 기록의 완전성, 시간적 범주)

>맥락분석: 다른 기록정보원과의 관련성을 고려해 해당 기록정보의 중요성을 평가(이 기록이 이해될 수 있도록 하는 다른 기록들. 기록의 복제, 대체 가능성에 대한 정보, 정보의 유일성)

>접근 및 이용 분석: 기록의 활용성을 판단(정보의 접근 가능성, 현재와 과거의 이용분석)

>비용 대 효과 분석: 보존비용 대비 정보가치를 비교 검토(이관하는데 드는 비용, 원본 보관하는데 드는 비용을 평가)

선별수집 전략(선별이론에 대한 방법론이라고 봐도 무방)

1.기록생애주기 기반의 수집방식(쉘렌버그+젠킨슨)

-미시적 접근 방식

-생산자가 관여 정도가 심하다. 일차적인 책임은 기록생산자에게 있다고 본다.

-기록이 존재하는 전체 시간범위 속에 기록의 효용성이 구별되는 단계가 존재한다고 본다.

-쉘렌버그는 기록의 생애주기에 따라 기록이 지니는 효용가치를 일차적인 것과 이차적인 것으로 나눌 수 있으며, 현용기록은 기록생산자가 판단한 활용가치에 따라 처분될 수 있다고 하였다.

-기록생산자가 기록이 가지는 일차적 효용성을 판단해야 하는 책임을 가진다는 전제 아래, 기록생산자는 생산된 기록의 보유여부와 보존기간을 미리 결정하고 이를 기반으로 이관과 처분을 수행하는 방식이다.

2.출처분석 기반의 수집방식

-미시적 접근 방식

-출처: 기록을 생산하거나 모아서 유지하고 있는 개인이나 기관에 관한 정보

-출처의 기능: 쉘렌버그가 말한 일차적 가치의 중요성을 판단해줄 수 있는 기준이 된다.+주관적으로 판단해야 하는 정보적 가치를 보다 객관적으로 평가할 수 있게 해준다.

-따라서, 수집대상에 대한 우선순위를 출처에 따라 매기고 순위에 따라 기록을 수집한다.

-베어만: 개별 기록을 대상으로 하는 평가와 선별은 실제로는 수행할 수 없다. 기록의 선별은 기록 자체가 아니라 기록을 생산한 객체에 대한 분석으로 이루어질 수 있다.

-기록의 가치 판단은 기록을 생산한 객체에 대한 분석으로 이루어질 수 있다.

-출처에 따라 수집대상에 대한 우선순위를 매기고, 이에 따라 기록을 수집하는 방법

-듀락티와 콕스: 출처의 개념을 기관의 조직에 국한시키지 말자. 기능에 초점을 맞추자. 조직의 잦은 변동때문에: 기능적 출처

-기능적 출처: 조직 출처는 조직의 잦은 변동에 따라 실체로서의 안정성이 떨어진다. 하지만, 조직의 변화와 상관없이 유지되는 '기능'은 실체가 계속해서 그 자리를 대신할 수 있다: 기능적 출처는 기록관리 국제표준 ISO15489의 기반/현재 우리나라도 정부기능분류체계(BRM)기반으로 공공기록 분류를 한다.

3.도큐멘테이션전략 기반의 수집방식(붐스)

-거시적 접근 방식

-한 사회에서 실제 어떤 일들이 벌어졌는가에 대해 설명해줄 수 있는 기록. 현재의 사회상을 기억할 수 있게 해주는 증거를 선별할 수 있는 방법.

-광범위한 정보사회적 맥락 속에서 중요한 사건이나 현상을 도큐멘테이션 하도록 한 붐스의 평가이론을 기반으로 한 것.

-사무엘스&콕스에 의해 제시됨

사무엘스 say, "전문가와 이용자 간 보완적 전략이 중요하다"

쿡스 say, "포괄적 자료 수집엔 효과적 But, 대상 기록군에 대한 지식 부재/각 지역의 기록관리자에 대한 통제 부재/기관간의 상호 협력 부재/기관 우선순위 판정 애매성 등 한계 有

아브라함 say, "수집 대상 기록의 양 너무 多/선별하기엔 너무 많은 노력이 필요"

어쨌든, 기록관리자의 기록평가 목적이 사회적 증거의 수집인데, 이러한 시도 자체가 여러가지 사회이슈와 기록을 연관지어 생각해 볼 기회를 제공했다는 거에 의의가 있다고 본다.

-도큐멘테이션 전략 기반으로 한 선별_수행방법(이 때,여러기관과의 상호작용이 중요함)

1)수집 대상 이슈나 주제의 선정

2)각 주제별 자문위원단에 의한 도큐멘테이션 계획 수립

3)각 주제별 기록의 생산 및 보유에 관한 서베이 실시

4)서베이 결과 토대의 실천 계획 수립

5)관련 기록 선별 및 수집

4.거시 평가기반의 수집방식

-거시적 접근 방식

-쿡: 문화적 지배와 기록의 사회적 맥락간의 관련성을 탐구/사회전반에 걸친 중요한 기록을 수집할 수 있는 거시평가 방법론을 제안→당대의 사회상을 미래에 전할 수 있는 기록을 선별하여 사회의 집합적 기억을 형성하는 거

-도큐멘테이션 전략과 비슷: 사회상을 기록화한다.(기록관리자의 사회적 사명에 대해 사무엘스&콕스랑 쿡이랑 같은 생각이다.)

차이: 도큐멘테이션 전략은 주제에 기반을 둠으로써 그 계획이 주관적,추상적이다. 하지만 거시평가는 기록의 선별기준을 출처로서의 조직과 기능에 둠으로써 객관적,능률적이다.

-장점

1)선별결과의 불일치&중복적인 평가선별 작업 줄일 수 있다.

2)변화 속도가 빠른 기록관리 환경에서 기록매체 유형관는 무관하게 한 기관이 연속적·거시적으로 중요기록을 선별할 수 있다.

-단점

1)실제 이용자 요구 반영 X : 다각적인 역사적 연구가 이루어질 수 없다.

2)중요하지 않다고 표명된 기능에 대한 정보가 완전히 손실된다.

5.실용적 수집전략기반의 수집방식

-수집형 기록관: 각각의 기관에서 수립한 수집정책에 따라 관련 기록을 수집한다. 그러나 수집정책이 체계적인 수집절차나 평가방식을 제시하지 못해서 제대로 된 선별이 이루어지지 않는다.

-이에 수집형 기록관의 특정 환경과 능력에 적합한 수집 평가방식이 개발될 필요가 있다,

-기록관이 필요로 하는 기록을 수집하자.

평가를 하기 위한 고려 계획

-기록관의 현재 목표와 자료에 대한 이해

-선별 대상에 대한 분석

-평가정책의 수립

평가지표

평가가 지니는 주관적인 요소와 비일관성을 줄이기 위해서 평가지표를 만든다.

'가치에 대한 평가지표'

-기록 평가에서 가장 기본이 되는 기준은 '가치'이다,

-가치: 각 객체가 지니는 중요성,효용성의 정도를 말하는 것으로

-기록의 가치평가: 기록의 중요성,효용성을 판단하는 것과 같다.

1.기록의 선별과 평가를 위해 분석되어야 하는 가치(쉘렌버그의 영향)

1)활용가치를 판단하는 것들;업무활용을 위한 활용가치

-행정적 가치(기록생산자가 진행한 일상적인 행정업무를 지원하기 위한 용도)+법적가치(법적의무를 기록정보화하고 법적 권리를 보호하기 위한 용도)+재정적 가치(재정상의 책임을 정립하기 위한 용도)

-업무상의 필요성, 법률 규정상의 요구사항, 지속적인 활용성도 반영해야 한다.

2)증거적 가치

-사회전반에 걸친 주요한 사안 및 권리에 대한 증거를 제공

-기록을 생산한 기관의 활동에 대한 역사적인 증거를 제공하는데 있어서의 유용성을 의미한다.

-기록의 내용보다는 생산의 과정과 연관된 가치

3)정보적 가치(연구적,참조적 가치)

-기록의 내용을 기반으로 한 유용함이나 중요성(이 기록이 어떤 내용을 담고 있는지)

-앞으로 그 기록이 연구적 자료로서의 유용한 가치를 가지는가를 판단할 수 있는 기준

-그 사안이 현재나 앞으로 얼마나 중요할 것인가를 예측하는 것

4)내재적 가치

-기록 하나하나의 물리적 특성 또는 연계성에서 비록되는 유용함이나 중요성을 가리킨다.

-내용과는 독립적으로 기록의 원형에 내재되어 있는 가치를 말한다.

-기록 아이템의 형태, 레이아웃, 재료로 인해 부여될 수 있다.

*기록 원형 그대로를 보존하도록 해야하는 이유

내재적 가치는 재생산을 하게 되면 진본여부를 따지기 매우 힘들어지기 때문이다. 원형을 유지해서 무결성을 확인해야 한다.

2.내용적 특성에 대한 평가지표(햄의 영향)

기록관리자는 기록이 지니는 정보의 유일성,진본성,무결성,완결성과 포괄성,유용성,맥락 관계,보존 및 관리 가능성 등과 같은 특성을 평가하여 보존여부를 결정한다.

3.출처에 대한 평가지표

-과거엔 가치나 내용적 특성에 대한 평가지표를 중시한 반면, 요즘엔 출처가 중요해지고 있는 추세다.

-출처는 기록의 중요성 및 기능이나 내용을 알려주는 중요한 매개체이다.

-기능적 출처를 기록평가의 지표로 사용한다. 효율성과 객관성이 있기 때문이다.

평가절차

-선별 대상의 결정

-우선순위&수집순위의 부여

-지표 내 기준에 따른 평가

재평가

-일정기간이 지나면 다시 기록을 평가하여 기록을 계속 보유할건지 처분할 건지 판단을 내려야 한다.

-대부분의 기록이 지닌 가치는 시대의 흐름에 따라 변화되고 퇴색하기 때문이다.

-기록을 제거하기 위한 수단이기보단, 기록관 목적에 적합한 보존가치를 지니는 기록을 계속해서 보유하고 이용하도록 하기위한 기록관리 방법이다.

-사전 평가를 보완하는 방법으로 간주된다.

-재평가의 역할

>기록의 보존관리 범위를 한정시키는 관리도구로서의 역할

>가치가 떨어진 기록을 잠재적 가치가 증가하고 있는 기록으로 대체되도록 안내하는 역할

>당대의 사회상을 재현할 수 있게 해주는 역할

-재평가 시 고려해야 하는 사항

>소장물의 질을 향상시키고 자원을 효율적으로 사용할 수 있도록

>기록관리자는 모든 기록물에 대해 보유여부를 정하는 게 인력 문제상 불가능하지만 노력해야 한다.

>디지털 기록에 대한 재평가 절차에 대한 인식과 관련 전문기술과 평가능력 갖추어야

>현 보유기록에 대한 재평가 결정 재검토&승인 필요

처분

-재평가 결정에 따른 정당한 활동

-기록을 기록관으로부터 제거하는 작업

-유형: 더 적합한 기관으로의 이관,매각,기증자에게로의 반환,폐기가 있다.

이 중 매각과 폐기를 구분해보면,

-매각: 자금면에서 기록관에게 이익을 가져옴. 공개적으로 실시해야 하며 윤리적,법적인 문제를 명확하게 파악해야 한다.

-폐기: 보존의 필요가 완전히 소멸되어, 기록 실체와 함께 기록을 통해 기억되어 온 정보를 완전히 제거하는 행위(이 때 유출되지 않게 주의해야 한다./원본폐기+매체본 폐기까지 포함)

-처분이 투명적·체계적으로 이루어지기 위해 고려해야 할 사항

>처분시점은 기록이 더 이상 보존되어야 할 필요가 없게된 시점이다.(이용의 여지가 조금이라도 있으면 폐기해서는 안된다.)

>기록정보에 대해 다양한 각도에서 보존가치를 판단하여, 명백하게 보존이 필요없는 대상만 골라 처분

>기록정보 소멸되는 사실상의 폐기가 초래되는 위험은 근원적으로 방지

ex:책임회피를 위한 고의적인 폐기 등

>기록의 보존 여부 결정짓는 처분심의 절차 반드시 준수해야 함.

(출처:기록전문가협회 페이스북)

  교육행정분야 기록관리가 어떻게 이루어지고 있는지. 근무 시 어떤 점이 힘들고 기록공동체로서 앞으로 어떻게 문제를 해결해나가는 것이 좋을지에 대해서 토론하는 토론회가 프란치스코 교육회관에 열려 참석했다. 발표자들은 총 네 분으로 모두 교육청에서 근무하시는 분들이었다. 나는 이 날 약속이 있어 발표자분들의 발표만 듣고 뒷부분의 토론회는 듣지 못해 조금 아쉬웠지만 그래도 발표내용을 정리하면서 기억을 되짚어보려고 한다.

   첫 번째 발표자는 경기도 교육청에서 근무하는 기록연구사 한철희 선생님이었다. 선생님께서는 교육행정분야에 있어서 기록관리는 여러 가지 문제가 있다고 하셨다. 우선, 많은 교육행정분야의 기록관리가 현재로서는 1인 혹은 2인 기록관 체제로 이루어져 있고 이 인원으로 다수의 학교를 포함한 기록관리 업무를 하려다보니 업무를 제대로 처리하기가 매우 어렵다는 점이 있었다. 특히 경기도 교육청의 경우 연구사 배치 비율이 38%로 절반에도 못미치지만 관리대상인 학교 수는 전국에서 가장 많아 기록물관리 업무환경이 상대적으로 열악하다고 강조하셨다. 게다가 교육지원청의 연구사는 기록물관리 업무 외에 정보공개, 정보공시, 교육통계, 문서배부, 행정정보공동이용, 민원 등 다양한 업무를 동시에 수행해야 하기 때문에 그 부담은 엄청나다고 하셨다. 두 번째로는, 행정실과 교무실로 이원화된 학교 조직의 특수한 상황이다. 서로에게 기록물관리에 관한 책임을 떠넘기고 책임자가 불분명한 경우가 많아 실제로 “행정실에서 주관하는 게 좋을 것 같다 그러나 업무분장은 학교장 고유 권한이니 정해 줄 수는 없다.”라고 애매모호하게 답변이 오는 경우가 많다는 것이다. 실로, 대부분 행정실의 교육공무직원분들이 기록물관리책임자로 지정된 경우가 많은데 이조차도 업무협조가 제대로 이루어지지 않아 학교 기록물관리가 어렵다고 하셨다.(국가기록원 학교기록물 관리지침이 제정될 때 학교기록물관리책임자가 행정실장이라고 권고하고는 있지만 권고일 뿐 강제할 수가 없는 실정..) 세 번째로는, 앞의 내용과 연결되는 맥락이긴 하지만 학교 내 선생님들의 협조가 이루어지지 않는다는 것이다. 회의록 등 비전자 문서를 시스템에 등록하지 않는 사례, 등록은 했으나 편철은 어떻게 해야하는지 몰라서 원본을 그냥 쌓아둔 사례, 단위과제선택을 제대로 하지 않고 해당 업무와 관련없는 단위과제에 단위과제카드를 만들어서 기록물을 등록하여 보존기간이 달라져 버린 사례, 이관은 했으나 목록이나 공문 없이 실물만 이관한 사례, 교실부족으로 서고가 없는 사례 등등 많은 학교에선 아직도 기록관리 업무에 대해 무관심한 태도를 보이고 있다. 네 번째로는 폐기에 관한 불분명한 기준과 인력부족으로 인한 업무 수행의 어려움이다. 또한 짧게는 6개월 길게는 2년 정도의 업무를 담당하다가 다른 부서나 학교로 발령나가는 일반교육행정직 공무원들의 특성상 기록물관리 업무의 연속성을 기대하기란 어렵다. 이와 같은 문제점에 대해서 선생님께선 1.시`도 교육청 및 교육지원청에 최소 1인 이상의 기록연구사 배치 2.시`도 교육청은 대체적으로 규모가 크고 관할 부서 및 기관이 많으므로 그에 맞게 기록연구사를 추가 배치할 것 3.장기적으로는 교육지원청도 팀 단위의 기록관이 구축될 수 있도록 할 것. 등을 해결방법으로 제시하셨다.

  두 번째 발표자는 강원도 교육청의 이규희 선생님이었다. 선생님께서도 한철희 선생님의 말씀에 동의하면서 몇 마디 덧붙이셨는데 그 내용을 살펴보면 다음과 같다.(이하 문제점 표기 시, 편의상 위의 내용과 연결해서 표시하겠다.) 다섯 번째로, 동일한 기록관임에도 불구하고 조직편제상 上-下급기관인 업무 권한문제이다. 분위기상 기본계획, 생산현황 등 교육지원청 기록관 담당자가 주도적으로 사업을 진행하기 어려운 분위기이고, 이 뿐만 아니라 교육지원청의 예산편성, 정원 배정, 인사 등에 관한 권한이 거의 없거나 미미하다는 것이다. 모든 업무가 본청 주도로 이루어지다 보니 교육지원청과 본청 간 실질적으로 느껴지는 권력의 차이는 상당하다고 하셨다. 여섯 번째로, 근무지 이동에 관련된 것이다. 실제로 거의 2년마다 근무지가 바뀌는 데 한번은 서초에서 하다가 지금은 강원도 와서 일을 하고 이렇다보니 제대로 정착할 수가 없고 기록물관리 또한 연속성이 없어져 여러모로 대책이 필요하다고 말씀하셨다. 나머지 내용은 위의 발표내용과 비슷한 맥락이다.

  세 번째 발표자는 광주광역시교육청의 권도균 선생님이셨다. 선생님께서는 이번 토론회에서 하고 싶은 말이 굉장히 많았지만 꼭 강조하고 싶은 것을 더 강조하기 위해서 몇 가지만 강조하신 것 같았다. 선생님께서도 앞의 두 분의 말씀에 동의하셨고 본인은 교육청과 교육지원청의 기관 평가 제도에 대한 문제점에 좀 더 초점을 맞추어 발표를 하셨다. 한마디로 기관 평가 제도의 본 의도는 좋으나, 그 평가제도가 현장의 상황을 전혀 고려하지 않은 채 단기간 성과주의로 이루어져 현장의 기관에서는 평가를 잘 받기 위한 기록관리 업무를 할 수 밖에 없다는 것이다. 따라서 선생님께서는 현재 평가 제도에 대하여 전면 재검토 할 것, 제대로 된 의견 수렴과 국가기록원-피평가 기관 간의 소통을 할 것 등을 자세하게 말씀하셨다.

 네 번째 발표자는 서울시 교육청의 임희연 선생님이셨다. 선생님께선 한 가지 아이디어에 대해 자세하게 말씀해주셨는데 바로 ‘교육청 지방기록물관리기관의 설치`운영’이다. 선생님께서는 기존에 혼자서 기록물 분류,이관,평가,폐기 등의 많은 업무를 해오던 것을 ‘교육청 지방기록물관리기관’이라는 한 기관에 모여서 근무함으로써 각자의 전문성도 키우고 각자 분담하여 업무를 수행하는 것이 어떨까하는 아이디어를 제시하셨다. 현재 기록물관리 전문요원 배치, 폐기를 위한 순환, 이관보류에 따른 부족한 서고 공간, 기록물관리 전문요원의 전문성 결여 등 여러 가지 문제가 쏟아져 나오는 상황에서 이 방법이 기관 내 기록물관리의 위상도 높아지고 여러 가지 장점을 함께 가져오지 않을까 생각하셨다고 했다.

 이렇게 총 네 분의 발표는 끝이 났고, 나는 집에 가면서 여러 가지 생각이 들었다. 사실 기록물관리법이 시행되면서 많은 기관에 기록연구사가 배치되고 공공기관의 기록물관리에 대한 관심도 상대적으로 증대되었지만 우리나라의 경우 매우 짧은 시간에 기록관리라는 분야가 개척된 것이라 여러 가지 시행착오가 있기 마련이다. 또한 외국과는 달리 학문분야에 대한 사회적 니즈가 반영되어 이론이 구축된 것이 아니라 법제정부터 이루어지고 그다음 단계로 사람들의 인식 개선을 하려고 하는 우리나라의 특수성이 있어 더 많은 시행착오가 있기 마련이다. 그 과정에서 나오는 여러 가지 잡음들이 오늘 발표에서 선생님들께서 말씀하셨던 게 아닐까 싶다. 그리고 오늘 토론회에 참석하신 분들이 굉장히 많아 놀랐는데 그만큼 기록공동체가 성장하고 있는 게 아닐까 싶은 생각에 뿌듯했다. 선생님들께서 말씀하셨던 여러 가지 해결방안이 실제로도 이어질 수 있도록 혹은 반영이라도 될 수 있도록 더욱 더 노력하는 기록공동체를 기대해본다.