은연중에

1.기록과 기록관리

Q.기록이란 무엇이며,누가 어떤 원칙에 따라서 관리하는가?

<Summary>

 기록이란, 인간이 개인 또는 조직 차원에서 활동을 수행하는 과정에서 생산하거나 입수한 데이터나 정보를 특정 매체에 고정시킨 것(ex:문서,영상 등등)이다. 인간은 기록을 통해서 기억의 시간적 한계를 넘어서서 훗날에도 정확하게 그 활동을 복원하고 참조하며 증거로 활용할 뿐만 아니라 투명하고 효율적인 업무수행을 담보할 수 있다.그것은 각각 고유한 내용,구조,맥락을 가지는 기록의 진본성,신뢰성,무결성,이용가능성이 유지되도록 기록을 관리함으로써 이루어진다. 기록관리는 효율적인 업무 수행과 좋은 거버넌스를 가능하게 해주는 도구이며,기록의 지식정보자원화를 촉진하는 사회적 기능을 가진다.

 오늘날 기록은 기록의 생애주기 개념과 기록연속체 개념, 그리고 출처의 원칙과 원질서 존중의 원칙을 기반으로 한 기록관리 이론과 제도를 통해서 관리되고 있다.기록관리직은 기록관리자, 보존기록관리자 등 몇 가지 유형으로 구분 가능하다. 기록관리직은 전문직으로서의 법적 지위와 함께 사회적 공인을 얻어야 한다. 기록관리직에게 기대되는 가장 중요한 덕목은 주어진 사회적 책무에 최선을 다하며 윤리강령을 준수하는 것이다.

(차례대로 한 줄씩 '기록'의 정의,필요성,구조와 성격,기능,원칙과 사이클을 말하고 마지막으로 전문직으로서의 기록관리직 유형과 윤리강력의 중요성을 강조했다.)

1.'기록'의 정의

인간이 개인또는 조직 차원에서 활동을 수행하는 과정에서 생산하거나 입수한 데이터나 정보를 특정 매체에 고정시킨 것(이 때,어떤 상황에서 기록이 쓰여졌는지(생산)가 중요! '시간'의 개념이 녹아져 있어야 함.)

2.'기록'의 구조

①내용(Contents)

기록의 생산자가 문자,숫자,이미지,소리 등을 사용해서 표현한 정보

②구조(Structure)

기록의 내용을 좀 더 이해하기 쉽게 해주는 포맷으로 내적구조와 외적구조로 나눌 수 있다.

내적구조는,기록의 내용이 표현되는 물리적 특성으로 서식,활자체와 크기,쪽과 문단나누기,인코딩과 파일포맷 등이 해당된다.

외적구조는,관련된 다른 기록과의 관계를 의미하는 것으로 본문과 첨부문서,링크된 기록 등이 해당된다.

③맥락(Context)

기록이 생산되고 활용되었던 환경과 정황으로 기록의 의미를 이해하는데 유용한 배경정보를 제공한다. '맥락'이 중요한 이유는 기록과 정보의 차이점이 여기서 난다는 것인데 서지정보에 초점이 맞춰있는 것이 아니라 그 서지정보(제목,생산자명,생산날짜 등)를 확인하고 식별하는데 필요한 정보(업무기능,활동의 성격,생산자의 생산목적 등)가 들어있다는 점이다.

3.'기록'의 유형

①어떤 매체에 고정되는가에 따라

종이기록,마이크로폼기록,시청각기록,전자기록,멀티미디어기록,박물 등

②생산주체에 따라

공공기록,민간기록

4.'기록'의 속성

기록관리는 기록의 생산~폐지~보존까지 모든 과정에서 이 속성들이 훼손되지 않고 유지되도록 보장하는 활동이다.

①진본성(Authenticity)

원래대로의 진짜의 모습.

기록이 위조되거나 훼손되지 않은.

주로 물리적특성

ex: ISO15489에서 진본기록이란, 원래 기록되어져야 하는 (내용,생산자,시간 등)이 정확히 기록되어 있는지 확인하기 위해 생산된 기록.

②신뢰성(Reliability)

①생산(Creation)→②획득(Capture)→③이용(Use)→④처분(Disposal,Deaccessioning)의 과정을 거치고 기록은 그 기록이 가지는 가치와 효용성에 따라 그 수명이 결정된다. 그래서 대부분의 기록은 폐기되지만 어떤 기록은 그 가치와 효용성이 굉장히 높아 영구히 보존되기도 한다.

9.기록관리 모델