은연중에

(출처:기록전문가협회 페이스북)

  교육행정분야 기록관리가 어떻게 이루어지고 있는지. 근무 시 어떤 점이 힘들고 기록공동체로서 앞으로 어떻게 문제를 해결해나가는 것이 좋을지에 대해서 토론하는 토론회가 프란치스코 교육회관에 열려 참석했다. 발표자들은 총 네 분으로 모두 교육청에서 근무하시는 분들이었다. 나는 이 날 약속이 있어 발표자분들의 발표만 듣고 뒷부분의 토론회는 듣지 못해 조금 아쉬웠지만 그래도 발표내용을 정리하면서 기억을 되짚어보려고 한다.

   첫 번째 발표자는 경기도 교육청에서 근무하는 기록연구사 한철희 선생님이었다. 선생님께서는 교육행정분야에 있어서 기록관리는 여러 가지 문제가 있다고 하셨다. 우선, 많은 교육행정분야의 기록관리가 현재로서는 1인 혹은 2인 기록관 체제로 이루어져 있고 이 인원으로 다수의 학교를 포함한 기록관리 업무를 하려다보니 업무를 제대로 처리하기가 매우 어렵다는 점이 있었다. 특히 경기도 교육청의 경우 연구사 배치 비율이 38%로 절반에도 못미치지만 관리대상인 학교 수는 전국에서 가장 많아 기록물관리 업무환경이 상대적으로 열악하다고 강조하셨다. 게다가 교육지원청의 연구사는 기록물관리 업무 외에 정보공개, 정보공시, 교육통계, 문서배부, 행정정보공동이용, 민원 등 다양한 업무를 동시에 수행해야 하기 때문에 그 부담은 엄청나다고 하셨다. 두 번째로는, 행정실과 교무실로 이원화된 학교 조직의 특수한 상황이다. 서로에게 기록물관리에 관한 책임을 떠넘기고 책임자가 불분명한 경우가 많아 실제로 “행정실에서 주관하는 게 좋을 것 같다 그러나 업무분장은 학교장 고유 권한이니 정해 줄 수는 없다.”라고 애매모호하게 답변이 오는 경우가 많다는 것이다. 실로, 대부분 행정실의 교육공무직원분들이 기록물관리책임자로 지정된 경우가 많은데 이조차도 업무협조가 제대로 이루어지지 않아 학교 기록물관리가 어렵다고 하셨다.(국가기록원 학교기록물 관리지침이 제정될 때 학교기록물관리책임자가 행정실장이라고 권고하고는 있지만 권고일 뿐 강제할 수가 없는 실정..) 세 번째로는, 앞의 내용과 연결되는 맥락이긴 하지만 학교 내 선생님들의 협조가 이루어지지 않는다는 것이다. 회의록 등 비전자 문서를 시스템에 등록하지 않는 사례, 등록은 했으나 편철은 어떻게 해야하는지 몰라서 원본을 그냥 쌓아둔 사례, 단위과제선택을 제대로 하지 않고 해당 업무와 관련없는 단위과제에 단위과제카드를 만들어서 기록물을 등록하여 보존기간이 달라져 버린 사례, 이관은 했으나 목록이나 공문 없이 실물만 이관한 사례, 교실부족으로 서고가 없는 사례 등등 많은 학교에선 아직도 기록관리 업무에 대해 무관심한 태도를 보이고 있다. 네 번째로는 폐기에 관한 불분명한 기준과 인력부족으로 인한 업무 수행의 어려움이다. 또한 짧게는 6개월 길게는 2년 정도의 업무를 담당하다가 다른 부서나 학교로 발령나가는 일반교육행정직 공무원들의 특성상 기록물관리 업무의 연속성을 기대하기란 어렵다. 이와 같은 문제점에 대해서 선생님께선 1.시`도 교육청 및 교육지원청에 최소 1인 이상의 기록연구사 배치 2.시`도 교육청은 대체적으로 규모가 크고 관할 부서 및 기관이 많으므로 그에 맞게 기록연구사를 추가 배치할 것 3.장기적으로는 교육지원청도 팀 단위의 기록관이 구축될 수 있도록 할 것. 등을 해결방법으로 제시하셨다.

  두 번째 발표자는 강원도 교육청의 이규희 선생님이었다. 선생님께서도 한철희 선생님의 말씀에 동의하면서 몇 마디 덧붙이셨는데 그 내용을 살펴보면 다음과 같다.(이하 문제점 표기 시, 편의상 위의 내용과 연결해서 표시하겠다.) 다섯 번째로, 동일한 기록관임에도 불구하고 조직편제상 上-下급기관인 업무 권한문제이다. 분위기상 기본계획, 생산현황 등 교육지원청 기록관 담당자가 주도적으로 사업을 진행하기 어려운 분위기이고, 이 뿐만 아니라 교육지원청의 예산편성, 정원 배정, 인사 등에 관한 권한이 거의 없거나 미미하다는 것이다. 모든 업무가 본청 주도로 이루어지다 보니 교육지원청과 본청 간 실질적으로 느껴지는 권력의 차이는 상당하다고 하셨다. 여섯 번째로, 근무지 이동에 관련된 것이다. 실제로 거의 2년마다 근무지가 바뀌는 데 한번은 서초에서 하다가 지금은 강원도 와서 일을 하고 이렇다보니 제대로 정착할 수가 없고 기록물관리 또한 연속성이 없어져 여러모로 대책이 필요하다고 말씀하셨다. 나머지 내용은 위의 발표내용과 비슷한 맥락이다.

  세 번째 발표자는 광주광역시교육청의 권도균 선생님이셨다. 선생님께서는 이번 토론회에서 하고 싶은 말이 굉장히 많았지만 꼭 강조하고 싶은 것을 더 강조하기 위해서 몇 가지만 강조하신 것 같았다. 선생님께서도 앞의 두 분의 말씀에 동의하셨고 본인은 교육청과 교육지원청의 기관 평가 제도에 대한 문제점에 좀 더 초점을 맞추어 발표를 하셨다. 한마디로 기관 평가 제도의 본 의도는 좋으나, 그 평가제도가 현장의 상황을 전혀 고려하지 않은 채 단기간 성과주의로 이루어져 현장의 기관에서는 평가를 잘 받기 위한 기록관리 업무를 할 수 밖에 없다는 것이다. 따라서 선생님께서는 현재 평가 제도에 대하여 전면 재검토 할 것, 제대로 된 의견 수렴과 국가기록원-피평가 기관 간의 소통을 할 것 등을 자세하게 말씀하셨다.

 네 번째 발표자는 서울시 교육청의 임희연 선생님이셨다. 선생님께선 한 가지 아이디어에 대해 자세하게 말씀해주셨는데 바로 ‘교육청 지방기록물관리기관의 설치`운영’이다. 선생님께서는 기존에 혼자서 기록물 분류,이관,평가,폐기 등의 많은 업무를 해오던 것을 ‘교육청 지방기록물관리기관’이라는 한 기관에 모여서 근무함으로써 각자의 전문성도 키우고 각자 분담하여 업무를 수행하는 것이 어떨까하는 아이디어를 제시하셨다. 현재 기록물관리 전문요원 배치, 폐기를 위한 순환, 이관보류에 따른 부족한 서고 공간, 기록물관리 전문요원의 전문성 결여 등 여러 가지 문제가 쏟아져 나오는 상황에서 이 방법이 기관 내 기록물관리의 위상도 높아지고 여러 가지 장점을 함께 가져오지 않을까 생각하셨다고 했다.

 이렇게 총 네 분의 발표는 끝이 났고, 나는 집에 가면서 여러 가지 생각이 들었다. 사실 기록물관리법이 시행되면서 많은 기관에 기록연구사가 배치되고 공공기관의 기록물관리에 대한 관심도 상대적으로 증대되었지만 우리나라의 경우 매우 짧은 시간에 기록관리라는 분야가 개척된 것이라 여러 가지 시행착오가 있기 마련이다. 또한 외국과는 달리 학문분야에 대한 사회적 니즈가 반영되어 이론이 구축된 것이 아니라 법제정부터 이루어지고 그다음 단계로 사람들의 인식 개선을 하려고 하는 우리나라의 특수성이 있어 더 많은 시행착오가 있기 마련이다. 그 과정에서 나오는 여러 가지 잡음들이 오늘 발표에서 선생님들께서 말씀하셨던 게 아닐까 싶다. 그리고 오늘 토론회에 참석하신 분들이 굉장히 많아 놀랐는데 그만큼 기록공동체가 성장하고 있는 게 아닐까 싶은 생각에 뿌듯했다. 선생님들께서 말씀하셨던 여러 가지 해결방안이 실제로도 이어질 수 있도록 혹은 반영이라도 될 수 있도록 더욱 더 노력하는 기록공동체를 기대해본다.