1.기록과 기록관리

1.기록과 기록관리

 

Q.기록이란 무엇이며,누가 어떤 원칙에 따라서 관리하는가?

 

<Summary>

 기록이란, 인간이 개인 또는 조직 차원에서 활동을 수행하는 과정에서 생산하거나 입수한 데이터나 정보를 특정 매체에 고정시킨 것(ex:문서,영상 등등)이다. 인간은 기록을 통해서 기억의 시간적 한계를 넘어서서 훗날에도 정확하게 그 활동을 복원하고 참조하며 증거로 활용할 뿐만 아니라 투명하고 효율적인 업무수행을 담보할 수 있다.그것은 각각 고유한 내용,구조,맥락을 가지는 기록의 진본성,신뢰성,무결성,이용가능성이 유지되도록 기록을 관리함으로써 이루어진다. 기록관리는 효율적인 업무 수행과 좋은 거버넌스를 가능하게 해주는 도구이며,기록의 지식정보자원화를 촉진하는 사회적 기능을 가진다.

 

 오늘날 기록은 기록의 생애주기 개념과 기록연속체 개념, 그리고 출처의 원칙과 원질서 존중의 원칙을 기반으로 한 기록관리 이론과 제도를 통해서 관리되고 있다.기록관리직은 기록관리자, 보존기록관리자 등 몇 가지 유형으로 구분 가능하다. 기록관리직은 전문직으로서의 법적 지위와 함께 사회적 공인을 얻어야 한다. 기록관리직에게 기대되는 가장 중요한 덕목은 주어진 사회적 책무에 최선을 다하며 윤리강령을 준수하는 것이다.

 

(차례대로 한 줄씩 '기록'의 정의,필요성,구조와 성격,기능,원칙과 사이클을 말하고 마지막으로 전문직으로서의 기록관리직 유형과 윤리강력의 중요성을 강조했다.)

 

1.'기록'의 정의

인간이 개인또는 조직 차원에서 활동을 수행하는 과정에서 생산하거나 입수한 데이터나 정보를 특정 매체에 고정시킨 것(이 때,어떤 상황에서 기록이 쓰여졌는지(생산)가 중요! '시간'의 개념이 녹아져 있어야 함.)

 

 

2.'기록'의 구조

①내용(Contents)

기록의 생산자가 문자,숫자,이미지,소리 등을 사용해서 표현한 정보

②구조(Structure)

기록의 내용을 좀 더 이해하기 쉽게 해주는 포맷으로 내적구조와 외적구조로 나눌 수 있다.

내적구조는,기록의 내용이 표현되는 물리적 특성으로 서식,활자체와 크기,쪽과 문단나누기,인코딩과 파일포맷 등이 해당된다.

외적구조는,관련된 다른 기록과의 관계를 의미하는 것으로 본문과 첨부문서,링크된 기록 등이 해당된다.

③맥락(Context)

기록이 생산되고 활용되었던 환경과 정황으로 기록의 의미를 이해하는데 유용한 배경정보를 제공한다. '맥락'이 중요한 이유는 기록과 정보의 차이점이 여기서 난다는 것인데 서지정보에 초점이 맞춰있는 것이 아니라 그 서지정보(제목,생산자명,생산날짜 등)를 확인하고 식별하는데 필요한 정보(업무기능,활동의 성격,생산자의 생산목적 등)가 들어있다는 점이다.

 

3.'기록'의 유형

①어떤 매체에 고정되는가에 따라

종이기록,마이크로폼기록,시청각기록,전자기록,멀티미디어기록,박물 등

②생산주체에 따라

공공기록,민간기록

 

4.'기록'의 속성

기록관리는 기록의 생산~폐지~보존까지 모든 과정에서 이 속성들이 훼손되지 않고 유지되도록 보장하는 활동이다.

①진본성(Authenticity)

원래대로의 진짜의 모습.

기록이 위조되거나 훼손되지 않은.

주로 물리적특성

ex: ISO15489에서 진본기록이란, 원래 기록되어져야 하는 (내용,생산자,시간 등)이 정확히 기록되어 있는지 확인하기 위해 생산된 기록.

②신뢰성(Reliability)

기록이란게 믿을 수 있는 것이어야 한다는 것. 

기록 되있는 걸 다른 자료에 응용해도 상관없다. 왜냐면 정확한 거니까.

-듀란티 say-

"신뢰성은 기록형식의 완전성과 기록이 생산되는 과정에 대한 통제" 라고 했는데,

이 말은 즉 기록의 형태를 띠는 한, 물리적으로 내용적으로나 그 요소 하나하나가 완전해야 하고,

기록이 일상적인 업무과정에 있어서도 밀접한 연관이 있어 그 속에서 기록이 생산될 수 있도록 통제되어야 한다는 것이다."

③무결성(Integrity)

기록이 완전하고 변경되지 않은 상태.

진본성이랑 헷갈리수 있는데, 음...무결성은 처음 생산된 당시와 꼭 같아야 한다는 것은 아니고 기록의 핵심적인 성격이 변화하는지에 관한 것이다. 한마디로 상대적인 개념임.

ex:오래된 기록의 경우 잉크가 흐려지거나 종이 끝이 떨어져 나갈 수 있는데, 이 때 무결성을 잃었다고 하진 않지만 내용이 담긴 부분이 떨어져 나가거나 흐려질 경우 잃었다고 할 수도 있다.

④이용가능성(Usability)

원하는 기록이 어딨는지 검색이 가능하고 재현할 수 있으며,해석도 할 수 있는 상태.

이 속성은 디지털 환경의 도래와 밀접한 관련이 있다.

왜냐하면 이용가능성의 경우 기존의 기록이 응용된 여러 기록들을 연관지어 그 연계성을 유지하는 것도 포함하는데 디지털 환경의 경우 이 부분이 강조되기 때문이다. 

 

5.'기록'의 속성을 유지시키는 방법

①기록의 서식

②적절한 기록관리 프로세스

③메타데이터

잘 생각해보면 왜 그런지 알 수 있기에 부연 설명은 하지 않음.

 

6.기록의 가치

쉐퍼드와 여는 기록의 가치를 ▼와 같이 설명하였다.

(여기서, 기록의 가치란게 어려운게 아냐. 그냥 기록이 이런데 쓰인다는 거지)

①업무 활용성(Business use)

기록은 다른 업무를 하는 데 있어서 수많은 도움을 주고 업무 진행이 가능하게끔하는데 이 점이 기록에 있어서 가장 기본적인 가치이다.

②대내외 설명책임의무 지원(Support for external internal accoutability)

기록의 공공성과 투명성, 그리고 구성원의 알권리가 보장되는 건강한 민주사회에서 필수적인 요소로 작용한다. 그니까 기록으로 규칙이나 규율 이런게 딱 적혀있으면 싫어도 따라야 하잖아. 그런거.

③문화 활용성(cultural use)

예전에는 업무 활용성이랑 대내외 설명책임의무 지원 목적으로 기록이 주로 쓰였다면, 음 요즘엔 문화 활용성 측면으로도 쓰임.

기록이 보존되고 남겨져서 후에 다른 용도로(영화화 되거나,드라마화되거나 역사 기술을 위해 사료로 쓰이거나 교육자료 만들 때 쓰이거나 등)이용되는 걸 말함.

 

7.기록관리의 필요성=기록관리를 함으로써 얻을 수 있는 것들.

①후일의 활동과 의사결정에 유용하게 쓰임-업무 활용성과 관련

②기록에 대한 자유로운 접근이 보장되고 적극적인 정보서비스가 수행되어야만 민주시민의 권리를 지키고 지식을 풍성하게 할 수 있음. 이게 기록관리를 통해 가능해짐-설명책임의무와 관련

③'좋은 거버넌스'의 기준과 가치의 기반

(ex:리더의 정통성,참여경영,설명책임의무와 투명성,법치의 존중,표현의 자유 등)

④사회의 투명성과 책임성을 높으로써 신뢰사회의 실현을 가능케 함.

=>>즉, 기록관리는 기록의 보존과 전승을 위한 소극적 업무활동에서 멈춰있는 게 아니라,

사회 혁신의 강력한 수단이며 삶의 질 향상과 문화 발전에 빼놓을 수 없는 사회적 도구이다.

 

8.기록의 생애주기 개념

①생산(Creation)→②획득(Capture)→③이용(Use)→④처분(Disposal,Deaccessioning)의 과정을 거치고 기록은 그 기록이 가지는 가치와 효용성에 따라 그 수명이 결정된다. 그래서 대부분의 기록은 폐기되지만 어떤 기록은 그 가치와 효용성이 굉장히 높아 영구히 보존되기도 한다.

 

9.기록관리 모델

기록관리 모델에는 여러가지가 있는데 그 중 기록을 업무 활용성 정도에 따라서 분류한 게 가장 전형적인 모델이다.

①현용기록(Current records,active records)

현재 진행 중인 업무를 수행하는데 사용되는 기록.

해당 업무를 수행하는 부서에서 기록의 생산자가 관리하는 것이 경제적이고 합리적.

②준현용기록(Semi current records,semi active records)

현재 업무에서는 거의 사용되지 않지만 가끔 참조할 필요가 있어서 일정한 기간 동안 별도의 공간에 보관하는 기록.

주로 조직 내에서 기록관리 기능을 전담하는 기록관으로 이관되어

기록관리자가 이를 관리.

③비현용기록(Non current records,inactive records)

관련 업무가 완전히 종결되어 업무 활용성이 완전히 없어진 기록.

대부분은 폐기되지만, 일부 기록은 역사적`정보적`문화적 측면에서 지속적 가치가 있는 것으로 평가되어 오랫동안 보존해야 하는데 이런 기록은 '보존기록'이라고 한다. 보존기록은 보존기록관으로 이관되어 보존기록관리자의 책임 하에 영구 보존된다.

 *여기서, 영구보존 되는 기록이 언제나 동일한 조직으로부터 이관되는 건 아님.

경우에 따라서는 특정한 목적에 따라 의도적으로 수집되기도 함→이를 "수집기록"또는"매뉴스크립트"라고 하고 공간은 "수집기록관"또는"매뉴스크립트 보존소"라고 한다. 전문가는 "메뉴스크립트 큐레이터"라고 한다. 

 

10.기록연속체 개념

 기록연속체는 1990년대부터 전통적인 기록관리 모델에 대한 비판이 이어지면서 나오게 된 개념이다. 왜냐하면 이 시점부터 전자기록의 보편화가 이루어지면서 기록의 생애주기를 바라보는 시각이 바뀌었기 때문이다. 종이기록으로 대표되는 전통적 기록은 생산시점부터 내용,구조,맥락이 물리적 매체에 고정되는 '물리적 실체'인 것과 달리, 전자기록은 시간과 공간의 제한을 넘어선 가상의 '논리적 객체'로 존재한다. 이러한 특성으로 인해 전자기록은 현재 수행되는 업무를 위한 용도와 보존 목적으로 동시에 접근이 가능하므로 다차원적으로 매듭없이 관리될 필요가 있는 것이다.

 기록연속체 개념에 입각한 기록관리 모델에서는 기록관리를 기록의 연속적인 보관으로 인식하는 탈보관주의의 접근방식을 취하게 된다. 즉 기록의 생산단계(또는 생산 이전의 계획단계)부터 업무 활용을 거쳐 영구 보존에 이르기까지 기록이 실재하는 전체 범위에 걸쳐서 일관되고 통합적인 관리체계를 강조하는 것이다.

 

11.출처의 원칙과 원질서 존중의 원칙

 기록은 그 내용,구조,맥락이 훼손되지 않도록 통제되어야 하며(기록의 지적 통제), 또 필요할때 쉽게 찾아낼 수 있도록 유지되어야 한다.(기록의 물리적 통제)

 이러한 지적 통제와 물리적 통제를 위해서는 기록의 속성을 가장 잘 드러낼 수 있는 방법으로 조직화할 필요가 있다. 왜냐하면 정보 or 도서는 주제에 따라 관리하지만 기록의 경우 주제에 따라 관리할 경우 맥락을 잃어버리게 되기 때문이다. 그렇게 정립된 기본원칙은 다음과 같다.▼

①출처의 원칙(Principle of provenance)

기록의 출처가 같은 기록들을 함께 모으며 다른 출처의 기록과 서로 섞이지 않게 관리해야한다는 원칙

*그런데 오늘날 유연하고 수평적인 네트워크 환경+전자화 로 인해 기록은 더 이상 물리적 실체로 한정되지 않고 디지털의 가상적 존재로 확대되었다. 그래서 출처의 원칙은 '기능적 출처주의'의 개념으로 전환되었다.

 이는 출처를 해당 기록을 생산한 조직구조 자체보다는 행당 기록이 생산된 기능의 계통 또는 해당 기록을 생산,저장,보존하고 활용하도록 하는 시스템상의 각종 메타데이터로부터 포착하여 통제한다는 것이다. 

②원질서 존중의 원칙(Principle of original order)

기록을 정리할 때 기록을 생산하고 활용하던 당시에 기록을 분류하고 편철하였던 방식이나 순서를 존중하여 그대로 유지해야 한다는 원칙

*원질서 존중의 원칙 또한 물리적질서 뿐만 아니라 기록들 간의 논리적인 상호관계를 보존하는 개념으로 확장되었다.

 

12.전문직으로서 기록관리직의 유형

①기록관리자(Records manager)

그냥 업무하면서 기록을 생산하고 적절히 보관하고 더이상 현장에서 안쓰는 건 기록관으로 보내주도록 유도하고 관리하는 그런 역할. 소속 기관에서 생산하고 대부분 폐기될 방대한 양의 기록을 관리.

②보존기록관리자(Archivist)

장기보존할 가치가 있는 것으로 평가되어 보존기록관으로 이관된 상대적으로 적은 양의 기록을 관리./보존기록관에서 보존기록의 평가 및 선별,수집,정리,기술 업무를 수행하고 연구자를 비롯한 국민들이 이용할 수 있도록 서비스를 제공하는 것을 임무로 함.

③매뉴스크립트 큐레이터(Menuscripts curator)

수집기록관에서 수집기록의 평가,수집,정리,기술,보존,검색서비스 등 전반적인 기록관리를 담당.

④보존전문가(Conservator)

보존기록관에서 입수한 기록 중 훼손되었거나 소장하고 있는 기록 중 열화되어 기록에 담긴 정보가 훼손될 우력가 있는 기록을 더 이상 훼손되지 않도록 관리하고, 물리적`화학적 처리를 하는 사람.

 

13.기록관리직의 전문직화

 전문직이란 '특정한 문제를 대상으로, 어느 정도 추상적인 지식을 적용하는 배타적 직업군'이다▼

-특정한 문제 : 전문직 업무의 내용과 그 범위

-추상적 지식 : 필요한 지식이 상당한 훈련과정을 거쳐야만 습득할 수 있기에, 고등교육기관에서 양성할 필요가 있음을 의미

-배타적 : 해당 직업에 진입하기 위한 자격을 독점적이고 자율적으로 통제할 수 있는 권한을 가진다는 것.(독점성은 진입장벽을 세움으로써/자율성은 맡은 업무를 양심에 맡김으로써, 윤리강령의 형태도 있고)

 우리나라의 경우 1999년 『공공기관의 기록물 관리에 관한 법률』이 제정되었고, 2006뇬 아룰 전면 개정한  『공공기록물 관리에 관한 법률』이 공포됨으로서 공공기관의 '기록물관리 전문요원'배치 의무가 생겼다.

 우리나라 기록관리직의 특징은 여기서 생기는데, 바로 기록관리직에 대한 일반적 이해가 생기기도 전에 법적 지위가 확보되었다는 것이다. 그리고 기록관리자와 보존기록관리자의 양성과정이 분리되어 있지 않아서 동일한 교육훈련과정을 거쳐서 배출된다는 점이다.

 전문직의 전문직다움을 결정짓기 위해서는 사회적 책무를 다하고자 하는 의지와 이상적 지향에 대비해서 끊임없이 현재를 점검하는 깨어있는 자기성찰과 윤리의식이 요구된다.