은연중에

Point만 간략히 정리함..

공공기록관리 기관

「공공기록물 관리에 관한 법률」(=공공기록관리법)에 근거한 기관

주제기록관리 기관

「공공기록물 관리에 관한 법률」(=공공기록관리법)이 일부 적용되는 기관

-대부분의 사립대학,민간기업,사회운동 단체,문화예술분야,종교단체 및 병원 등은 공공기록관리법에 적용받지 않는다./ 기록관리가 필요하지만 제대로 이루어지지않는 것이 현실..ㅜㅜ

→아직은 법과 정책의 사각지대에 놓여있음.

1.대학기록관

-모든 대학에 기록관이 설치되어야 하는 걸 권장.(by 공공기록관리법)

-업무내용

>대학에서 생산된 각종 기록을 대학 공동체의 공적 자산으로 삼아 생산,유지,처분,보존하여 잘 관리

>대학의 역사를 반영하고 있는 소중한 기록유산을 안전하게 보존

>업무수행과 연구,교육,홍보 등을 위해 다양한 정보적 활용을 보장

-우리나라의 경우 고려대의 경우 학교 內 박물관에서 이 기능을 하고 있고, 연세대의 경우 기록관이 따로 설치되어 있음.

2.기업기록관

-기업 기록물은 주로 경영성과물&주요 정보자원(조직의 업무 프로세스가 담긴)

-생산→조직의 지식자산→경영품질 결정

-기업의 기록관리는 지식관리와 관련 有

3.사회운동 관련 기념관

cf)민주화운동기념사업회: 일종의 매뉴스크립트 보존소(한국 민주화운동과 관련된 모든 형태의 사료가 관리,보존되어 있음)

-주로 수집형 기록관의 형태로 운영됨.

-대부분의 시민단체 기록들은 체계적으로 정리되지 못한 게 실정이다. 일상 아카이브는 아직 태동 상태임.

-일상 아카이브의 예시: '마을 아카이브'

>주민의 직접적인 참여를 전제(ex:마을 형성 관련 전설,전래설화이나 마을의 인물사와 관련된 기록, 부녀회,노인회,청장년회 활동기록과 구술 등등)

>왜 하는 거냐면, 점점 마을 공동체에 대한 관심 高, 사람들이 자신의 지역에 대해 애착을 갖게하는데 도움이 되기 때문이다.

>우리나라도 '파주시'에서 하고 있음.

3.종교기록관

4.문화예술기록관

cf)국립예술자료원-한국예술디지털아카이브 DA-Arts(Korea Digital Archives for the Arts), 삼성미술관 리움,한국영상자료원 등등

-(소장품에 따른) 유형: 예술관련 기관의 원본 기록들/시각예술에 준한 작품자료/참고,연구 및 교육목적을 위해 수집된 예술작품

5.병원기록관

※기타 등등 많지만 중요한 건! 기록물의 고유 속성을 반영한 기록관을 구축하는 것이 중요하다는 것이다!!

두번째 발표기제였던

'기록경영시스템 표준과 대학기록관에의 적용'

이 발표는 문헌정보학과 교수님인 한승희 교수님께서 하신 것이고 이 발표의 바탕은 우리학교 기록관리학전공 학생의 졸업논문이라고 한다.

 이 연구의 목적은 공공기관잉 '대학'에서 어떻게하면 효율적으로 기록관리를 할 수 있을지 방법을 모색하는 것이다. 왜냐면 실제로 기존 기록관리 표준인 ISO15489(Int`l Standard for Records Management)와 현장에서는 그 괴리가 커서 새로운 방법이 필요하다는 요구가 있기 때문이다. 기록도 이젠 마냥 '관리'의 대상이 아니라 '경영'의 대상이 되어버린 지금. 이러한 기록 패러다임의 변화에 맞게 방법을 모색하기 위해서 대학기록관의 현황을 분석하고 적용가능성을 모색하는 것이 이 논문의 주제이다.

 우선 '대학기록관'은 대학 내부에서 생산된 기록물을 관리하는 기관을 뜻한다. 대학기록관은 『공공기록물 관리에 관한 법률 시행령』이라는 법령에 근거하여 존재한다.

 사람들은 흔히 대학에도 왜 이런 기록관리가 필요하냐고 물음을 제기할 수 있는데 기록관리를 통해 대학의 다양한 활동을 입증할 수 있으므로 대학의 성공적인 경영을 증명하기 위한 요소로 필수적이다. 대학기록관에서 주로 다루는 기록물의 유형으로는 생산기록물(업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서`도면`대장`카드`시청각물`전자문서 등 모든 유형의 기록정보 자료)과 역사기록물(대학의 역사와 전통을 규명하기 위해 자체적으로 수집한 기록물)이 있다.

 이러한 기록물들을 효율적으로 관리하기 위해선 기록경영시스템(Management System for Records)이 필요하다. 그 표준으로 현재 ISO30301을 사용하고 있다. 우선 ISO경영시스템의 일반적인 모형은 PDCA모형과 Input-Output 모형으로 설명할 수 있다.

 이를 참고하고 기록경영시스템 모형을 살펴보면, ISO30301은 조직의 기록경영시스템을 구축하는데 필요한 최소한의 요건 7가지를 제시한다.

1.조직의 환경: 조직이 속한 환경과 조직의 위치,조직과 시장 간의 관계를 파악하고, 조직 내`외부의 환경을 이해

2.리더십: 조직의 미션과 비전을 정하고, 그에 맞는 정책을 결정하며, 결정된 정책을 전 조직원에게 알리고 공감대를 형

3.기획: 정책 기반 구체적 목적과 목표의 결정, 계획 수립

4.지원: 목적과 목표의 실행을 위한 자원(인적,물적)의 지원

5.운영: 수립한 절차에 따라 제시된 목표를 시행하는 과정

6.성과평가: 정책의 조율과 개선을 위해서 실시

7.개선 : 성과평가의 결과를 시스템에 반영하고, 변화하는 시장에 맞도록 조직을 지속적을 변화.

>>이렇게 ISO30301은 고객과 이해당사자로부터 받은 요구사항이 있으면, 조직의 환경파악-리더십을 통한 미션 설정-기획 수립-지원-운영을 통해 양질의 기록을 제공하고 다시 고객과 이해당사자들로부터  얻은 성과평과와 피드백을 통해 개선의 과정을 통해 발전하는 구조로 이루어진다.

 ISO30301은 新버전이다. 舊버전은 ISO15489인데 이 둘은 무엇이 다를까?

 이러한 이론적 기초를 바탕으로 이 연구에선 국`공립대학 53개교 및 대학기록협의회 가입 사립대학 21개교(총 74개교)에서 설문조사를 실시했다. 회수률은 77%(57개교)로 조사내용은 응답자 및 대학 기록관 일반 현황/대학 기록관리시스템 현황/기록경영시스템 표준에서 제시하고 있는 MSR구축 요건 관련 현황등이 있다.

 그 결과 다음과 같은 결과를 알 수 있었다.

1.조직의 환경: 내부와 외부로 크게 나누어 살펴봤는데 내부에서는 전체 조직 내 기록관리 담당 조직의 업무와 역할을 대다수(93%)가 명시하고 있지만 기록관리 업무에 필요한 자본,시간,인력,시스템 등은 충분하지 못한 것으로 나타났다.(약70%) 외부에서도 마찬가지로 기록관리 관련 법, 규정 등에 대해 잘 알고 있으나 업무를 위한 표준,지침 등은 갖추고 있지 않음(약 53%)을 알 수 있었다.

2.리더십: 기록관리에 대한 경영자의 의지자체가 낮은 걸로 나타났고(47%보통,31.6%불충분) 실무자의 권한과 책임에 대해선 명시하고 있지 않았다.

3.기획: 실무자들은 기록관리 관련 위험요소와 기회요인을 인지하고 있는 걸로 나타났으나(54.4%) 대응 조치 여부에 대해서는 미흡한 편으로 나타났다.(64.5%) 하지만 대다수가 기록관리에 관한 목표를 수립하고 있었고(56.1%) 목표의 주기적 갱신이나 목표달성을 위한 세부계획을 가지고 있는 걸로 나타난 걸로 보아(62.5%) 계속적인 노력이 이루어지고 있음을 알 수 있다.

4.지원: 기록관리 전문인력을 배치해야 한다는 것을 알고 있으나(91.4%) 실질적인 전문인력 배치가 제대로 이루어지지 않고 있음(47.4%)을 알 수 있었다. 또한 기술적 인프라 지원도 낮은 걸로 나타났다.(57.9%)

5.운영: 기록관리 부서를 위한 운영기준이나 지침은 마련되어있으나(54.4%) 기록관리 과정(등록~처분)자체가 체계적으로 이루어지고 있지 않았다.(60%)

6.성과평가: 기록관리 담당업무 혹은 부서가 내`외부적으로 정기적인 평가를 받고 있지만(66.7%) 기록관리 업무 평가만을 위한 절차나 규칙은 없었다.(93%)

7.개선: 평가 결과를 통한 개선인 이루어지고 있지 않았다.(인력부족이나 예산부족,시간부족 등의 문제를)

 설문조사 결과를 보면 전체적으로 법적 효력과 인식은 하고 있으나 실천이 안되는 경우가 많다는 것을 알 수 있다. 따라서 1.법적 효력을 의무화하고 2.실무에 맞는 적합한 표준을 만들고 3.조직 구성원의 인식을 좀더 제고하고 4.대학교 총장의 관심도 불러낼 수 있게 노력해야한다. 즉 아래 그림처럼 각 단계마다 노력을 제고시켜야 한다.