은연중에

Point만 간략히 정리함..

공공기록관리 기관

「공공기록물 관리에 관한 법률」(=공공기록관리법)에 근거한 기관

주제기록관리 기관

「공공기록물 관리에 관한 법률」(=공공기록관리법)이 일부 적용되는 기관

-대부분의 사립대학,민간기업,사회운동 단체,문화예술분야,종교단체 및 병원 등은 공공기록관리법에 적용받지 않는다./ 기록관리가 필요하지만 제대로 이루어지지않는 것이 현실..ㅜㅜ

→아직은 법과 정책의 사각지대에 놓여있음.

1.대학기록관

-모든 대학에 기록관이 설치되어야 하는 걸 권장.(by 공공기록관리법)

-업무내용

>대학에서 생산된 각종 기록을 대학 공동체의 공적 자산으로 삼아 생산,유지,처분,보존하여 잘 관리

>대학의 역사를 반영하고 있는 소중한 기록유산을 안전하게 보존

>업무수행과 연구,교육,홍보 등을 위해 다양한 정보적 활용을 보장

-우리나라의 경우 고려대의 경우 학교 內 박물관에서 이 기능을 하고 있고, 연세대의 경우 기록관이 따로 설치되어 있음.

2.기업기록관

-기업 기록물은 주로 경영성과물&주요 정보자원(조직의 업무 프로세스가 담긴)

-생산→조직의 지식자산→경영품질 결정

-기업의 기록관리는 지식관리와 관련 有

3.사회운동 관련 기념관

cf)민주화운동기념사업회: 일종의 매뉴스크립트 보존소(한국 민주화운동과 관련된 모든 형태의 사료가 관리,보존되어 있음)

-주로 수집형 기록관의 형태로 운영됨.

-대부분의 시민단체 기록들은 체계적으로 정리되지 못한 게 실정이다. 일상 아카이브는 아직 태동 상태임.

-일상 아카이브의 예시: '마을 아카이브'

>주민의 직접적인 참여를 전제(ex:마을 형성 관련 전설,전래설화이나 마을의 인물사와 관련된 기록, 부녀회,노인회,청장년회 활동기록과 구술 등등)

>왜 하는 거냐면, 점점 마을 공동체에 대한 관심 高, 사람들이 자신의 지역에 대해 애착을 갖게하는데 도움이 되기 때문이다.

>우리나라도 '파주시'에서 하고 있음.

3.종교기록관

4.문화예술기록관

cf)국립예술자료원-한국예술디지털아카이브 DA-Arts(Korea Digital Archives for the Arts), 삼성미술관 리움,한국영상자료원 등등

-(소장품에 따른) 유형: 예술관련 기관의 원본 기록들/시각예술에 준한 작품자료/참고,연구 및 교육목적을 위해 수집된 예술작품

5.병원기록관

※기타 등등 많지만 중요한 건! 기록물의 고유 속성을 반영한 기록관을 구축하는 것이 중요하다는 것이다!!

웹아카이빙의 필요성

웹은 휘발성,분산성,역동성 有-근본적인 한계가 있지만 그 내용은 가치가 있음.

→따라서, 웹의 정보적,문화적,증거적 가치 보존하고자 하는 거임.

ex)국가별 프로젝트명

호주-Pandora/영국-Ukwac/미국-Minerva/우리나라-Oasis(Online Archiving and Searching Internet Source);지금도 진행중이며 선택적 아카이빙임.

웹아카이빙의 유형(수집의 범주에 따라)

1. 선택적 아카이빙

-상대적으로 자원집중적(전체 도메인 아카이빙에 비해) & 비용이 多

-자동화 방식의 보조적 사용에도 불구하고

-일정단계의 수작업 방식 채택이 일반적

ex)우리나라의 Oasis

2. 전체 도메인 아카이빙

-광범위한 영역의 수집에 적합한 '자동하베스트 방식'을 채택

*자동하베스트 방식이란, 자동으로 아카이빙에 업댓하는 방식을 말한다.

ex)미국의 Internet Archive

웹아카이빙의 품질

수집된 정보자원이 원래 완결된 형태와 기능을 유지하고 있는지에 따라 결정된다. 

보존

광의의 의미 Preservation: 열화나 손상으로부터 자료를 보호하는 과정.(사전적인 보존)

협의의 의미 Conservation: 보수,보존처리. 화학적 물리적 조치를 하여 가급적 오랫동안 원래의 형태로 유지할 수 있도록 지록을 보수하거나 안정화시키는 작업. (사후적인 보존/실무현장에서 하는 업무활동임.)

→즉, 기록의 안전한 활용,유지,계승을 위해 필요한 제도적·물리적·기술적 제반 행위들을 통칭.

(ex:정책적 판단,시스템,작업 계획 등등)

디지털보존

-디지털매체의 보존은 원래부터 디지털이었거나(born digital) 후에 디지털화되어(being digital) 전자매체로 변환된 디지털 데이터의 단기·중기·장기 관리를 의미한다.(매체에 집중)

-디지털기록의 보존은 지속적으로 보존할 가치를 가진 디지털 기록들을 장기간 관리하여 이후의 이용을 보장하기 위한 모든 활동으로 장기보존과 지속적 가치가 핵심개념이다.(내용에 집중)(장기보존의 경우 디지털 기록을 위한 장기포맷들이 있는데 각각 장단점이 有/여러가지의 방법을 병행해야 한다. 현존하는 장기포맷 中 PDF/A가 가장 대표적임)

-태생적 불안정성은 보존의 측면에서 다양한 문제를 야기함.

보존과 관련된 디지털 매체의 특성과 문제점

-기록이 bit로 구성된다./ 기계의존성으로 접속을 위한 해석도구가 필요하다.

-기록이 저장될 때 매체로부터 독립적이다./ 기계의존성으로 손실 가능성이 있다.

-기록이 손쉽게 변경될 수 있다./ 지속적 완결성,신뢰성의 훼손 가능성이 있다.

-매체,소프트웨어는 태생적으로 불안정성이 있다./ 메시지가 비영구적이고 급격히 약화될 수 있다. 

-하드웨어 노후화가 빠르다./ 낡은 포맷은 접근성이 사라진다.

-독점 소프트웨어가 시장을 지배한다./ 선택권이 실종되고 사용이 강제된다.

-일반적 불안정성과 변화의 속도가 증가한다./ 무활동은 궁극적으로 손실로 귀결된다.(인쇄자원은 최대한 손을 대지 않으면 오랜 보존이 가능하지만, 디지털 자원의 경우 자주 업그레이드 하고 확인함으로써 손실을 막아야 한다.)

디지털 보존 기술의 종류

-아날로그 보존: 디지털자료를 종이로 출력하여 보존하거나 마이크로필름으로 제작하여 보존

-기술 보존: 원래의 기술 환경과 응용 소프트웨어를 보존하는 것. 구식이 된 필요 장비들을 모두 보관하는 것 ex)컴퓨터 박물관

-Refreshment(재생): 데이터를 똑같은 종류의 새 매체에 복사. ex)CD-RW→DVD-RW

-Migration(이주): 한 하드웨어, 소프트웨어 구성에서 또다른 구성으로 데이터를 복사하거나 변환한다. 데이터의 모양과 느낌;은 변하지만, 데이터의 본질적 특성은 보존된다. 데이터의 완전함을 보존하면서 정기적으로 데이터를 신세대 컴퓨터 기술로 이전가능하고 변하는 기술 속에서도 데이터를 검색,표시할 수 있다.→가장 보편적으로 사용 多

ex)한글→PDF 변환

-Emulation(동등): 소프트,하드웨어는 설계가 다른 특정한 컴퓨터 종류의 본질적 특성들과 성능을 재생산하기 위해 사용된다. 개별기록 유형보다는 특정 컴퓨터세대에서 생산된 모든 기록이 적용될 때 적합함. →어렵고 비용이 비용도 많이 듦.

ex)OS가 다른 체제에서 변환하는 거..뭐..윈도우에서 다른 체제로 변환 하는..!

-Encapsulation(캡슐화): 메타데이터를 디지털객체와 함께 하나로 묶거나 디지털객체 사이에 포함시킨다. 메타데이터는 기록을 지적으로 이해가능하게 하고, 미래에 기술적으로 접근할 수 있게 함. 하지만 디지털기록을 보존하는 기능은 못하므로 다른 보존기술이 함께 필요함.

*이런 기술적인 해법들이(▲) 모두 실패할 경우: '디지털 고고학'이 도움이 될 수 있음.

(디지털 고고학이란 새로운 학문 분야로, 손상된 매체나 구식이 된 하드웨어와 소프트웨어 환경에서 나온 내용들이 새로 복구하는 걸 전문적으로 연구하는 학문영역이다.)

보존 메타데이터: OAIS 참조모형(Open Archival Information System)

-디지털 정보의 장기 보존을 지원하는 국제 디지털 보존 표준으로 -수용된다.

-디지털아카이브를 위한 개념적 구조 틀

-주체

 정보를 생산,보급하는 생산자/ 정보를 접근,활용하는 이용자/ 정보를 보존,관리하는 관리자로 구성된다.

-정보패키지: OAIS에서 정보는 정보객체를 기반으로 하는 정보패키지 형태로 존재한다.

=내용정보+내용정보의 보존을 돕는 보존기술정보(Description;보존기술메타데이터로 볼 수 有, 왜냐면 앞으로 정보기술이 어떻게 발전할지 모르니까)+이 두가지 정보의 검색에 필요한 패키지 정보(패키지에 대한 기술정보)

-정보패키지를 정보가 놓여진 상황에 따라서 구분하면(내용이 달라진 건 X/상태가 다른 거)

=제출정보패키지(생산자-SIP;Submission Information Package)

 보존정보패키지(관리자-AIP;Archival Information Package)

 배포정보패키지(이용자-DIP;Dissemination Information Package)

-기능

1. 입수: 생산자로부터 SIP를 받아들여 아카이브 내부에서 저장,관리를 위하여 그 내용을 준비하는 서비스 및 기능

2. 아카이브 저장: AIP의 저장,유지,검색을 위한 서비스 및 기능(색인)-이용되기 전까지 보존

3. 데이터 관리: 보존한 정보를 확인하고 문서화하는 기술정보와 아카이브를 운영하는 데 필요한 행정정보를 유지하고 접근할 수 있게 하는 서비스 및 기능-검색단계 지원

4. 운영: 아카이브 시스템 전반의 운영을 위한 서비스 및 기능(운영지침)-행정적인 관리 기능

5. 보존계획: OAIS의 환경을 감독하고 이용자들이 정보를 장기간 접근할 수 있도록 보장하는 권고안 제안;노화되더라도 이용할 수 있게

6. 접근: 이용자가 정보의 존재, 기술, 입수 가능성을 확인하고 정보 산출물을 요청하고 입수할 수 있도록 지원하는 서비스 및 기능

→보존 기록시스템을 구축할 땐 반드시 이 6가지 기능 충족해야 한다.

디지털 보존 프로젝트 사례: 웹 아카이빙

-웹의 정보적,문화적,증거적 가치를 보존하고자 하는 노력

-유형: 선택적 아카이빙(주제별 웹 자원)+복합적 아카이빙+전체 도메인 아카이빙(단일 국가 전체 도메인을 대상으로)

-수집 대상의 범위 설정은 수집의 방법과 결합하여 더욱 다양한 수집 형태로 나타난다. 전체도메인 아카이빙이 광범위한 영역의 수집에 적합한 자동 하베스트 방식을 채택/ 선택적 아카이빙은 자동화 방식의 보조적 사용에도 불구하고 일정 단계의 수작업 장식 채택이 일반적/ 선택적 아카이빙이 자원집중적이면서 비용이 많이 든다.

전자기록생산 시스템=업무시스템

-조직 구성이 일상적 업무를 수행하고 그 업무로부터 기록을 생산하는 데 사용하는 모든 시스템.

-ICA: 업무시스템에서 생산된 기록물을 획득하기 위한 세가지 방안 제안

1. 업무시스템에 기록관리 기능을 탑재

2. 업무시스템이 조직이 채택한 전자기록관리 시스템과 연동되도록 설계하는 것

3. 업무시스템에서 생산한 기록과 관련 메타데이터를 기록관리시스템으로 직접 이관하는 기능을 업무시스템에 탑재

-장점: 하나의 업무시스템에서 생성된 기록이 타 업무시스템에서 생성된 기록과 집합적으로 관리될 수 있다. 현행 업무시스템에 가장 적은 변화만으로도 구현 가능함.

-단점: 동일한 기록이 업무시스템과 기록관리 시스템에 중복 축적된다. 기록을 시스템 간에 물리적으로 입수,이관하는 자체가 위험성과 불완전성을 내포함. 만약 두 시스템 간의 인터페이스를 지속적으로 제공하지 못할 경우, 이용자들은 현용정보를 위해서는 업무시스템을 탐색하고 준현용,비현용 정보를 위해서는 전자기록관리 시스템을 탐색해야 한다는 걸 인지해야 한다.

-고려할 점: 업무활동 폭의 다양성과 기록의 형태의 다양성을 파악하여 지속적인 유지가능성을 감안하여 하나를 선택한다.

전자기록관리 시스템

-전자기록을 관리,보존,활용,처분하는 기능을 지원하는 컴퓨터 애플리케이션.

-전자기록의 관리에 중점을 둔 시스템을 ERMS: 종이기록을 전자기록에 연계하여 관리하는 하이브리드 기능을 갖추고 있어야 한다. 국가기록원이 개발.

(RMS중 하나였는데 요즘엔 전자기록이 多 그 구분이 모호함)

-전자기록관리 시스템의 기본요건: 기관별 특성과 무관하게 기본적으로 갖춰야 할 요건

1. 기록관리 대상 객체를 모두 포괄할 수 있어야 한다.

전자기록관리 시스템을 하이브리드 기록관리가 가능해야 한다. 비전자 기록을 보관하는 기관이든 전자기록을 보관하는 기관이든 기록정보를 컴퓨터 시스템에 저장하고 관리해야 한다.

2. 기록관리 프로세스를 실행할 수 있도록 지원해야 한다.

전자기록 객체를 생애주기 단계별로 처리하는데 필요한 기능을 구현하여야 한다. 획득,등록,분류,저장,접근,추적,처분의 기록관리 과정을 효과적으로 처리하기 위한 기능을 갖추어야 한다.

-전자기록관리 시스템의 품질요건

1. 신뢰성,무결성,준수,포괄성,체계성을 갖추어야 한다,

2. 전자기록관리 시스템은 현행업무,규제환경,조직이 속한 공동체의 기대치에서 비롯되는 모든 요구사항을 준수하도록 관리되어야 한다.

3. 조직이나 부서의 모든 업무활동 범주에서 발생하는기록을 관리할 수 있어야 한다.

-표준기록관리 시스템(제3판 기록관리론  p.340참고)

-전자기록과 비전자 기록 보존의 기능을 모두 갖고 있다. 하이브리드 전자기록관리 시스템

-정부기능분류체계(BRM)시스템은 기록관리시스템과 연계되어 기록분류체계로 참조된다.

-표준기록관리 시스템의 기능 구성

=기록관현황+기록물인수(획득)+기록물보존(저장)+기록물평가(분류,처분)+기록물이관(획득,등록,처분)+기준관리+접근,감사추적(추적)+검색,활용(접근)+시스템관리+공개관리(접근)

-효과

1. 공적행위의 철저한 기록관리가 가능

2. 업무관리와 기록관리가 연속성을 가지고 통합&관리될 수 있다.

3. 기술이 변화되어도 기록의 장기적 활용이 가능해진다.

4. 다양한 시스템과의 연계로 기록 활용의 극대화를 이룰 수 있게 된다.

전자기록보존 시스템

-보존기록관리기관에서(대통령 기록관, 국가기록원) 수행하는 전자기록의 장기보존 업무를 지원하는 시스템이다.

-국가기록원의 CAMS+대통령기록관의 PAMS: 둘 다 OAIS 참조모형의 준수를(Open Archival Information System Reference Model) 목표로 삼고 있다.

-넘겨받은 보존기록을 등록,재분류,저장,추적,처분 등 관리과정을 연속적으로 수행함.

국가기록원 중앙영구기록관리시스템(CAMS)

-기록의 수집,분류,평가,정리,기술,보존,공개,열람,활용,통계 기능을 통해 전자기록 관리체계를 구축하고 표준화하여 기록관리의 안전성과 효율성을 극대화하기 위한 시스템

-NEO: 우리나라 공공기록의 장기보존포맷 명칭, 파일의 확장자. CAMS로 이관되는 전자기록들은 NEO구조로 변환된 상태로 넘어온다.

*생성과정: 전자기록생산(메타데이터와 본문파일)→문서보존포맷 변환(문서원본포맷-문서보존포맷+메타데이터)→장기보존포맷 변환(XML문서포맷으로, 메타데이터와 문서가 합쳐짐)

대통령기록관리 시스템

-대통령기록을 관리하는 전자기록관리 시스템=대통령비서실의 기록관리시스템(P-RMS)

+대통령기록관의 대통령기록관리시스템(PAMS)

=P-RMS는 주요 인수 대상기록은 E지원 시스템에서 생산된 기록들.

*e지원시스템: 청와대 보고의 진행과정을 문서관리카드에 남기도록 고안된 것.

*전자기록관리시스템과 전자기록보존시스템의 차이점

전자기록관리시스템은 공공기관이나 기록관에서 생산된 전자기록물들을 다루고, 전자기록보존시스템은 보존기록관리기관에서 수행하는 전자기록을 대상으로 한다.

관리,보존,활용,처분하는 기능을 지원하는 시스템이고, 장기보존 업무를 지원하는 시스템이다. 전자기록관리시스템의 목적은 공적행위의 철저한 기록관리와 다양한 시스템과의 연계로 기록 활용의 극대화를 이룰 수 있게 하는 것이고, 전자기록보존시스템은 대통령 기록관, 국가기록원이 수행하는 전자기록을 장기보존하는데에 더 큰 목적을 두고 있다.

전자기록보존시스템 중 CAMS의 경우 이관되는 전자기록들은 장기포맷인 NEO구조로 변환되어야 한다.

전자기록과 디지털기록

-전자기록: 전자전도체에 담겨 있어 인간이 인식하려면 기기를 사용해야 하는 아날로그 기록이나 디지털 기록

-디지털기록: 이진수 값 등 분명한 수치값을 이용하여 부호화한 내용과 형식을 취하는 기록. 컴퓨터 시스템에서 저장하고 조작할 수 있도록 획득하여 고정한 기록으로, 인간의 육안으로 확인하려면 그 시스템을 사용해야 하는 기록

-공통점: 인간의 육안으로 인식하기 위해서는 전자기기를 이용해야 한다.

-차이점: 디지털 기록은 0과1의 디지털 신호열로 구성되어 수정과 복제가 용이하다.

→그니까, 디지털기록⊂전자기록

→ex:카세트테이프에 담긴 음성기록은 전자기록O 디지털기록X

→디지털기록은 전자형태로 생산된 기록(born digital)과 종이 등 아날로그 형태로 생산되었다가 이미지 스캔 등의 방식으로 디지털화된 기록을 모두 포함한다.(being digital)

→디지털기록은 다수의 진본사본이 존재하지만 디지털화 기록은 아날로그 원본을 대체하기 위해서가 아닌 열람과 활용에 있어서의 시간과 공간의 제약을 받는 아날로그 원본에 대한 접근성을 확대하기 위해 제작되는 것이다. 따라서 아날로그 원본을 보존 대상으로 간주해야 한다.

*원본-처음 만들어진 거/진본-내용이 같은 거

전자기록과 종이기록

-전자기록은 종이기록과 동일한 요소로 구성된다.

=매체(내용을 물리적으로 전달)+서식(내용의 의미를 전달하는 표현규칙)+사람(행위하는 주체)+행위(상황을 생산,유지,수정,삭제하는 수단으로 기록을 만들어 내는 의도적 실천)+맥락(행위가 발생하는 법적이고 행정적인 틀)+기록의 결합관계(각 기록을 동일한 행위,관련된 다른 기록과 결합하는 관계)+내용(기록이 전달하고자 하는 메시지)

→즉, 종이기록과 전자기록 모두 출처의 원칙, 진본성의 유지와 같은 기본적인 기록관리 원칙이 유효하다.

-공통점: 서식,기록도구,서사매체,저장매체,내용으로 구성되어 있다.

-차이점:

1.각 구성요소의 표현방식이 다르다. 종이기록은 내용과 서식으로 구성되지만, 전자기록은 내용과 내용을 표현하기 위한 디지털 신호열, 서식과 서식을 표현하기 위한 디지털 신호열이 합쳐져야 완성된다.

2.(1번과 비슷)디지털 신호열은 육안으로 식별할 수 없어 전자기록을 육안으로 확인하기 위해서는 문자 코드와 뷰어,뷰어를 구동할 수 있는 운영체제와 하드웨어가 필요하다.

3.종이기록은 서식과 내용을 분리할 수 없지만, 전자기록은 서식과 내용 두가지 구성요소의 하위 구성요소로 존재하는 디지털 구성요소 모두가 각각 쉽게 분리할 수 있는 상태로 존재한다.

4.종이기록에서 중심 개념인 원본성이 전자기록에서는 정립되지 않는다. 모니터와 같이 열람 기기를 꺼버리는 순간, 전통적 개념의 원본이 사라지기 때문이다. 그래서 진본사본을 원본에 가장 근접한 형태로 간주하게 된다.

※진본사본

종이기록에서 중심개념인 원본성은 전자기록에서 적용되기 힘들다. 전자기록은 사본이 용이하게 발생할 수 있어 원본과 사본을 구분하기 힘들기 때문이다. 그래서 원본에 가장 근접한 형태의 기록을 중요 개념으로 인정하고 이를 '진본사본'이라 하게 되었다. 훼손된 바 없는 상태인 진본성을 중시한 사본이다.

→따라서, 진본사본 中 권위있는 사본을 분리,관리하는 기능 OR 진본과 동일함을 확인하여 인증한 진본사본을 열람용 사본으로 제공하는 기능은 중요하다.

(종이기록과 비교했을 때)전자기록의 특징

1.사본 생산이 용이하다.

2.전자기록은 노트북, 이동식 메모리와 같은 여러 스토리지에 저장되는데 이 때, 휘발성 위험이 있다.

3.서버 다운이나 디스켓 깨짐과 같이 기계적 측면의 영향을 받아 불안정성이 있다.

4.육안으로 식별할 수 없어 문자코드와 뷰어, 운영체제, 하드웨어가 필요하다.

5.서식과 내용이 분리되어있다.

6.별도의 소프트웨워와 시스템이 필요하다.

→이런 이유로 원본보다는 진본사본이 중요하다.(진본성 중요)

전자기록의 관리문제

1.전통적 매체에서는 다른 구성요소와 기록의 내용이 서로 고착되어 있으나, 전자기록에서는 이들이 분리되기 쉬워서 맥락 속에서 전자기록을 관리하기 어려워졌다.

2.생산에서 보존까지 특정한 하드웨어, 소프트웨워에 전적으로 의존하기 때문에, 기술의 급속한 노화와 호환성 결여, 매체의 짧은 수명 등의 문제로 해결해야 한다. (부가적인 환경에 대한 의존도가 높다..)

3.전자기록은 이메일,데이터베이스 등 다양한 애플리케이션으로 작성되어 같은 활동으로 생겨난 기록일지라도 다른 곳에 분산 저장되는 하이브리드적 성경을 갖고 있다. (결합관계를 유지하기 위한 근본적인 정책, 기술 프레임워크를 수립해야 함)

4.고의나 부주의로 인해 쉽게 변조되거나 삭제될 위험성이 있어 생산부터 기록관리 과정 전반에 걸쳐 기록의 무결성을 보장하기 위한 조치를 수립해야 한다.

5.손쉽게 수정하고 사본을 생산할 수 있는 편이성으로 인해 버전관리뿐만 아니라 진본사본을 관리할 필요가 발생하였다.

전자기록의 품질요건

-진본성,신뢰성,무결성,이용가능성을 갖춘 상태로 전자기록을 유지해야 함.

-진본기록은 확인을 위해서는 진본성이 보장되어야한다. 기록의 '생산주체'와'생산시점'이 기록이 표방하는 바 그대로의 기록인지 확인해야 한다. 이는 신뢰성과도 연관됨.

-신뢰성: 기록이 관련을 갖는 활동에 대한 정확한 표현물로서 믿을 수 있는지에 관한 것이다.

*기록의 신뢰성 판정하는 구체적인 기준 세가지

1.업무활동에 대한 직접적인 지식을 가진 개인, 즉 그 기록과 관련된 업무활동의 담당자가 생산하였는지 확인해야

2.업무처리 위해서 일상적으로 사용하는 도구에 의해서 생산되었는지(ex:전자문서시스템)

3.그 기록과 관련된 업무활동이 수행된 바로 그 시점이나 그 직후에 생산된 기록이어야

-무결성: 기록이 허가 받지 않은 접근,추가,삭제로부터 보호받을 수 있어야 진본상태를 유지할 수 있다. 신뢰성을 갖는 진본기록이 오랜 시간에 걸친 관리과정이 지나서도 여전히 원래 모습 그대로 완전하고 변경하지 않은 상태를 유지할 때, '무결한 기록'으로 볼 수 있다.

-이용가능성: 전자기록은 종이기록보다 기술과 매체에 의존도가 높다. 이용가능성 유지하기 까다롭다. 이용가능하도록 존재하는 기록에 지속적인 관리가 이루어져야 한다.

전자기록 관리과정

획득→등록→분류→저장→접근→추적→처분

-획득

전자기록의 생산과 동시에 포착하여 시스템으로 거두어들이는 과정.(전자환경에서의 기록은 휘발성/동적/논리적 형태이기 때문에 시스템으로 관리해야) 모든 기록을 포괄하는 포괄성이 중요하다. 기록의 포맷,특성과 상관없이 모두 포함해야 한다.→인간의 개입 필요X자동적으로 획득하면 OK(원칙임)=전자기록은 보통 획득과 등록이 연결선상에서 이루어짐.

-등록

기록이 생산되고 획득되었단 사실을 증거하는 것이다.

Declare.'기록이 시스템에 획득되었음을 선언'

네가지 원칙이 있는데,

1.등록 시, 메타데이터를 기록하고 고유식별자(참조코드)를 부여하여 기록을 계층구조 속으로 포함시켜야 한다.

2.참조코드, 등록일시, 표제, 생산자의 4가지 메타데이터 요소는 필수 입력해야 함.(기록의 속성 유지해주는 가장 중요한 정보들임..필수적이라는 거지 이거로는 솔직히 부족함..)

3.등록한 내용은 일반적으로 변경할 수 없으며, 변경할 경우 변경한 내역과 맥락에 대한 정보를 기록화하여 감사증적으로 남겨야 한다.(진본성을 위해서/감사증적:누가,언제,어떤 근거인지와 같은 어떤 허가사항에 따라 기록에 접근하거나 추가,부가,삭제를 실시하였는지를 기록하여 남긴 것) 

4.등록과정을 최대한 자동화하여 설계할 수 있다.

-분류

기록관리자는 일관성 있는 기준에 따라 기록을 조직화하고 지적 질서를 부여해야 한다. 기록관리를 위한 '틀'(업무활동에 기반한 분류체계)이 있어야 하고, (보존기간, 공개여부, 접근권한) 기록관리 과정을 지원해야 하고, 어휘통제를 사용하여 표제작성과 기술을 지원해야 한다.

-저장

저장을 위한 네가지 원칙

다른 모든 기록관리 기능을 수행하는 동안 지속적으로 수행하는 기능임.

1.이용가능성,신뢰성,진본성,보존성을 보장할 수 있는 매체에 저장해야 한다.

2.허가받지 않은 접근, 재난으로부터 기록을 보호해야 한다.

3.변환을 위한 사전 정책,지침이 필요하다.

4.기록손실 방지 위해 백업과 복원기능을 갖추어야 한다.

5.필수기록을 보호,복제하기 위한 별도의 대책을 마련해야 한다.(ex: 정말 중요한 건 인쇄본 만들어서 비밀공간에 보관하기도 함)

-접근: 정보를 탐색,활용,검색하는 권리나 수단

접근을 통제하여 기록과 그 속의 정보를 보호하는 측면

이용자가 기록에 접근할 기회를 최대한 제공하여 기록의 이용을 촉진하는 측면

두 가치 측면에 대한 원칙이 있는데,

하나는 접근을 효과적을 통제하기 위해 기록과 개인 모두에게 접근 조건을 부여해야 한다는 것이다. 그리고 누가 어떤 환경에서 기록에 접근하도록 허가할 지에 관한 공식적인 지침이 있어야 한다. /다른 하나는 효과적인 검색을 위해 힘써야 한다는 것이다.

-추적: 기록의 이동과 사용에 관한 정보를 생산하고 획득하며 유지하는 것

전자기록의 무결성 유지를 위한 수단

추적을 가증하게 하는 메커니즘 '감사증적' : 변경된 내역을 저장함으로써 그로 인해 일련의 사건을 올바른 순서로 재구성할 수 있게 하는 정보. 활동의 흔적을 남겨 그 흔적으로부터 역추적할 수 있도록 하는 정보/ 모든 기록 개체를 대상으로 하지 말고, 추적할 필요가 있는 정보를 정해두어야 한다.

-처분: 보존일정에 따라 기록의 보존기간을 연장하거나 파기,이관하는 과정

기록연구사가 독단적으로 하지 X. 일정한 지침에 따른다.

원칙으로는,

처분지침을 체계적으로 적용할 수 있어야 한다는 것/기록을 이전할 때 호환성을 고려해야 한다는것/ 승인을 받은 경우에만 파기해야 한다는 것/처분활동과 관련된 정보를 기록하여 관리해야 한다는 것.

기록정보 서비스

-이용자의 요구에 맞게 이용자와 기록을 연결시키는 행위(광의)

-기록에 대한 접근이 허가되었을 경우, 기록 이용자에게 제공되는 서비스&시설 포괄적으로 지칭

-이용자가 찾고자 하는 기록에 접근할 수 있다록 하는 서비스와 시설뿐만 아니라 잠재적 이용자에게 기록관과 소장기록을 알리는 활동 전반을 의미(기록물은 그 자체, 본질로만 평가되는 것이 아니라 다른 요소들로도 평가요소가 되기 때문에 시설도 하나의 서비스가 됨)

*기록관의 잠재적 이용자(Potential user)에 대해 관심가져야한다. 왜냐하면 '기록관'에 대한 관심이 높지 않기 때문에 Potential user가 Actual user로 만드는 게 중요하다.

기록정보 서비스의 과정

1)등록&확인: 기록의 보안 유지&기록관 이용규칙이랑 법적 사항 이용자에게 알리기 위한 절차

2)오리엔테이션: 기록관리자가 기록관 전반에 대해 소개

3)초기면담: 주로 질의형성/ 기록관리자는 이용자의 정보 요구 파악하는데 주력/ 경청 중요(이용자가 요구하는 것엔 큰 용기가 뒤따르기 때문에)

4)지속적 상호작용: 형성된 질의와 검색전략을 정련하는 과정

5)마무리 면담: 주로 만족도를 물어봄

*관리적 측면은 1,2/지적 측면은 3,4,5(지적측면에서 '질문협상'이 이루어진다;질의형성-해답제시-정련 의 과정 만족할 때까지 무한반복)

기록정보 서비스의 유형

1)검색 및 열람서비스

-이용자가 원하는 기록을 찾을 수 있게 하는 ,

검색도구의 제공(소장기록 목록,전거파일,시소러스,색인,인벤토리: 시리즈 단위 검색도구)

+검색 서비스(이용자 유형별 서비스,통합 검색,전담 창구)

+실제 기록을 열람할 수 있게 하는 서비스(온·오프라인 열람,대출,복사)

-수직형 검색도구가 일반적이지만 요즘 수평적 검색도구도 사용함.

2)부가가치 서비스(일반인들이 '기록'에 대해 접근하기 어렵기 때문에 점점 중요해 지고 있다.)

-기록의 가공,해석 작업등을 통해 각종 콘텐츠 및 전시물을 제공하는 서비스, 기록관의 잠재적 이용자들이 기록을 쉽게 이용할 수 있도록 다가가는 서비스

-전시: 가치 있는 소장기록의 홍보, 기록관 업무와 기록에 대한 정보제고 ㅇ또는 역사적 사실에 대한 교육 및 관람객들의 관심 환기가 목적(온·오프라인 상설전시, 주제와 유형별 특별전시)

+기록 콘텐츠 개발: 기록의 활용에 초점을 맞춘 기록정보서비스가 강조되면서 잠재적 이용자들이 기록의 내용에 쉽게 접근하고 이해할 수 있도록 기록을 재구성하고 관련정보를 부가하여 디지털 형태로 제공(이용자 유형별,주제별 맞춤형 콘텐츠,교육용 콘텐츠)

+이용자 교육: 이용자 요구에 맞는 프로그램을 개발하고 이를 수행한 후 평가하는 작업(세미나, 교육프로그램)

ex: 내부이용자에게는 기록관에 필요한 정보와 요청하는 업무 수행하는데 필요로 하는 정보를 요구하는 법 같은 걸 교육해야 하고/외부 커뮤니티에게는 유형에 따라 소규모강좌나 세미나 형식으로 적절히 대상에 따라 이용자 교육을 해야 한다는 것이다.

+연구지원(연구조사 서비스, 법률지원 서비스)

수직적 검색수단에서 수평적 검색수단으로 바뀜

3)활용촉진 서비스

-기록관에 대한 낮은 인지도를 개선하기 위해서 일반 대중의 관심과 요구에 부합하는 다양한 문화행사와 견학제공, 적극적인 홍보 활동을 전개해야 한다.(이용자 대상별 견학, 책자 발간, 매체홍보:견학,홍보,행사 등,기록 공동체 운영:자봉,서포터지,백일장과 세계기록의 날 같은 이벤트 등)

기록정보 서비스 이용자 연구

-기록관 이용자 유형=직업적 이용자+비직업적 이용자

*직업적 이용자

어떤 이득을 얻기 위해 기록관을 이용(모기관의 직원,전문직:변호사,엔지니어,도시계획,영화제작자,학자,학생,교사 등)

*비직업적 이용자

취미로 역사적 자료 및 행사에 관심을 가지고 사료를 수집하는 사람들(족보학자 등)

이용자 세분화 기법

경영의 마케팅 기법 中 하나로 이를 '기록'의 영역에 적용한 것이다. 기록관 이용자 유형을 구분하여 맞춤형으로 기록을 제공하자는 거.

기록정보 서비스의 평가

-기록정보 개선을 위해 필요함.

-기록 이용의 현황을 파악, 역사적 기록을 보존하는 기록관의 가치를 확인 할 수 있음.

-푸의 기록정보 서비스 품질 평가=서비스의 품질+가치

*품질측정: 기록관의 이용을 나타내는 양적인 데이터 수집

*가치는 품질에 비해 측정하기가 어렵다. 기록 이용을 통해 발생되는 영향이나 효과를 측정할 때 직접적·간접적 이용 모두 평가해야 한다.

정보공개심의회를 설치,운영)-공개여부 결정의 통지(공개일지, 공개장소를 명시해 통지. 공개결정날로부터 10일 이내에 공개되도록/ 비공개에는 사용과 불복방법을 명시하여 통지)-불복구제 절차(30일 이내 이의 신청 가능)

기록정보 서비스 관련 법: 정보공개 제도: 정보공개법

-공공기관에서 수행하는 업무와 예산 집행에 대하여 국민들이 알 수 있도록 공공기관이 보유 관리하는 정보를 공개하는 것,

-국민들의 알권리를 보장함으로써 더 많은 정보를 바탕으로 국정 운영에 참여할 수 있도록 함.

-청구에 의한 정보공개 절차: 정보공개 청구서 작성-공개여부의 결정(10일이내에 결정, 정보공개심의회를 설치,운영)-공개여부 결정의 통지(공개일지, 공개장소를 명시해 통지. 공개결정날로부터 10일 이내에 공개되도록/ 비공개에는 사용과 불복방법을 명시하여 통지)-불복구제 절차(30일 이내 이의 신청 가능)

기록의 조직화(질서부여)

궁극적으로 이용자가 원하는 정보를 쉽고 정확하게 찾고, 정보가 담긴 자료의 형식과 내용을 이해할 수 있게 지원하기 위해서 '조직화'하는 것이다.(목적)

→기록은 '메타데이터'의 개념이 중요하다. 왜냐하면 '도서'의 경우 의도를 가지고 생산하기 때문에 '주제'가 뚜렷하지만 BUT '기록'은 주제가 없고 예측이 불가능하기 때문이다. 따라서 접근점인 메타데이터가 중요한거 ㅇㅇ.

=기록에는 활동의 내용과 흐름이 담긴다. 즉, 기록에 담긴 내용뿐만 아니라 기록을 생산하게끔 한 활동이나 업무의 흐름을 보여주고, 기록을 생산한 개인, 조직을 잘 이해할 수 있도록 해야함.

준현용기록의 조직화

기록분류체계

-조직이 수행하는 기능과 활도에 대한 분석결과가 담기게 된다. 그래서 업무분류표의 계층이 기록분류의 계층으로 전환되는 경우가 많다.

-쉘렌버그: 공공기록 분류와 관련하여 기관의 업무활동을=기능,활동,업무처리 3계층으로 분류함.

=F-A-T모형: 조직의 업무를 세 개로 계층화 한 것. ISO15489에도 반영됨.

기능(Function)은 기관이 설립목적을 달성하기 위해 수행하는 모든 직무를 크게 나눈 것

활동(Activity)는 기능을 세분화한 것

업무처리(Transaction)는 활동을 수행하기 위한 업무조치들

기록분류와 문헌분류의 차이점

-기록이란 개인,기관의 활동이나 기능, 일상적인 업무 과정에서 발생하고 축적된 것으로 의도된주제를 다루고 있지 않다. 하지만 문헌은(단행본) 미리 주제를 정하고 이에 따라 의도적으로 생산된다. 따라서 기록은 무엇에 관한 것인가(주제)보다는 왜 존재하는가(기록을 만들게 한 업무나 활동)에 근거하여 분류된다. 내용보다는 기록이 생산된 맥락을 기준으로 분류되는 것이다. (맥락의 핵심은 업무나 기능이 된다.) 문헌은 주제에 따라 분류된다.

ISO15489

-업무분석에 입각하여 기록분류체계 개발을 안내

-업무활동분석→업무반영→기록분류체계

-기능기반분류: 조직의 업무나 활동에 따라 기록을 분류하는 것. 기록이 조직,개인의 활동을 중거할 수 있도록 함.

-기능분류의 이점

1)조직구조에 기반한 분류에 비해 기능은 상대적으로 오래 지속되어 더욱 안정된 틀을 제공한다.

2)주관적인 주제 분류에 비해 생산 배경에 근거한 분류로 객관성과 고정성을 가진다.

-문헌분류=주제분류→주제분류체계,KDC,DDC

 기록분류=기능분류→기록분류체계,기록관리기준표

*기록분류체계의 개발 및 운용을 위해선 기록관리전문가가 업무분석전문가와 일선 업무담당자들의 협조를 받을 수 있는 메커니즘 구축해야 한다.(→분류체계 앞서 업무분석 우선)

기록분류체계의 역할

1) 이용자의 검색과 해석을 지원

2) 보존기간 설정과 통제를 지원  ex: 장관취임식 관련서류 보존기간 동일 적용

3) 공개 및 접근권한의 설정과 통제를 지원

4) 기록의 기능·활동별로 묶어줌으로써 기록의 선별·평가 돕는다. → 같은 기능·활동 단위로 묶인 기록은 같은 취급 받는다.(공개여부,접근권한 등)

※기록분류체계&업무분류체계 언뜻 비슷해 보일 수 있지만! 그러나, 근본적으로 목적이 다르기 때문에 다름/기록분류체계-효율적 기록관리와 활용;업무분류체계-업무관리의 효율화

우리나라의 기록분류체계

-2003년 이후 '공공기관의 기록물관리에 관한 법률'에 기반

-2005년엔 업무분류와 기록분류의 통합이 중요한 과제로 설정됨.

-업무분류체계는 정부기능연계모델(Business Reference Model,BRM)을 기준으로 함.

BRM: 정부가 수행하는 업무를 기능별로 분류한 체계(기능별 분류체계)+(목적별 분류체계;이건 로 중요하지 않음...)

-BRM에 근거한 새로운 기록분류체계: 정책분야+정책영역+대기능+중기능+소기능+단위과제의 업무기능+업무기능과 관련해 생산,관리되는 기록철 및 건을 서로 연계하고/목적중심의 과제분류체계가 단위과제 계층에서 만남.

*여기서 '연계'한다는 걸 잘 살펴보면,

행정기관 간 수평적 협력 및 행정업무의 연속성 확보기반이 마련되어 부처 기능 간 연계된 '이음새 없는'대국민 행정서비스 제공의 기반이 됨.

ex:행정정보시스템에는 온-나라 시스템,기록관리 시스템,국정관리 시스템이 있다. 이 시스템 모두에는 BRM이 적용되어 있다. 따라서 시스템 간에 서로 연계가 잘 되고 BRM을 '표준적인 정부기능분류시스템'이라고 볼 수 있는 것임.

*단위과제카드: 속성정보,유관정보,업무처리절차,지식정보가 기술되어 있다. 기록철의 메타데이터라고 할 수 있음.

*기록철(=단위과제철): 단위과제 카드별로 형성된다.(=폴더 검색시 이용)

*단위과제카드가 만들어져야 단위과제철이 有/단위과제철이 모여서 '단위과제'가 완성됨.

-2006년: 정부 BRM에 근거한 새로운 기록분류체계가 적용되기 시작함.

기록관리 메타데이터

1) 기록의 생애주기 동안 기록을 관리,검색,이용하는 데 필요한 기록에 관한 데이터

2) 기록의 맥락과 내용, 구조와 일정기간에 걸친 기록관리 이력을 기술한 데이터

-네 가지 기술영역=내용+구조+맥락+관리내력

*관리내력 기술이유: 관리하는 동안 의도적인 위조,변조,사고로 인한 변경이 없었다는 것을 증명해야 증거로서 가치를 유지하기 때문에

-수행해야 하는 기능(★★★)

1) 기록을 찾고 이해할 수 있도록 지원해야 한다.

2) 기록관리의 전 과정을 지원한다. 모든 업무를 지원할 수 있는 정보를 제공해야  함-투명성 제고

3) 기록의 진본성,무결성,신뢰성,이용가능성을 보장한다.(ISO15489가 제시한 기록의 품질요건)

-기록관리 메타데이터의 주요 영역과 그 관계=기록+행위주체+업무+법규+기록관리업무

*ISO23081-1&ISO23081-2를 국가표준으로 그대로 수용

국가기록원은 공공기관의 기록관리시스템에 필요한 메타데이터 요소 표준을 2007년에 정함. 2012년에 개정판 제정(기록생애주기 전반으로 적용범위 확장)

보존기록의 조직화

보존기록의 정리

-준현용기록은 '분류'라하고 보존기록은 '정리'(Archival arrangement)라고 하는 이유

정리란 보존기록을 출처의 원칙 등에 맞추어 기록을 계층별로 조직하는(분류)지적이고 물리적인 처리 과정을 말한다. 정리 과정에는 포장,라벨 부착,서가 배치 등 소장기록을 물리적으로 통제하기 위한 작업들이 포함된다는 점을 강조하기 위하여 정리란 단어를 사용하였다. 즉, 분류 작업뿐 아니라 보존에 필요한 부가적인 요소들도 포함하는 활동을 말하기 위해서 분류를 포함하는 단어인 정리를 선택하였다.

-왜 준현용기록에서 사용한 분류체계를 보존기록에서 그대로 따르지 못하는가?

준현용기록과 비현용기록은 출처의 원칙과 원질서의 원칙에 따라 분류된다. 하지만 이 원칙을 적용하는 데에는 약간의 차이가 발생한다. 준현용기록은 생산된 정보를 처음 상태에서 분류하지만, 비현용기록은 이미 한번 분류된 기록을 다시 정리해야 한다. 여러 기관에서 이관된 정보들은 큰 분류체계는 같겠지만 각 기과느부서마다 갖는 세부 분류체계가 제 각각일 것이다. 이런 기록들을 다루기 위해서는 범용적으로 적용 가능한 새로운 분류체계를 만들어야 한다. 즉, 이관된 기록들의 분류체계를 어느정도 유지하면서 분류해야 한다는 것이다.

또한, 이관되면서 보존되지 않는 기록이 속한 분류체계까지 반영할 필요가 없기 때문이다.

보존기록 조직화의(정리) 발전 모습

-분류작업뿐 아니라 포장,라벨 부착,서가 배치 등 소장기록을 물리적으로 통제하기 위한 작업들을 일컬었다.→전자기록물 시스템의 확산으로 물리적 통제의 의미가 약화되면서, 정리는 기록에 논리적 질서를 부여하는 과정 자체를 의미하게 됨.

두 원칙의 변화

-한 부처에서 생산한 기록은 함께 보존해야 한다는 '퐁 존중의 원칙'이 나오고 출처의 원칙으로 계승되었다. /이와 함께 생산기관이 수립한 원래의 분류 및 편철 구조를 유지해야 한다는 '원질서의 원칙' 등장.→출처가 조직의 '구조'와'위치'보다는 '기능'과'활동'과 관련된 개념으로 정리되었고 이는 기능분류체계 개발의 중요한 이론적 근거가 되었다. 그래서 보존기록 정리의 원칙은 '업무활동이나 기능 등의 생산맥락에 기초'한다고 정의됨..→현용,준현용 기록분류와 일맥상통

-출처의 원칙이나 원질서의 원칙이나 모두 기록의 증거가치를 보존하기 위한 것이다.

보존기록 정리체계의 역할

-정리의 결과로 형성되는 보존기록의 계층=기록군+기록하위군+기록시리즈+기록철+기록건 등

보존기록 정리하는 목적

1) 보존기록은 조직이나 개인의 활동의 증거로 재현될 수 있을 때 비로소 가치가 실현된다. 따라서 보존기록의 정리도 기록이 생산·활용되는 시점의 질서를 '논리적으로' 규명하는 걸 목표로 해야한다.

2) 기술의 단위를 정하는 기준이 된다. 문헌은 개별단위로 목록을 기술한다. 하지만 기록은 전체 기록군 속에서의 유기적이고 계층적인 관계를 고려하여 기술되어야 한다. 건단위나 철단위로만 기술하는 것이 아니라 시리즈, 군 중심으로 기술해야 한다.

3) 보존기록의 이해와 검색을 지원하는 작업이다. 기록은 전체 기록 덩어리 속에서 보아야만 그 의미를 파악할 수 있기 때문에, 맥락의 보존이란 측면에서 보존기록의 정리는 중요하다.

4) 검색 도구 개발뿐만 아니라 보존기록의 공개관리, 재평가, 처분 등의 업무에 활용할 수 있다.

보존기록의 정리와 관련한 유의할 점

1) 문헌분류와는 달리, 모든 보존기록에 보편적으로 적용할 수 있는 분류체계가 존재하지 않는다./보존기록을 위한 분류체계를 개발해야(기록을 계층화한다는 뜻) 함.

2) 각급 기관의 준현용 기록분류체계를 보존기록분류체계에 그대로 반영할 수 없다. 그래서 '계층화'를 통해 정리를 하고 그 맥락을 전달해주는 게 낫다.(시간이 흐르면서 준현용 기록분류체계도 변하고 조직도 변하니까)

3) 보존기록의 정리체계에 따라 기록의 물리적 위치가 결정되지는 않는다.(서가 위치하고는 관련이 X. 이용보다는 보존의 개념이 큼)

※기록조직화의 4대원칙(기록의 현용·준현용·비현용 상관없이 다 적용됨)

-출처의 원칙

-원질서의 원칙: 기록이 생산된 순서를 지켜줘서 맥락이 확인될 수 있도록

-계층적 관리의 원칙(=다계층 기술의 원칙)

"하나의 기록물을 이해하기 위해서는 다계층 기술을 참고해야한다."

일반적인 것에서부터 특수한 것을 기술해야 한다./기술되는 기록 계층에 적절한 정보만을 기술해야 한다./각 기술을 연결해야 한다./정보를 반복하여 기술하지 않아야 한다.

-집합적 기술의 원칙

기술의 단위는 '건'이 아니라 '철'이다.

나무보다 먼저 숲을 보여준다(쉘렌버그)

기록건보다 상위의 기록 집합체인 기록군,하위군,시리즈,하위 시리즈,철에 대한 기술을 개괄적으로 해줄 경우, 기록이 생산된 전후 맥락, 어떤 업무 및 어떤 조직과 관련된 기록인지를 파악할 수 있다./ 기록의 구조,맥락,내용,관리 이력이 포함되어야 한다.

보존기록의 기술(Archival description)

-보존기록 조직의 4대 원칙(출처의 원칙+원질서 보존의 원칙+집합적 기술의 원칙+다계층 기술의 원칙)

기술의 목적

-'기술'은 원래 비현용기록(=보존기록)을 대상으로 하는 행위임.이용이 끝난 상태니까.

따라서, 현용·준현용 단계에서의 메타데이터는 보존기록의 기술이 된다.

-이용자가 원하는 자료를 찾을 수 있도록 지원하는 도구라는 점에서 도서관의 목록과 그 기본 기능이 같다.

-다른점

1) 기록 기술은 도서관 목록에 비해 길다. 목록은 서지정보가 절제된 형식으로 요약,기술되어 있지만 기록 기술은 많은 항목들에 대해 서술적으로 작성된다. 이는 보존기록이나 준현용 기록이나 둘 다 내용,구조,맥락,관리 및 이용내역에 대한 정보가 중요하기 때문이다.

2) 기록은 서지적 관점에서 보면 정련된 구조를 갖추고 있지 않다. 도서의 경우 표제지와 같이 목록을 위한 정형화된 정보원을 내재하고 있지만, 기록에는 기술에 필요한 정보들을 추출할 수 있는 원천이 없는 경우가 많다. 기록은 업무 외의 이용이나 검색을 목적으로 생산되는 경우가 드물기 때문이다.

So,  보존기록 기술을 위한 표준

-국제적 차원의 기술 규칙(General International Standard on Archival Description: ISAD(G))

/다계층 기술의 원칙 강조. 26개의 기술요소를 제시함.

=식별영역+맥락영역+내용과 구조 영역+열람과 이용조건 영역(준현용에서는 생산에 초점 맞춤)+연관자료 영역+주기영역(기록이 안되지만 이해를 돕기 위해 추가적인 정보가 필요할 때)+기술통제영역(사서들만 봄)

-국가기록원에서 영구기록물 기술규칙

=식별(기술 단위를 식별하는데 필요한 필수정보)+배경+내용과 구조+접근과 이용환경+관련자료+추가설명+기술통제

-ISAD(G)의 목적

>일관성있고 적절하며 완결성 있는 기술의 생산

>기록에 대한 정보검색과 교환의 촉진

>전거데이터와의 원활한 연계

>여러 곳에 산재하는 기술을 하나의 정보시스템으로 통합하는것 지원

보존기록을 위한 검색도구

-보존기록을 정리하고 기술하는 목적은 결국, 효율적이고 유용한 검색도구를 만들기 위해서다.

-검색도구=수직 모형+수평모형

*수직모형: 컬렉션계층부터 각 계층까지 계층별로 기술하는 경우로 기본적인 검색도구이다.

맥락을 중시하는 출처기반 접근법

cf) 인벤토리: 기록 이용시 필요한 유사 정보 제공

*수평모형: 출처를 넘나들며 동일한 주제를 가진 기록들을 모아서 제시한다. 주제기반 접근법. (특정 주제 기록을 위한 가이드, 주제·이름 색인,목록이 있다.)

모든 기록은 보존하는 게 불가능해지고&중복적이고 단기적인 불필요한 정보가 많이 생산되면서 '보존가치가 있는 기록'을 선별·평가하는 업무가 중요해졌다.

선별과 평가에 대한 정의

SAA(Society of American Archivists)에 의하면,

-선별(Selection): 기록관에 이관된 자료 中 내재된 가치에 의하여 보존되어야 할 기록을 식별해내는 과정

-평가(Appraisal): 기록관에 이관될 충분한 가치가 있는 기록을 식별해 내는 과정. 법적인 근거와 현재 그리고 잠재적 유용성을 기반으로 하여 기록이 보유되어야 할 기간을 결정하는 절차.

(구별)Assement 측정에 의한/Evaluation 합목적성,적합성에 의한/Appraisal 가치에 의한

볼스에 의하면,

(선별)기록관에 어떤 기록을 가져올 것인가에 대한 결정과 활동 + (평가)이러한 결정을 이끌어내는 매우 정확한 절차

→기록 평가: 기록 각각에 가치와 의미의 중요성을 부여하여 보존해야 할 기록을 식별하는 작업./실제 업무환경에서 이론적으로 말하는 가치를 파악하고 판단하여 기록의 보존여부와 보존기간을 결정하는 작업.

→기록 선별: 평가의 결과를 실천에 옮기기 위하여 수행되는 절차

즉, 평가활동이 기록의 의미나 가치에 대한 판단이라 한다면, 선별은 기록관리자가 평가의 결과를 실현하는 활동,평가를 기반으로 하여 기록관에 적합한 기록물을 확인·이관·수집하는 활동을 말한다.

기록의 본질적 측면에서, 관리자의 입장에서 선별과 평가 작업은 왜 필요한 것일까?

  기록의 본직적인 측면에서 보자면, 계속해서 기록이 보존되어지기만 한다면 그 안에 잘못되고 가치를 잃어버린 기록들은 새로 발견되고 생산된 기록들과 함께 존재하게 될 것이다. 이런 기록들이 함께 보관되면 원래 10의 가치를 지니던 기록은 1의 가치를 가진 기록들과 같이 다뤄질 것이다다. 즉, 불분명하고 쓸데없는 기록을 가지고 있음으로써 기록이 가지고 있어야 하는 가치의 기준이 하향평준화 되는 것이다.

  또한, 기록은 평가를 통해서 기록의 의미나 가치가 판단되고, 이런 평가를 기반으로 기록물은 적합한 기록관에 이관되고 수집되는 선별과정을 거친다. 이런 작업을 거치고서야 특정한 성격을 가진 기록들이 한 곳에 모일 수 있게 된다. 특정한 주제나 이유 아래 수집된 기록물들은 개별로 흩어져있을 때보다 더 높은 가치를 가지게 될 것이다. 상호간 정보가 보완되고, 기록들 간 맥락이 이어져 더욱 명확하고 구체적인 기록물이 될 것이라 생각하기 때문이다.

  기록관리자의 입장에서 기록의 선별,평가가 이루어지지 않으면 업무에 어려움을 겪게 된다. 기록관리자는 이용자가 원하는 기록을 쉽게 접근할 수 있도록 도와주어야 한다. 하지만 기록을 계속 쌓아두기만 한다면 가치가 의심스럽거나, 중복되는 기록들로 인해 적합한 기록정보의 제공이 어렵게 된다.

  또한 선별과 평가 작업을 거쳐 필요 없는 정보의 소장을 줄여 보존비용과 유지비용을 줄일 수 있다. 이렇게 줄인 비용으로 남은 기록들을 보존하거나 새로운 기록들을 수집하는데 사용할 수 있다.

선별이론의 기초(필요한 기록만을 골라내는 적극적 방식의 선별작업이 필요해서)

1.브룩스와 바우어의 선별기준

브룩스는 일단 기록의 선별에 대한 관심을 처음으로 제고했다는 점에 의의가 있다.

-기록의 수집여부를 판정하기 위해, 공공기관에서 생산되는 기록에 대해 영구적 가치를 부여함

-영구적 가치를 판단하는 기준

>생산자의 기준: 기록을 실제 작성한 개인이나 기관이 그 기록에 부여한 가치

>행정사적 기준: 유용성의 가치=업무에 얼마나 도움되는지

>역사적 기준: 후대에 남겨져야 하는 역사적 가치

브룩스는 이 세가지 관점을 고려해서 보존기간을 정해야 한다고 주장했다.

-중복 보존하고 있는 동일기록과 중복된 내용을 지닌 기록은 처분해야 한다.

바우어가 이어서,

-계속 보존하는데 드는 비용을 정당화할 만한 가치+선별이후의 이용 가능성 가치=영구적으로 보존해야 하는 기록을 선별해야한다는 거.(다소 급진적인 평가지침이다..;)

-학계에서는 받아들여졌으나 기록관에서 실제로 적용되지는 않았다.

*둘의 차이: 둘 다 기록이 가진 가치를 중시했다. 하지만 바우어는 경제적 관점에 좀 더 집중함.

2.쉘렌버그의 가치론적 평가선별론

-매우 중요한 선별이론이다. 왜냐하면 이론이 갖는 논리성&명확성 때문에 정부기관이외의 많은 기록관에서도 적용했기 때문이다.(기록 평가선별 지표 설정시 필요한 개념틀 제공)/근대 기록관리제도에도 영향력 多/

-기록의 생애주기를 기반으로 '가치'를 가지고서 기록의 선별 및 평가를 하는 방식이다.

-기록은 일차적 가치와(현용단계) 이차적 가치를(비현용단계) 가진다. 이를 기준으로 기록을 선별하자.

-일차적 가치: 기록 생산자가 기록을 생산했을 때 자동적으로 발생된 본연의 가치-현용단계

ex:아파트 계약서

>행정적 가치(업무적 가치): 기록 생산자가 현재 진행하고 있는 일상적인 행정업무를 지원하기 위한 것 ex:어디사는지 알려줌

>법적 가치: 법적의무와 권리의 보호 행사에 관련된 것  ex:세입자로서 받을 권리

>재정적 가치: 재정적인 영역과 관련되는 재정적인 것  ex:집값

즉,일차적 가치는 당장 업무에 쓰이고 있느냐 없느냐에 따른 것으로 의도한 목적이 완수되어 관련 활동이 종결되면 가치를 상실한다.

-이차적 가치: 기록의 생산 목적이 완수되어 현재 활용이 종료된 후, 제 3자 즉 역사가, 일반 연구자에게 유용하여 그 기록을 지속적으로 이용하게 하는 가치.-비현용 단계

>증거적 가치: 생산자의 존재나 활동을 알려주는 기록을 선별하게 해주는 기준. 법적 의미가 아닌 역사적 의미에서의 증가와 관련된 개념으로서, 기록을 생산한 개인이나 단체의 관련 조직, 기능,결정,절차 활동의 증거로서의 가치를 말한다.

ex: 파피루스의 조세기록(당시 생활상에 대한 증거적 가치), 대통령 재임 시 기록물 남겨두는 이유이기도 함

>정보적 가치: 중요하다고 간주되는 인물이나 사물,사건,현상에 대한 내용을 전달하는 가치.

증거적 가치와 정보적 가치는 서로 상호배타적인 게 아니라 동일 기록 속에 함께 존재할 수도 있다.

3.젠킨슨의 생산자중심 평가선별론

-선별작업은 기록생산 당사자인 행정가가 수행하는 것이 바람직하다고 본다. 기록의 선별은 공정해야 하기 때문이다.--젠킨슨의 경우 '업무효율성'을 중요시함.

-장점

1)사전에 불필요한 기록들을 폐기하게 되고 이를 통해 기록관리자들의 업무부담 감소.

2)오히려 행정적인 업무의 경우 일정한 절차에 따라 행해지므로 행정가의(기록생산자) 기록선별방법이 좋다.

-단점

1)사안이 종결된 뒤 기록관리자가 기록을 선별하는 것은 개개인의 판단으로 이루어지는 것이므로 객관적이지 않다.

2)기록관리자의 고유 영역을 침범한다.

3)생산자가 현명한 선별자가 아닌 경우에 파생될 수 있는 역기능에 대한 고려가 부족했다.

4.붐스의 도큐멘테이션 이론

-기록은 기록 자체가 아니라 사회의 투영으로서 실재하는 것.

-So, 기록이 나오게 된 사회를 대상으로 하여 기록을 평가 선별해야 한다는 전체론적인 접근법을 주장한다.(거시적)

-선별된 기록은=개인과 조직 등의 요소가 혼합된 사회의 이미지가 담겨있어야 한다. +동시대인들이 인정하는 가치를 지녀야 한다.

-어떤 기록을 보존할 것인가 < 어떠한 사건이나 현상을 다큐멘테이션 할 것인지에 집중

-기록의 개별가치 이외에 사회적 맥락이 기록선별 기준으로 제시됨

5.햄의 분석적 평가이론

햄의 선별이론은 이상적이여서 현실상 적용이 어렵다는 평가를 받는다.

-기능적 평가를 구체적이고 일관성있게 수행할 수 있게 해주는 기본 도구를 구체적으로 제안했다.

-평가업무: 기록관의 수집적책과 특정 기록이 얼마만큼 잘 부합하는가에 대해 판단 내리는 절차.

-그러기 위해서는 다섯 가지 분석을 수행해야 한다.

>기능분석: 해당기록의 본연 목적과 그 중요성을 평가하는 것(생산자의 조직 내 직위에 상당한 무게를 둔다.)-'문헌정보학'과의 차이:도서 선택 시 주로 이용자의 요구나 도서 자체의 가치에 주목하지만 But,기록은 '조직'자체를 본다는 것이 다르다. 그 조직이 상대적으로 중요한 조직인지, 그 조직 내부에서 이 기록의 생산자는 어느 직급인지 등등 말이다.

>내용분석: 내용의 주제적 중요성과 기록정보의 품질을 평가(주제의 중요성, 기록의 완전성, 시간적 범주)

>맥락분석: 다른 기록정보원과의 관련성을 고려해 해당 기록정보의 중요성을 평가(이 기록이 이해될 수 있도록 하는 다른 기록들. 기록의 복제, 대체 가능성에 대한 정보, 정보의 유일성)

>접근 및 이용 분석: 기록의 활용성을 판단(정보의 접근 가능성, 현재와 과거의 이용분석)

>비용 대 효과 분석: 보존비용 대비 정보가치를 비교 검토(이관하는데 드는 비용, 원본 보관하는데 드는 비용을 평가)

선별수집 전략(선별이론에 대한 방법론이라고 봐도 무방)

1.기록생애주기 기반의 수집방식(쉘렌버그+젠킨슨)

-미시적 접근 방식

-생산자가 관여 정도가 심하다. 일차적인 책임은 기록생산자에게 있다고 본다.

-기록이 존재하는 전체 시간범위 속에 기록의 효용성이 구별되는 단계가 존재한다고 본다.

-쉘렌버그는 기록의 생애주기에 따라 기록이 지니는 효용가치를 일차적인 것과 이차적인 것으로 나눌 수 있으며, 현용기록은 기록생산자가 판단한 활용가치에 따라 처분될 수 있다고 하였다.

-기록생산자가 기록이 가지는 일차적 효용성을 판단해야 하는 책임을 가진다는 전제 아래, 기록생산자는 생산된 기록의 보유여부와 보존기간을 미리 결정하고 이를 기반으로 이관과 처분을 수행하는 방식이다.

2.출처분석 기반의 수집방식

-미시적 접근 방식

-출처: 기록을 생산하거나 모아서 유지하고 있는 개인이나 기관에 관한 정보

-출처의 기능: 쉘렌버그가 말한 일차적 가치의 중요성을 판단해줄 수 있는 기준이 된다.+주관적으로 판단해야 하는 정보적 가치를 보다 객관적으로 평가할 수 있게 해준다.

-따라서, 수집대상에 대한 우선순위를 출처에 따라 매기고 순위에 따라 기록을 수집한다.

-베어만: 개별 기록을 대상으로 하는 평가와 선별은 실제로는 수행할 수 없다. 기록의 선별은 기록 자체가 아니라 기록을 생산한 객체에 대한 분석으로 이루어질 수 있다.

-기록의 가치 판단은 기록을 생산한 객체에 대한 분석으로 이루어질 수 있다.

-출처에 따라 수집대상에 대한 우선순위를 매기고, 이에 따라 기록을 수집하는 방법

-듀락티와 콕스: 출처의 개념을 기관의 조직에 국한시키지 말자. 기능에 초점을 맞추자. 조직의 잦은 변동때문에: 기능적 출처

-기능적 출처: 조직 출처는 조직의 잦은 변동에 따라 실체로서의 안정성이 떨어진다. 하지만, 조직의 변화와 상관없이 유지되는 '기능'은 실체가 계속해서 그 자리를 대신할 수 있다: 기능적 출처는 기록관리 국제표준 ISO15489의 기반/현재 우리나라도 정부기능분류체계(BRM)기반으로 공공기록 분류를 한다.

3.도큐멘테이션전략 기반의 수집방식(붐스)

-거시적 접근 방식

-한 사회에서 실제 어떤 일들이 벌어졌는가에 대해 설명해줄 수 있는 기록. 현재의 사회상을 기억할 수 있게 해주는 증거를 선별할 수 있는 방법.

-광범위한 정보사회적 맥락 속에서 중요한 사건이나 현상을 도큐멘테이션 하도록 한 붐스의 평가이론을 기반으로 한 것.

-사무엘스&콕스에 의해 제시됨

사무엘스 say, "전문가와 이용자 간 보완적 전략이 중요하다"

쿡스 say, "포괄적 자료 수집엔 효과적 But, 대상 기록군에 대한 지식 부재/각 지역의 기록관리자에 대한 통제 부재/기관간의 상호 협력 부재/기관 우선순위 판정 애매성 등 한계 有

아브라함 say, "수집 대상 기록의 양 너무 多/선별하기엔 너무 많은 노력이 필요"

어쨌든, 기록관리자의 기록평가 목적이 사회적 증거의 수집인데, 이러한 시도 자체가 여러가지 사회이슈와 기록을 연관지어 생각해 볼 기회를 제공했다는 거에 의의가 있다고 본다.

-도큐멘테이션 전략 기반으로 한 선별_수행방법(이 때,여러기관과의 상호작용이 중요함)

1)수집 대상 이슈나 주제의 선정

2)각 주제별 자문위원단에 의한 도큐멘테이션 계획 수립

3)각 주제별 기록의 생산 및 보유에 관한 서베이 실시

4)서베이 결과 토대의 실천 계획 수립

5)관련 기록 선별 및 수집

4.거시 평가기반의 수집방식

-거시적 접근 방식

-쿡: 문화적 지배와 기록의 사회적 맥락간의 관련성을 탐구/사회전반에 걸친 중요한 기록을 수집할 수 있는 거시평가 방법론을 제안→당대의 사회상을 미래에 전할 수 있는 기록을 선별하여 사회의 집합적 기억을 형성하는 거

-도큐멘테이션 전략과 비슷: 사회상을 기록화한다.(기록관리자의 사회적 사명에 대해 사무엘스&콕스랑 쿡이랑 같은 생각이다.)

차이: 도큐멘테이션 전략은 주제에 기반을 둠으로써 그 계획이 주관적,추상적이다. 하지만 거시평가는 기록의 선별기준을 출처로서의 조직과 기능에 둠으로써 객관적,능률적이다.

-장점

1)선별결과의 불일치&중복적인 평가선별 작업 줄일 수 있다.

2)변화 속도가 빠른 기록관리 환경에서 기록매체 유형관는 무관하게 한 기관이 연속적·거시적으로 중요기록을 선별할 수 있다.

-단점

1)실제 이용자 요구 반영 X : 다각적인 역사적 연구가 이루어질 수 없다.

2)중요하지 않다고 표명된 기능에 대한 정보가 완전히 손실된다.

5.실용적 수집전략기반의 수집방식

-수집형 기록관: 각각의 기관에서 수립한 수집정책에 따라 관련 기록을 수집한다. 그러나 수집정책이 체계적인 수집절차나 평가방식을 제시하지 못해서 제대로 된 선별이 이루어지지 않는다.

-이에 수집형 기록관의 특정 환경과 능력에 적합한 수집 평가방식이 개발될 필요가 있다,

-기록관이 필요로 하는 기록을 수집하자.

평가를 하기 위한 고려 계획

-기록관의 현재 목표와 자료에 대한 이해

-선별 대상에 대한 분석

-평가정책의 수립

평가지표

평가가 지니는 주관적인 요소와 비일관성을 줄이기 위해서 평가지표를 만든다.

'가치에 대한 평가지표'

-기록 평가에서 가장 기본이 되는 기준은 '가치'이다,

-가치: 각 객체가 지니는 중요성,효용성의 정도를 말하는 것으로

-기록의 가치평가: 기록의 중요성,효용성을 판단하는 것과 같다.

1.기록의 선별과 평가를 위해 분석되어야 하는 가치(쉘렌버그의 영향)

1)활용가치를 판단하는 것들;업무활용을 위한 활용가치

-행정적 가치(기록생산자가 진행한 일상적인 행정업무를 지원하기 위한 용도)+법적가치(법적의무를 기록정보화하고 법적 권리를 보호하기 위한 용도)+재정적 가치(재정상의 책임을 정립하기 위한 용도)

-업무상의 필요성, 법률 규정상의 요구사항, 지속적인 활용성도 반영해야 한다.

2)증거적 가치

-사회전반에 걸친 주요한 사안 및 권리에 대한 증거를 제공

-기록을 생산한 기관의 활동에 대한 역사적인 증거를 제공하는데 있어서의 유용성을 의미한다.

-기록의 내용보다는 생산의 과정과 연관된 가치

3)정보적 가치(연구적,참조적 가치)

-기록의 내용을 기반으로 한 유용함이나 중요성(이 기록이 어떤 내용을 담고 있는지)

-앞으로 그 기록이 연구적 자료로서의 유용한 가치를 가지는가를 판단할 수 있는 기준

-그 사안이 현재나 앞으로 얼마나 중요할 것인가를 예측하는 것

4)내재적 가치

-기록 하나하나의 물리적 특성 또는 연계성에서 비록되는 유용함이나 중요성을 가리킨다.

-내용과는 독립적으로 기록의 원형에 내재되어 있는 가치를 말한다.

-기록 아이템의 형태, 레이아웃, 재료로 인해 부여될 수 있다.

*기록 원형 그대로를 보존하도록 해야하는 이유

내재적 가치는 재생산을 하게 되면 진본여부를 따지기 매우 힘들어지기 때문이다. 원형을 유지해서 무결성을 확인해야 한다.

2.내용적 특성에 대한 평가지표(햄의 영향)

기록관리자는 기록이 지니는 정보의 유일성,진본성,무결성,완결성과 포괄성,유용성,맥락 관계,보존 및 관리 가능성 등과 같은 특성을 평가하여 보존여부를 결정한다.

3.출처에 대한 평가지표

-과거엔 가치나 내용적 특성에 대한 평가지표를 중시한 반면, 요즘엔 출처가 중요해지고 있는 추세다.

-출처는 기록의 중요성 및 기능이나 내용을 알려주는 중요한 매개체이다.

-기능적 출처를 기록평가의 지표로 사용한다. 효율성과 객관성이 있기 때문이다.

평가절차

-선별 대상의 결정

-우선순위&수집순위의 부여

-지표 내 기준에 따른 평가

재평가

-일정기간이 지나면 다시 기록을 평가하여 기록을 계속 보유할건지 처분할 건지 판단을 내려야 한다.

-대부분의 기록이 지닌 가치는 시대의 흐름에 따라 변화되고 퇴색하기 때문이다.

-기록을 제거하기 위한 수단이기보단, 기록관 목적에 적합한 보존가치를 지니는 기록을 계속해서 보유하고 이용하도록 하기위한 기록관리 방법이다.

-사전 평가를 보완하는 방법으로 간주된다.

-재평가의 역할

>기록의 보존관리 범위를 한정시키는 관리도구로서의 역할

>가치가 떨어진 기록을 잠재적 가치가 증가하고 있는 기록으로 대체되도록 안내하는 역할

>당대의 사회상을 재현할 수 있게 해주는 역할

-재평가 시 고려해야 하는 사항

>소장물의 질을 향상시키고 자원을 효율적으로 사용할 수 있도록

>기록관리자는 모든 기록물에 대해 보유여부를 정하는 게 인력 문제상 불가능하지만 노력해야 한다.

>디지털 기록에 대한 재평가 절차에 대한 인식과 관련 전문기술과 평가능력 갖추어야

>현 보유기록에 대한 재평가 결정 재검토&승인 필요

처분

-재평가 결정에 따른 정당한 활동

-기록을 기록관으로부터 제거하는 작업

-유형: 더 적합한 기관으로의 이관,매각,기증자에게로의 반환,폐기가 있다.

이 중 매각과 폐기를 구분해보면,

-매각: 자금면에서 기록관에게 이익을 가져옴. 공개적으로 실시해야 하며 윤리적,법적인 문제를 명확하게 파악해야 한다.

-폐기: 보존의 필요가 완전히 소멸되어, 기록 실체와 함께 기록을 통해 기억되어 온 정보를 완전히 제거하는 행위(이 때 유출되지 않게 주의해야 한다./원본폐기+매체본 폐기까지 포함)

-처분이 투명적·체계적으로 이루어지기 위해 고려해야 할 사항

>처분시점은 기록이 더 이상 보존되어야 할 필요가 없게된 시점이다.(이용의 여지가 조금이라도 있으면 폐기해서는 안된다.)

>기록정보에 대해 다양한 각도에서 보존가치를 판단하여, 명백하게 보존이 필요없는 대상만 골라 처분

>기록정보 소멸되는 사실상의 폐기가 초래되는 위험은 근원적으로 방지

ex:책임회피를 위한 고의적인 폐기 등

>기록의 보존 여부 결정짓는 처분심의 절차 반드시 준수해야 함.

기록관리법의 제정 배경

-1980년대의 민주화 과정은(프랑스 시민혁명 같은거) 정보의 수평적,보편적 이용에 대한 요구를 가져오기 시작했다.

-1996년의 '공공기관의 정보공개에 관한 법률이 제정·시행되었다.

국민의 정보에 대한 접근과 이용이 법적으로 가능해짐. 하지만, 원하는 정보가 없거나, 정보의 양이 매우 제한된 상황이어서 법률의 효과를 보기 어려웠다.

-국가의 행정 업무를 추진하면서 생산되는 다양한 기록을 제대로 관리해야만 한다는 걸 알게 되었다.

-1997년 대통령 선거에서 기록관리법의 제정이 후보자의 공약으로 제시 됨(김대중때)

-1999년 '공공기관의 기록물관리에 관한 법률'이 제정되었다.

●단점:종이기록의 보존과 관리를 중심으로 법령이 마련되었다. 전자기록물 관리에 대비하지 못함+기술시스템이 국제표준을 따르지 못함+중앙기록물관리기관의 위상을 높이지 못했음.

●의의:최초의 기록물관리법 이라는 거.

-2006년에 '공공기록물 관리에 관한 법률'이 제정·공포되었다.

(1999년 법률과 2006년 개정법률 간의 차이점 구분하는 거 중요함)

이미 법의 명칭부터가 '공공기관의 기록물관리'→'공공기록물 관리'로 변경된 것에서 알 수 있듯이 법령의 영향이 미치는 영역이 넓어졌음을 알 수 있다.(특히 전자기록물 관련)

=공공기관의 기록물→공적기록물(공적인 의미가 있을 경우 민간기록물도 포함)

+국가의 기록관리를 위해 중앙기록물 관리기관과 국가기록관리 위원회의 기능을 강화하였다, 전자기록관리 체계를 구축하였고, 기록의 공개와 열람을 확대하였다.