은연중에

기록의 조직화(질서부여)

궁극적으로 이용자가 원하는 정보를 쉽고 정확하게 찾고, 정보가 담긴 자료의 형식과 내용을 이해할 수 있게 지원하기 위해서 '조직화'하는 것이다.(목적)

→기록은 '메타데이터'의 개념이 중요하다. 왜냐하면 '도서'의 경우 의도를 가지고 생산하기 때문에 '주제'가 뚜렷하지만 BUT '기록'은 주제가 없고 예측이 불가능하기 때문이다. 따라서 접근점인 메타데이터가 중요한거 ㅇㅇ.

=기록에는 활동의 내용과 흐름이 담긴다. 즉, 기록에 담긴 내용뿐만 아니라 기록을 생산하게끔 한 활동이나 업무의 흐름을 보여주고, 기록을 생산한 개인, 조직을 잘 이해할 수 있도록 해야함.

준현용기록의 조직화

기록분류체계

-조직이 수행하는 기능과 활도에 대한 분석결과가 담기게 된다. 그래서 업무분류표의 계층이 기록분류의 계층으로 전환되는 경우가 많다.

-쉘렌버그: 공공기록 분류와 관련하여 기관의 업무활동을=기능,활동,업무처리 3계층으로 분류함.

=F-A-T모형: 조직의 업무를 세 개로 계층화 한 것. ISO15489에도 반영됨.

기능(Function)은 기관이 설립목적을 달성하기 위해 수행하는 모든 직무를 크게 나눈 것

활동(Activity)는 기능을 세분화한 것

업무처리(Transaction)는 활동을 수행하기 위한 업무조치들

기록분류와 문헌분류의 차이점

-기록이란 개인,기관의 활동이나 기능, 일상적인 업무 과정에서 발생하고 축적된 것으로 의도된주제를 다루고 있지 않다. 하지만 문헌은(단행본) 미리 주제를 정하고 이에 따라 의도적으로 생산된다. 따라서 기록은 무엇에 관한 것인가(주제)보다는 왜 존재하는가(기록을 만들게 한 업무나 활동)에 근거하여 분류된다. 내용보다는 기록이 생산된 맥락을 기준으로 분류되는 것이다. (맥락의 핵심은 업무나 기능이 된다.) 문헌은 주제에 따라 분류된다.

ISO15489

-업무분석에 입각하여 기록분류체계 개발을 안내

-업무활동분석→업무반영→기록분류체계

-기능기반분류: 조직의 업무나 활동에 따라 기록을 분류하는 것. 기록이 조직,개인의 활동을 중거할 수 있도록 함.

-기능분류의 이점

1)조직구조에 기반한 분류에 비해 기능은 상대적으로 오래 지속되어 더욱 안정된 틀을 제공한다.

2)주관적인 주제 분류에 비해 생산 배경에 근거한 분류로 객관성과 고정성을 가진다.

-문헌분류=주제분류→주제분류체계,KDC,DDC

 기록분류=기능분류→기록분류체계,기록관리기준표

*기록분류체계의 개발 및 운용을 위해선 기록관리전문가가 업무분석전문가와 일선 업무담당자들의 협조를 받을 수 있는 메커니즘 구축해야 한다.(→분류체계 앞서 업무분석 우선)

기록분류체계의 역할

1) 이용자의 검색과 해석을 지원

2) 보존기간 설정과 통제를 지원  ex: 장관취임식 관련서류 보존기간 동일 적용

3) 공개 및 접근권한의 설정과 통제를 지원

4) 기록의 기능·활동별로 묶어줌으로써 기록의 선별·평가 돕는다. → 같은 기능·활동 단위로 묶인 기록은 같은 취급 받는다.(공개여부,접근권한 등)

※기록분류체계&업무분류체계 언뜻 비슷해 보일 수 있지만! 그러나, 근본적으로 목적이 다르기 때문에 다름/기록분류체계-효율적 기록관리와 활용;업무분류체계-업무관리의 효율화

우리나라의 기록분류체계

-2003년 이후 '공공기관의 기록물관리에 관한 법률'에 기반

-2005년엔 업무분류와 기록분류의 통합이 중요한 과제로 설정됨.

-업무분류체계는 정부기능연계모델(Business Reference Model,BRM)을 기준으로 함.

BRM: 정부가 수행하는 업무를 기능별로 분류한 체계(기능별 분류체계)+(목적별 분류체계;이건 로 중요하지 않음...)

-BRM에 근거한 새로운 기록분류체계: 정책분야+정책영역+대기능+중기능+소기능+단위과제의 업무기능+업무기능과 관련해 생산,관리되는 기록철 및 건을 서로 연계하고/목적중심의 과제분류체계가 단위과제 계층에서 만남.

*여기서 '연계'한다는 걸 잘 살펴보면,

행정기관 간 수평적 협력 및 행정업무의 연속성 확보기반이 마련되어 부처 기능 간 연계된 '이음새 없는'대국민 행정서비스 제공의 기반이 됨.

ex:행정정보시스템에는 온-나라 시스템,기록관리 시스템,국정관리 시스템이 있다. 이 시스템 모두에는 BRM이 적용되어 있다. 따라서 시스템 간에 서로 연계가 잘 되고 BRM을 '표준적인 정부기능분류시스템'이라고 볼 수 있는 것임.

*단위과제카드: 속성정보,유관정보,업무처리절차,지식정보가 기술되어 있다. 기록철의 메타데이터라고 할 수 있음.

*기록철(=단위과제철): 단위과제 카드별로 형성된다.(=폴더 검색시 이용)

*단위과제카드가 만들어져야 단위과제철이 有/단위과제철이 모여서 '단위과제'가 완성됨.

-2006년: 정부 BRM에 근거한 새로운 기록분류체계가 적용되기 시작함.

기록관리 메타데이터

1) 기록의 생애주기 동안 기록을 관리,검색,이용하는 데 필요한 기록에 관한 데이터

2) 기록의 맥락과 내용, 구조와 일정기간에 걸친 기록관리 이력을 기술한 데이터

-네 가지 기술영역=내용+구조+맥락+관리내력

*관리내력 기술이유: 관리하는 동안 의도적인 위조,변조,사고로 인한 변경이 없었다는 것을 증명해야 증거로서 가치를 유지하기 때문에

-수행해야 하는 기능(★★★)

1) 기록을 찾고 이해할 수 있도록 지원해야 한다.

2) 기록관리의 전 과정을 지원한다. 모든 업무를 지원할 수 있는 정보를 제공해야  함-투명성 제고

3) 기록의 진본성,무결성,신뢰성,이용가능성을 보장한다.(ISO15489가 제시한 기록의 품질요건)

-기록관리 메타데이터의 주요 영역과 그 관계=기록+행위주체+업무+법규+기록관리업무

*ISO23081-1&ISO23081-2를 국가표준으로 그대로 수용

국가기록원은 공공기관의 기록관리시스템에 필요한 메타데이터 요소 표준을 2007년에 정함. 2012년에 개정판 제정(기록생애주기 전반으로 적용범위 확장)

보존기록의 조직화

보존기록의 정리

-준현용기록은 '분류'라하고 보존기록은 '정리'(Archival arrangement)라고 하는 이유

정리란 보존기록을 출처의 원칙 등에 맞추어 기록을 계층별로 조직하는(분류)지적이고 물리적인 처리 과정을 말한다. 정리 과정에는 포장,라벨 부착,서가 배치 등 소장기록을 물리적으로 통제하기 위한 작업들이 포함된다는 점을 강조하기 위하여 정리란 단어를 사용하였다. 즉, 분류 작업뿐 아니라 보존에 필요한 부가적인 요소들도 포함하는 활동을 말하기 위해서 분류를 포함하는 단어인 정리를 선택하였다.

-왜 준현용기록에서 사용한 분류체계를 보존기록에서 그대로 따르지 못하는가?

준현용기록과 비현용기록은 출처의 원칙과 원질서의 원칙에 따라 분류된다. 하지만 이 원칙을 적용하는 데에는 약간의 차이가 발생한다. 준현용기록은 생산된 정보를 처음 상태에서 분류하지만, 비현용기록은 이미 한번 분류된 기록을 다시 정리해야 한다. 여러 기관에서 이관된 정보들은 큰 분류체계는 같겠지만 각 기과느부서마다 갖는 세부 분류체계가 제 각각일 것이다. 이런 기록들을 다루기 위해서는 범용적으로 적용 가능한 새로운 분류체계를 만들어야 한다. 즉, 이관된 기록들의 분류체계를 어느정도 유지하면서 분류해야 한다는 것이다.

또한, 이관되면서 보존되지 않는 기록이 속한 분류체계까지 반영할 필요가 없기 때문이다.

보존기록 조직화의(정리) 발전 모습

-분류작업뿐 아니라 포장,라벨 부착,서가 배치 등 소장기록을 물리적으로 통제하기 위한 작업들을 일컬었다.→전자기록물 시스템의 확산으로 물리적 통제의 의미가 약화되면서, 정리는 기록에 논리적 질서를 부여하는 과정 자체를 의미하게 됨.

두 원칙의 변화

-한 부처에서 생산한 기록은 함께 보존해야 한다는 '퐁 존중의 원칙'이 나오고 출처의 원칙으로 계승되었다. /이와 함께 생산기관이 수립한 원래의 분류 및 편철 구조를 유지해야 한다는 '원질서의 원칙' 등장.→출처가 조직의 '구조'와'위치'보다는 '기능'과'활동'과 관련된 개념으로 정리되었고 이는 기능분류체계 개발의 중요한 이론적 근거가 되었다. 그래서 보존기록 정리의 원칙은 '업무활동이나 기능 등의 생산맥락에 기초'한다고 정의됨..→현용,준현용 기록분류와 일맥상통

-출처의 원칙이나 원질서의 원칙이나 모두 기록의 증거가치를 보존하기 위한 것이다.

보존기록 정리체계의 역할

-정리의 결과로 형성되는 보존기록의 계층=기록군+기록하위군+기록시리즈+기록철+기록건 등

보존기록 정리하는 목적

1) 보존기록은 조직이나 개인의 활동의 증거로 재현될 수 있을 때 비로소 가치가 실현된다. 따라서 보존기록의 정리도 기록이 생산·활용되는 시점의 질서를 '논리적으로' 규명하는 걸 목표로 해야한다.

2) 기술의 단위를 정하는 기준이 된다. 문헌은 개별단위로 목록을 기술한다. 하지만 기록은 전체 기록군 속에서의 유기적이고 계층적인 관계를 고려하여 기술되어야 한다. 건단위나 철단위로만 기술하는 것이 아니라 시리즈, 군 중심으로 기술해야 한다.

3) 보존기록의 이해와 검색을 지원하는 작업이다. 기록은 전체 기록 덩어리 속에서 보아야만 그 의미를 파악할 수 있기 때문에, 맥락의 보존이란 측면에서 보존기록의 정리는 중요하다.

4) 검색 도구 개발뿐만 아니라 보존기록의 공개관리, 재평가, 처분 등의 업무에 활용할 수 있다.

보존기록의 정리와 관련한 유의할 점

1) 문헌분류와는 달리, 모든 보존기록에 보편적으로 적용할 수 있는 분류체계가 존재하지 않는다./보존기록을 위한 분류체계를 개발해야(기록을 계층화한다는 뜻) 함.

2) 각급 기관의 준현용 기록분류체계를 보존기록분류체계에 그대로 반영할 수 없다. 그래서 '계층화'를 통해 정리를 하고 그 맥락을 전달해주는 게 낫다.(시간이 흐르면서 준현용 기록분류체계도 변하고 조직도 변하니까)

3) 보존기록의 정리체계에 따라 기록의 물리적 위치가 결정되지는 않는다.(서가 위치하고는 관련이 X. 이용보다는 보존의 개념이 큼)

※기록조직화의 4대원칙(기록의 현용·준현용·비현용 상관없이 다 적용됨)

-출처의 원칙

-원질서의 원칙: 기록이 생산된 순서를 지켜줘서 맥락이 확인될 수 있도록

-계층적 관리의 원칙(=다계층 기술의 원칙)

"하나의 기록물을 이해하기 위해서는 다계층 기술을 참고해야한다."

일반적인 것에서부터 특수한 것을 기술해야 한다./기술되는 기록 계층에 적절한 정보만을 기술해야 한다./각 기술을 연결해야 한다./정보를 반복하여 기술하지 않아야 한다.

-집합적 기술의 원칙

기술의 단위는 '건'이 아니라 '철'이다.

나무보다 먼저 숲을 보여준다(쉘렌버그)

기록건보다 상위의 기록 집합체인 기록군,하위군,시리즈,하위 시리즈,철에 대한 기술을 개괄적으로 해줄 경우, 기록이 생산된 전후 맥락, 어떤 업무 및 어떤 조직과 관련된 기록인지를 파악할 수 있다./ 기록의 구조,맥락,내용,관리 이력이 포함되어야 한다.

보존기록의 기술(Archival description)

-보존기록 조직의 4대 원칙(출처의 원칙+원질서 보존의 원칙+집합적 기술의 원칙+다계층 기술의 원칙)

기술의 목적

-'기술'은 원래 비현용기록(=보존기록)을 대상으로 하는 행위임.이용이 끝난 상태니까.

따라서, 현용·준현용 단계에서의 메타데이터는 보존기록의 기술이 된다.

-이용자가 원하는 자료를 찾을 수 있도록 지원하는 도구라는 점에서 도서관의 목록과 그 기본 기능이 같다.

-다른점

1) 기록 기술은 도서관 목록에 비해 길다. 목록은 서지정보가 절제된 형식으로 요약,기술되어 있지만 기록 기술은 많은 항목들에 대해 서술적으로 작성된다. 이는 보존기록이나 준현용 기록이나 둘 다 내용,구조,맥락,관리 및 이용내역에 대한 정보가 중요하기 때문이다.

2) 기록은 서지적 관점에서 보면 정련된 구조를 갖추고 있지 않다. 도서의 경우 표제지와 같이 목록을 위한 정형화된 정보원을 내재하고 있지만, 기록에는 기술에 필요한 정보들을 추출할 수 있는 원천이 없는 경우가 많다. 기록은 업무 외의 이용이나 검색을 목적으로 생산되는 경우가 드물기 때문이다.

So,  보존기록 기술을 위한 표준

-국제적 차원의 기술 규칙(General International Standard on Archival Description: ISAD(G))

/다계층 기술의 원칙 강조. 26개의 기술요소를 제시함.

=식별영역+맥락영역+내용과 구조 영역+열람과 이용조건 영역(준현용에서는 생산에 초점 맞춤)+연관자료 영역+주기영역(기록이 안되지만 이해를 돕기 위해 추가적인 정보가 필요할 때)+기술통제영역(사서들만 봄)

-국가기록원에서 영구기록물 기술규칙

=식별(기술 단위를 식별하는데 필요한 필수정보)+배경+내용과 구조+접근과 이용환경+관련자료+추가설명+기술통제

-ISAD(G)의 목적

>일관성있고 적절하며 완결성 있는 기술의 생산

>기록에 대한 정보검색과 교환의 촉진

>전거데이터와의 원활한 연계

>여러 곳에 산재하는 기술을 하나의 정보시스템으로 통합하는것 지원

보존기록을 위한 검색도구

-보존기록을 정리하고 기술하는 목적은 결국, 효율적이고 유용한 검색도구를 만들기 위해서다.

-검색도구=수직 모형+수평모형

*수직모형: 컬렉션계층부터 각 계층까지 계층별로 기술하는 경우로 기본적인 검색도구이다.

맥락을 중시하는 출처기반 접근법

cf) 인벤토리: 기록 이용시 필요한 유사 정보 제공

*수평모형: 출처를 넘나들며 동일한 주제를 가진 기록들을 모아서 제시한다. 주제기반 접근법. (특정 주제 기록을 위한 가이드, 주제·이름 색인,목록이 있다.)

두번째 발표기제였던

'기록경영시스템 표준과 대학기록관에의 적용'

이 발표는 문헌정보학과 교수님인 한승희 교수님께서 하신 것이고 이 발표의 바탕은 우리학교 기록관리학전공 학생의 졸업논문이라고 한다.

 이 연구의 목적은 공공기관잉 '대학'에서 어떻게하면 효율적으로 기록관리를 할 수 있을지 방법을 모색하는 것이다. 왜냐면 실제로 기존 기록관리 표준인 ISO15489(Int`l Standard for Records Management)와 현장에서는 그 괴리가 커서 새로운 방법이 필요하다는 요구가 있기 때문이다. 기록도 이젠 마냥 '관리'의 대상이 아니라 '경영'의 대상이 되어버린 지금. 이러한 기록 패러다임의 변화에 맞게 방법을 모색하기 위해서 대학기록관의 현황을 분석하고 적용가능성을 모색하는 것이 이 논문의 주제이다.

 우선 '대학기록관'은 대학 내부에서 생산된 기록물을 관리하는 기관을 뜻한다. 대학기록관은 『공공기록물 관리에 관한 법률 시행령』이라는 법령에 근거하여 존재한다.

 사람들은 흔히 대학에도 왜 이런 기록관리가 필요하냐고 물음을 제기할 수 있는데 기록관리를 통해 대학의 다양한 활동을 입증할 수 있으므로 대학의 성공적인 경영을 증명하기 위한 요소로 필수적이다. 대학기록관에서 주로 다루는 기록물의 유형으로는 생산기록물(업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서`도면`대장`카드`시청각물`전자문서 등 모든 유형의 기록정보 자료)과 역사기록물(대학의 역사와 전통을 규명하기 위해 자체적으로 수집한 기록물)이 있다.

 이러한 기록물들을 효율적으로 관리하기 위해선 기록경영시스템(Management System for Records)이 필요하다. 그 표준으로 현재 ISO30301을 사용하고 있다. 우선 ISO경영시스템의 일반적인 모형은 PDCA모형과 Input-Output 모형으로 설명할 수 있다.

 이를 참고하고 기록경영시스템 모형을 살펴보면, ISO30301은 조직의 기록경영시스템을 구축하는데 필요한 최소한의 요건 7가지를 제시한다.

1.조직의 환경: 조직이 속한 환경과 조직의 위치,조직과 시장 간의 관계를 파악하고, 조직 내`외부의 환경을 이해

2.리더십: 조직의 미션과 비전을 정하고, 그에 맞는 정책을 결정하며, 결정된 정책을 전 조직원에게 알리고 공감대를 형

3.기획: 정책 기반 구체적 목적과 목표의 결정, 계획 수립

4.지원: 목적과 목표의 실행을 위한 자원(인적,물적)의 지원

5.운영: 수립한 절차에 따라 제시된 목표를 시행하는 과정

6.성과평가: 정책의 조율과 개선을 위해서 실시

7.개선 : 성과평가의 결과를 시스템에 반영하고, 변화하는 시장에 맞도록 조직을 지속적을 변화.

>>이렇게 ISO30301은 고객과 이해당사자로부터 받은 요구사항이 있으면, 조직의 환경파악-리더십을 통한 미션 설정-기획 수립-지원-운영을 통해 양질의 기록을 제공하고 다시 고객과 이해당사자들로부터  얻은 성과평과와 피드백을 통해 개선의 과정을 통해 발전하는 구조로 이루어진다.

 ISO30301은 新버전이다. 舊버전은 ISO15489인데 이 둘은 무엇이 다를까?

 이러한 이론적 기초를 바탕으로 이 연구에선 국`공립대학 53개교 및 대학기록협의회 가입 사립대학 21개교(총 74개교)에서 설문조사를 실시했다. 회수률은 77%(57개교)로 조사내용은 응답자 및 대학 기록관 일반 현황/대학 기록관리시스템 현황/기록경영시스템 표준에서 제시하고 있는 MSR구축 요건 관련 현황등이 있다.

 그 결과 다음과 같은 결과를 알 수 있었다.

1.조직의 환경: 내부와 외부로 크게 나누어 살펴봤는데 내부에서는 전체 조직 내 기록관리 담당 조직의 업무와 역할을 대다수(93%)가 명시하고 있지만 기록관리 업무에 필요한 자본,시간,인력,시스템 등은 충분하지 못한 것으로 나타났다.(약70%) 외부에서도 마찬가지로 기록관리 관련 법, 규정 등에 대해 잘 알고 있으나 업무를 위한 표준,지침 등은 갖추고 있지 않음(약 53%)을 알 수 있었다.

2.리더십: 기록관리에 대한 경영자의 의지자체가 낮은 걸로 나타났고(47%보통,31.6%불충분) 실무자의 권한과 책임에 대해선 명시하고 있지 않았다.

3.기획: 실무자들은 기록관리 관련 위험요소와 기회요인을 인지하고 있는 걸로 나타났으나(54.4%) 대응 조치 여부에 대해서는 미흡한 편으로 나타났다.(64.5%) 하지만 대다수가 기록관리에 관한 목표를 수립하고 있었고(56.1%) 목표의 주기적 갱신이나 목표달성을 위한 세부계획을 가지고 있는 걸로 나타난 걸로 보아(62.5%) 계속적인 노력이 이루어지고 있음을 알 수 있다.

4.지원: 기록관리 전문인력을 배치해야 한다는 것을 알고 있으나(91.4%) 실질적인 전문인력 배치가 제대로 이루어지지 않고 있음(47.4%)을 알 수 있었다. 또한 기술적 인프라 지원도 낮은 걸로 나타났다.(57.9%)

5.운영: 기록관리 부서를 위한 운영기준이나 지침은 마련되어있으나(54.4%) 기록관리 과정(등록~처분)자체가 체계적으로 이루어지고 있지 않았다.(60%)

6.성과평가: 기록관리 담당업무 혹은 부서가 내`외부적으로 정기적인 평가를 받고 있지만(66.7%) 기록관리 업무 평가만을 위한 절차나 규칙은 없었다.(93%)

7.개선: 평가 결과를 통한 개선인 이루어지고 있지 않았다.(인력부족이나 예산부족,시간부족 등의 문제를)

 설문조사 결과를 보면 전체적으로 법적 효력과 인식은 하고 있으나 실천이 안되는 경우가 많다는 것을 알 수 있다. 따라서 1.법적 효력을 의무화하고 2.실무에 맞는 적합한 표준을 만들고 3.조직 구성원의 인식을 좀더 제고하고 4.대학교 총장의 관심도 불러낼 수 있게 노력해야한다. 즉 아래 그림처럼 각 단계마다 노력을 제고시켜야 한다.