은연중에

2.기록관리의 역사

Q.역사 안에서 기록관리는 어떻게 발전해 왔는가?

<Summary>

 기록의 역사는 인류의 역사만큼 오래되었다. 기록관리의 역사는 메소포타미아 문명까지 거슬러 올라가지만, 국가적인 차원에서의 체계적 기록관리와 시민의 알 권리를 보장하기 위하여 기록이 공개되어야 한다는 근대적 기록관리의 개념은 프랑스혁 명 이후 등장하였으며, 이에 영향을 받아 미국,캐나다,영국,프랑스 등이 현대기록 관리의 중심 국가가 되었으며 아시아권의 한국,중국,일본에서 현대적 기록관리가 이루어지고 있다.

 우리나라에서는 고려시대에 '가각고'라는 기록보존 전문기관이 있었으며, 조선시대에는 『경국대전』등 법률에 근거한 기록관리가 이루어졌으나 당시의 기록이 잘 보존되지는 못하였다. 또한 일제강점기의 기록의 미생산,의도적 폐기,잘못된 관리 관행이 해방 이후에도 지속되어 20세기에 이르러서도 제대로 된 기록관리가 이루어지지 못하였다. 이러한 문제를 해결하기 위하여 1999년 국가적인 기록관리체계를 확립할 수 있는 획기적인 내용의 공공기록관리법이 제정된 후 우리나라의 기록관리는 점차 발전해 나가고 있다.

 20세기 들어서 세계 각국의 정부조직의 확대 및 사회 각 영역의 발전으로 기록의 생산이 증가하고 이에 따라 기록관이 증가하면서 기록관리 업무를 전문적으로 수행할 인력이 필요하게 되었다. 또한 20세기에 들어서 기록관리 업무를 담당하던 실무자들이 학회 혹은 협회를 결성하여 학술지를 발행하게 되었고, 전문 인력을 양성하기 위한 교육이 각 대학의 기록관리의 교과과정을 통하여 이루어지게 되었다. 이러한 과정을 통하여 기록관리는 전문직의 업무로 또한 학문의 영역으로 발전되었고, 그에 따른 기록관리교육도 다양하게 전개되고 있다.

1.기록 초기의 역사

기록은 역사시대부터~ 시작되었다.

정치적,사회적,경제적인 수요에 따라 기록은 점차 증가되었고 그 증가된 기록을 잘 이용하기 위해 관리방법을 고안하게 되었다.

-수메르인은 기록을 전용 상자에 수납&주제별로 분류

-그리스 시대에

아테네의 통치자들은 통치의 중요기록을 재판관들이 모여 회의를 하는 아에로파고(오늘날의 기록관)에 보관했으며 이후에는 관리 임무를 노모푸라케스(오늘날 기록관리사)라고 불리던 7명의 특별감독관들에게 위임함.

-로마 시대에

국가의 중요 기록을 신전에 보관하는 것은 이전 시대의 전통을 따른 것.

여러 신전 中 '에라리움'이라는 기록보존소가 있었음.

재무관에 의해 관리되었는데 이 사람은 재무관리와 기록보존을 겸직한 거임.

→기록 초기에는 기록이 누군가에게 보여주려는 목적으로 관리된 것이 아니라 업무상 기록 관리가 필요로 되기에 사용되 것임을 알 수 있다.

 2.근대 기록관리 발전(유럽 중심)

 기록관리에 대한 근대적인 사고는 '프랑스 대혁명'을 중심으로 나폴레옹의 행정개혁,절대계몽주의 군주들의 계몽주의적 개혁과 법으로 인해 발전하였다는 점이 중요하다.

 프랑스는 프랑스 대혁명 이후 법제를 정비해서 중앙집권화 된 국가기록관의 개념과 국가기록을 이용하기 위한 공공의 권리를 발전시켰는데, 구체적으로 살펴보면 아래와 같다.▼

-국가의 기록을 보존하는 시설을 설치할 것(그니까 예전엔 행정,사법,수도원,교회 등등 각 기관마다 각자 자료실에 기록물을 쌓아만 놨던 것을 시설을 하나 만들어서 거기서 다 같이 관리(통합)하겠다는 것)

-국가는 과거의 기록을 보존할 책임이 있다는 것을 법적으로 명시.(왜냐면 프랑스혁명 당시 기록이 막 파괴되고 그런 일이 비일비재해지면서 필요성을 느낀거지)

-공공기록의 열람이 시민의 권리로 보장.(진짜 많이 앞서 간거임. 근대에 이런 일이 있다는 것 자체가 배울만 한 듯,.ㅇㅁㅇ)

 하지만 문제점이 초래되기도 했는데, ▼

기록의 통합이 무질서하게 이루어지면서 이 기록이 어떤 기관에서 생성된 건지 모르게 되는 경우도 생기고, 출처가 다른 부서의 기록과 섞이면서 혼돈이 온 것. 이로 인해서 기록을 출처와 기능별로 정리할 수 없게 되자 주제별 정리방식과 연대별 정리방식을 채택하게 됨. 이는 후일 출처 및 원질서 유지 등의 원칙이 정립되기 전까지 많은 혼란을 야기했다고 한다.

3.현대 기록관리체계의 확립(미국중심)

 기록관리체계에 대한 관심을 모이게 한 환경요인들이 다음과 같이 있었다.>> 2번의 세계대전, 대규모의 군사협정,가속화된 산업발전,공공행정의 증가되는 복합구조,정보폭발

전쟁의 경우 신속한 분석과 효율적인 축적과 검색을 요구하는 대량의 기록들을 생산해내고 효율적으로 기록관리를 하는 것에 초점이 맞추어지면서 자연스레 발전되었고, 21세기 웹과 새로운 통신기술의 발전은 기록관리의 자동화 및 표준화,기록의 공개와 이용확대라는 부분을 발전시켰다.  

 우선, 미국을 살펴보면 미국의 경우 기록관리체계가 법과 제도적인 뒷받침 하에 제도화되었다. 세 개의 연방기구가 있는데 각자의 역할과 이름을 간단히 살펴보면▼

-OMB(Office of Management and Budget):연방정부의 정보자원관리에 대한 전체적인 책임 짐

-GSA(General Services Administration):연방정부가 경제적이고 효율적인 기록관리를 할 수 있도록 지원

-NARA(National Archives and Records Administration):연방기관들이 연방정부의 정책과 업무에 대한 적절한 문서화를 할 수 있도록 도움.>>좀 더 구체적으로 설명해 보자면,

ⓐ생산된 기록을 식별해서 GRS에 따라 적절하게 관리하고

ⓑ전자기록을 제어하고 보존하여 장기간 접근할 수 있도록 하고

ⓒ기록의 소재 위치에 관계없이 접근이 용이하게 하고

ⓓ모든 기록을 적절한 환경에서 보존하도록 하고

ⓔ직원,기술,프로세스를 전략적으로 관리하고 배치함

=>한마디로 보조의 역할인데 굉장한 조력이 되는 것임.ㅇㅇ

4.현대 기록관리체계의 확립(미국 이외의 다른나라들)

 캐나다의 경우, 문화자원을 보존하는 데 있어 정부의 책임을 강조함.

 영국의 경우,'Public Records Act'라는 법에 의해 기록관리가 보장되었고, TNA(The National Archives)라는 국가기록보존소를 중심으로 기록관리가 이루어지고 있다. 이용자의 열람권을 중시하는 게 특징이다.

 중국의 경우,국가와 사회에 대해 보존할 가치가 있는 여러 형식의 국가기록을 '당안'이라고 한다. 그래서 기록관리와 관련된 것이라면 당안관,당안국 등등 '당안'이 들어간 용어가 많다.

5.우리나라(한국) 기록관리의 역사(★★★★★)

① 고려시대에 문서보존기관인 '가각고(架閣庫)'가 충렬왕 이전에 설치되었다. 중앙과 지방행정기관에서 행정처리가 끝난 중요한 문서는 각 기고간에서 한 부를 보존하고, 한 부는 가각고에 이관하여 영구보존하도록 하였다. 지방에도 중앙의 가각고와 같이 중요문서를 보존하는 별도의 기구나 장소가 있었고 그것은 주 단위로 설치되었던 것으로 여겨진다.

 이 중 역사관련 문서는 2차 문서인 실록 및 사초와 1차 문서인 중앙과 지방의 모든 관청의 문서가 포함되었는데, 이들 문서의 보존기관은 '사관(史館)'이었다. 사관의 경우 고려초기부터 설치되어 실록편찬과 관련된 업무를 하였다. 

② 조선시대에는 『경국대전』이나 각종 법령에 공문서 관리에 관한 사항을 명문화함으로써 공문서의 효력을 법적으로 보장하고 문서행정이 국가적으로 통일되도록 하였다. 문서를 생산하는 중요 부서는 예문관,춘추관,의정부,승문원,승정원,비변사,규장각 등의 중앙관청과 지방관청이 있고 이들 부서간에 긴밀한 협조체계 아래서 조선의 정치행정체계가 굴러갔다. 이들 부서에서 생산된 문서의 종류에는 문서류,일기류,의궤류,등록류,실록 등이 있다.

-문서류:공문서(국왕문서,관부문서,외교문서,왕실문서)&사문서(개인의 재산과 관계되는 것들)

-일기류:각 관공서에서 일별로 상황을 기록한 것 Ex:승정원일기, 규장각일기 

-의궤류:왕실이나 국가의 큰 행사가 있을 때 그 일의 전말,경과,소요비용,인원,의식절차,행사 후의 논상 등을 기록해놓은 중요문서 Ex:경복궁조성의궤,원행을묘정리의궤

-등록류:상설관청에서 기록보존을 목적으로 행정과정에서 산출된 일차 문서들을 관청의 용도에 맞게 등출하여 편집한 이차기록

-실록: 조선왕조에서 가장 중요한 가치를 지니는 정치 사료

>>But,조선왕조실록은 잘 보존되었으나 기록관리의 역사로 보기는 어려움.

왜냐면 실록의 경우 사관이 국왕이나 관료의 언행과 공문서 내용,특정 사건 및 처리과정 등을 기록하여 사초를 작성하고, 후에 이를 실록으로 편찬한 것으로 업무의 수행을 위하여 생산한 일차 자료인 기록과는 구별되는 것이기에.

 조선시대에도 고려시대에 이어 가각고가 설치되었고, 녹사(錄事)에 의해 유지되었음.

③일제강점기

조선총독부의 문서규정을 따랐다.

공개나 이용의 관점이 배제된 식민지 통치를 효율적으로 하기 위한 방편으로 이루어졌다.

따라서 한국인들의 삶이나 역사적인 정책에 대한 기록을 생산하지 않았으며, 생산한 기록도 패전 직후 일제의 범죄를 은폐하거나 왜곡하기 위해 대부분 소각하였다.

이러한 조선총독부의 잘못된 기록관리 관행은 해방 이후 대한민국 정부에도 승계된다.

④대한민국 정부 수립 이후

「조선총독부 처무규정」의 형식과 내용을 그대로 수용하였다.ㅜㅜ

즉,국가적인 기록관리기구에 대한 설치 규정이 없이, 각 기록생산기관이 자체적으로 관리 보존하는 관행이 지속되었을 뿐 아니라 & 중요한 정책에 대한 기록이나 비밀기록을 생산하지도,보존하지도,공개하지도 않았다.

 1961년 5월 군사정권(박정희 전 대통령 집권 시기)이 정부를 장악한 후 국가조직의 전면 개편과 더불어 기존의 행정업무처리를 효율적으로 개선하기 위하여  미국식 사무관리 제도를 도입하였다. 이것이 한국정부 역사상 처음으로 공문서의 종류를 조사하여 각 정부 기관에서 사용되는 서식을 표준화한 것이다. 하지만 여기서 주목해야 할 것은 기록관리의 목적이 이 당시에 기록을 보존하는 것보다는 정리작업을 통해 국가기록을 폐기하는 것에 집중했다는 것이다.(1962년 내각사무처의 보존문서 정리계획을 통해) 

 이 문서정리 사업 이후엔 「공문서보관,보존규정」과「정부기록보존소 직제」가 공포되면서 정부에 의한 국가 수준의 기록보존이 본격화되었다.

⑤공공기록물관리법 제정 이후

1999년 「공공기록관리법」이 공포되었다. 우리나라의 현대적 국가기록관리가 시작된 것이다. 최초의 전문적인 기록관리법이라는 의미도 있다. 내용은 다음과 같다.▼

(1)기록의 생산과 등록을 의무화하였다.

생산하거나 접수한 기록은 반드시 등록하고,최종 결재문서만이 아닌 결재나 검토과정에서 반려된 문서 혹은 재작성하기 전의 원본문서도 등록하도록 하였다. 이것은 그동안 기록이 제대로 생산되지 않았고, 생산되었더라도 제대로 등록되지 않아 그 현황르 파악할 수 없었던 관행을 없애기 위한 조치임.

(2)기록관리기구를 설치하도록 하였다.

즉,기록관리기관을 전문관리기관,자료관,특수자료관으로 구분하고, 전문관리기관에는 중앙기록물관리기관,지방기록물관리기관,특수기록물관리기관,대통령기록관이 포함되도록 한다.

(3)기록관리 전문가 배치를 의무화하였다.

(4)대통령기록이나 비밀 기록 등 중요한 역사자료에 대한 수집 및 보존 절차를 구체화하여 그 보존을 강화하였다.

(5)기록물을 임의로 파기하거나 은닉하는 행위,국외로 반출하거나 무단으로 유출하는 행위,고의 또는 중과실로 일부 내용이 파악되지 못하도록 손상하는 경우 강력한 처벌 규정을 두었음.

⑥공공기록물 관리에 관한 법률 제정 이후

 2006년 「공공기록물 관리에 관한 법률」로 공공기록관리법이 개정되었다. 이는 공공기록관리법이 전자정부 구현에 따른 전자기록물 관리에 대비하지 못한 점과 기술시스템이 국제표준을 따르지 못한 점, 중앙기록물관리기관의 위상을 높여 법이 안정적으로 시행되도록 하지 못하였다는 점 등의 문제점으로 인해 개정된 것이다.

 주요 개정 내용은 다음과 같다.▼

(1)기록관리법 적용범위의 확대

기록관리법은 공공기관에서 생산된 기록관리를 주요목적으로 하고 있었으나 개정 법률은 그 적용범위를 크게 확대하여 공공기관이 생산 접수한 기록물뿐만 아니라 국가적으로 보존할 가치가 있거나 공공성이 높은 민간기록물을 관리할 수 있는 제도적 기초를 마련

(2)기록물관리기관의 체계 및 기능 재정립

 공공기관에 설치하는 기록관리기구의 종류를 나눠보면, 중앙기록물 관리기관(국가기록원), 영구기록물관리기관(헌법기록관기록물관리기관,지방기록물관리기관,대통령기록관), 기록관 및 특수기록관으로 구분하였다. 여기서 지방기록물관리기관의 경우 임의 규정이었는데 이를 개정 법률에서는 특별시,광역시,도,특별자치도에는 반드시 영구기록관리기관을 설치하도록 의무화한 것이다. 그리고 영구기록물관리기관을 설치할 수 있었던 국가정보원과 군 기관등은 특수기록관을 설치하는 것으로 변경한 것이다.

(3)국가기록위원회의 기능 강화

 원래는 국가기록관리위원회가 국가기록원 소속이었으나, 이를 국무총리 소속으로 격상시킴.

(4)기록정보의 공개`열람 확대

원래는 기록물관리기관으로 이관된 비공개기록물에 대한 공개절차가 규정되지 못했었다. 개정 법률 에서는 비공개 기록물을 주기적으로 재분류(5년마다)하여 공개여부를 결정하고, 생산 30년 이후에는 자동공개를 원칙으로 함으로써 국민의 알 권리를 크게 증진시켰다.  

(5)전자기록물시스템의 구축

전자기록의 특성에 맞도록 진본성,무결성,신뢰성,이용가능성을 보장할 수 있도록 하였고, 기록관리에 관한 국제표준 등을 준수함으로써 기록관리시스템의 안정성과 보편성 등을 확보할 수 있게 되었다.

⑦현재

국가기록원은 국가의 기록관리를 체계화 해 나가는 임무를 수행하고 있다.

문서보존 위주에서 전자기록관리시스템 위주로 변경하였고, 홈페이지를 개편해서 정보공개를 기반으로 하는 기록정보서비스와 주제별 및 이용자 유형별 기록정보서비스를 제공하고 있다.

-기록정책부:기록정책의 업무를 총괄

-기록관리부:기록물관리의 수집과 보존에 관한 업무 총괄

-기록서비스부:기록의 평가와 공개관리,기록의 정보화와 홍보서비스 업무를 총괄

-대통령 기록관:관련 법령,위원회 구성,수집`관리,공개`열람,시스템운영,전시,교육,홍보 등에관한 업무를 수행

(출처:국가기록원.조직구성도

http://www.archives.go.kr/next/organ/groupComposition.do)

기록이란게 믿을 수 있는 것이어야 한다는 것. 

기록 되있는 걸 다른 자료에 응용해도 상관없다. 왜냐면 정확한 거니까.

-듀란티 say-

"신뢰성은 기록형식의 완전성과 기록이 생산되는 과정에 대한 통제" 라고 했는데,

이 말은 즉 기록의 형태를 띠는 한, 물리적으로 내용적으로나 그 요소 하나하나가 완전해야 하고,

기록이 일상적인 업무과정에 있어서도 밀접한 연관이 있어 그 속에서 기록이 생산될 수 있도록 통제되어야 한다는 것이다."

③무결성(Integrity)

기록이 완전하고 변경되지 않은 상태.

진본성이랑 헷갈리수 있는데, 음...무결성은 처음 생산된 당시와 꼭 같아야 한다는 것은 아니고 기록의 핵심적인 성격이 변화하는지에 관한 것이다. 한마디로 상대적인 개념임.

ex:오래된 기록의 경우 잉크가 흐려지거나 종이 끝이 떨어져 나갈 수 있는데, 이 때 무결성을 잃었다고 하진 않지만 내용이 담긴 부분이 떨어져 나가거나 흐려질 경우 잃었다고 할 수도 있다.

④이용가능성(Usability)

원하는 기록이 어딨는지 검색이 가능하고 재현할 수 있으며,해석도 할 수 있는 상태.

이 속성은 디지털 환경의 도래와 밀접한 관련이 있다.

왜냐하면 이용가능성의 경우 기존의 기록이 응용된 여러 기록들을 연관지어 그 연계성을 유지하는 것도 포함하는데 디지털 환경의 경우 이 부분이 강조되기 때문이다. 

5.'기록'의 속성을 유지시키는 방법

①기록의 서식

②적절한 기록관리 프로세스

③메타데이터

잘 생각해보면 왜 그런지 알 수 있기에 부연 설명은 하지 않음.

6.기록의 가치

쉐퍼드와 여는 기록의 가치를 ▼와 같이 설명하였다.

(여기서, 기록의 가치란게 어려운게 아냐. 그냥 기록이 이런데 쓰인다는 거지)

①업무 활용성(Business use)

기록은 다른 업무를 하는 데 있어서 수많은 도움을 주고 업무 진행이 가능하게끔하는데 이 점이 기록에 있어서 가장 기본적인 가치이다.

②대내외 설명책임의무 지원(Support for external internal accoutability)

기록의 공공성과 투명성, 그리고 구성원의 알권리가 보장되는 건강한 민주사회에서 필수적인 요소로 작용한다. 그니까 기록으로 규칙이나 규율 이런게 딱 적혀있으면 싫어도 따라야 하잖아. 그런거.

③문화 활용성(cultural use)

예전에는 업무 활용성이랑 대내외 설명책임의무 지원 목적으로 기록이 주로 쓰였다면, 음 요즘엔 문화 활용성 측면으로도 쓰임.

기록이 보존되고 남겨져서 후에 다른 용도로(영화화 되거나,드라마화되거나 역사 기술을 위해 사료로 쓰이거나 교육자료 만들 때 쓰이거나 등)이용되는 걸 말함.

7.기록관리의 필요성=기록관리를 함으로써 얻을 수 있는 것들.

①후일의 활동과 의사결정에 유용하게 쓰임-업무 활용성과 관련

②기록에 대한 자유로운 접근이 보장되고 적극적인 정보서비스가 수행되어야만 민주시민의 권리를 지키고 지식을 풍성하게 할 수 있음. 이게 기록관리를 통해 가능해짐-설명책임의무와 관련

③'좋은 거버넌스'의 기준과 가치의 기반

(ex:리더의 정통성,참여경영,설명책임의무와 투명성,법치의 존중,표현의 자유 등)

④사회의 투명성과 책임성을 높으로써 신뢰사회의 실현을 가능케 함.

=>>즉, 기록관리는 기록의 보존과 전승을 위한 소극적 업무활동에서 멈춰있는 게 아니라,

사회 혁신의 강력한 수단이며 삶의 질 향상과 문화 발전에 빼놓을 수 없는 사회적 도구이다.

8.기록의 생애주기 개념