2017.11.03-04 제9회 기록인대회 : 현장에서 기록관리의 미래를 본다 (첫째날)

  매번 학교 스터디활동 한다고 협회활동을 많이 못했었는데,, 오랜만에 협회에서 하는 활동에 참여해서 느낌이 남달랐다..기록관리에 처음 관심을 갖고 알아볼 때 먼저 손 내밀어 줬던 게 협회여서일까 뭔가 친정 온 느낌이고ㅋㅋ 특히나 아는 선생님들이 많이 생겨서 기분이 너무 좋았다. 다들 너무 친절하고 열정 가득한 분들이라 배울 점이 한가득인지라 나도 나중에 저렇게 될 수 있을까 생각하며 열심히 들었다><

《첫째날의 메모》

●기록관리의 암흑기라고 할 수도 있었던 지난 10년 간의 기록관리 법령과 표준을 전면 검토해야 할 필요성이 있음

ⓐ법령과 표준이 현장과 얼마나 정합하는지 꼼꼼히 살펴 개정할 필요가 있음
ⓑ기록의 정의 재정립 필요
  현재 법령상 기록은 '결재여부에 따라 효력을 갖는 문서'의 생산 및 접수 시 '등록'을 기본으로 설정된 것으로 매체 또는 유형을 한정적으로 열거하고 있다. 즉 법령에 나열하지 않은 것은 기록(이메일, 공공SNS콘텐츠 등)이 아니고 법원의 판단에 따라 개념과 범주가 결정되는 상황이다. 이에 조영삼선생님은 직무상 행위의 모든 기록정보를 기록으로 정의하고 이중에서 보존대상을 선별하는 것으로 개념이 변화할 필요가 있다고 하셨음.
ⓒ문서보존포맷의 PDF/A-1과 장기보존포맷 NEO표준에 대한 재검토 필요
ⓓ행정전자서명 외의 이관 시 진본성 검증을 위한 다른 기술적 대안 필요
ⓔ기록콘텐츠의 활용이 점점 많아지는 관계로 체계적인 저작권 관리 필요
ⓕ지나치게 법령과 표준이 중앙에 집중되어 있으므로 지방기록관리에 대한 전면적 재검토 필요
ⓖ새로운 기록분류체계(기록처리일정) 개발 및 운용 필요
  업무기능 반영, 데이터형 등 여러 유형의 기록관리 상 적절성, 전자기록 평가처분 도구상 적합성, AM단계 수요자 중심의 기록집합체(Aggregation)를 위한 분류체계
ⓗ기록관리 현장과 가장 동떨어진 제도인 생산현황통보와 기관 평가에 대한 재검토 필요

●공공기관 기록 생산 및 등록의 실효적 통제를 위한 정책적 검토가 필요함 

-기록을 둘러싼 외부환경의 변화(정보'지식'사회의 도래, 굿거버넌스 실천 트렌드, 공공기록관리 체계화 및 정상화에 대한 시대적 요구 등)에 따라 그동안 문제시 되었던 기록 생산 및 등록 시점에 대한 정책적 검토가 필요하다. 

-기록 생산의 구조적 문제점과 검토방향

1. 현행 공공기관 기록관리 운영의 한계(사후적, 보존중심, 종이기반, 수동적, 열악한 인프라, 업무지원의 부수적 기능 등) → 기록생산의 사후적 통제 정책 작동(부존재감사제도, 기록동결, 기획수집이관 등), 행정정보시스템 기록관리에 대한 단계적 제어 추진 
2. 기록의 주체에서 '기록관리 담당자'가 배제된 구조적 문제 → 실효성 있는 전담주체(ex :  기록정보정책관)마련, 공공기관장 '史官'제도 운영
3. 기관 내부의 기록관리에 대한 실질적, 구체적 동기 부족 → '공개대상 정보의 원문공개'의 정성적,정량적 수준 확대, 전 공공기관장 일정 공개 플랫폼 마련, 공공기관 1개 기록관에서 n개 기능별 기록관리로 확대
4. 실제 어떤 기록정보가 생산,소비되고 관리되는지 알 수 있는 지표 미흡 → 전 공공기관 회의공개 플랫폼 마련

-기록연구사 인원 충족에 대한 필요성 제기에 힘이 드는 건 사실이지만, 우리의 존재이유를 우리 스스로 어필할 수 있어야 함. 단순히 폐기를 위해 존재하는 사람이 아닌 우리 기관에 어떤 기록이 있는지 제일 잘 알고 안내할 수 있는 사람이 되도록 노력해야 함

-행정정보데이터세트 관리시, 어떻게 하면 자연스럽게 만들어지는 기록을 체계적으로 관리할 수 있을지 고민하는 것도 필요하지만 시민들과의 공론장을 어떻게 형성할지가 중요.

-"여전히 전자'결재'중심으로만 생각하는 것이 아닐까 생각한다. '업무'에 집중하여 의사결정과정에서 누군가와 상호작용하는 것에 좀 더 초점을 맞추려는 상상이 필요하지 않을까 싶다."(원종관 선생님)

●좀 더 효율적인 공개와 활용을 위한 고민

그동안 기록관이 단순히 기록을 보관하는 '창고'수준에 머물러 왔지만 앞으로는 '투명하고 책임있는 행정의 구현'을 위해 의식적인 기록관리를 할 필요가 있다. 따라서 기록공동체는 다음과  같은 사항에 대한 고민이 필요하다.

1.기록물 공개재분류에 대한 고찰로 해당 업무의 유용성
  현재 공개재분류 업무는 사장화된 업무나 다름이 없다.(정보공개 청구 시 재분류 사항 검토없이 처리과 판단으로 공개여부를 결정하고 있는 현실) 따라서 ①정보공개법과 기록물관리법의 조정을 통해 기록관리 담당자가 정보공개업무에 있어 개입할 수 있도록 하여야 하며,  ②기록물 철단위가 원칙인 기록물 이관절차를 건단위에 기초한 철단위로 강제하여 업무상 부담을 줄여줘야 하고, ③공개여부가 미분류된 기록물에 대한 대안을 제시해야 할 필요가 있다.
2.기록관에서 행할 수 있는 기록물 공개업무에 대한 현실적 방법
  기록물관리전문요원이 관리했던 혹은 관리될 기록물이 올바르게 공개되려면 기록관은 생산의무기록물(조사/연구/검토서, 회의록, 시청각기록물)의 중요성을 확립하여 잘 생산되고 관리되도록 해야한다. 그리고 공개가 필요한 기록의 존재를 인식하고 대비하여 '전시'라는 업무형태로 시민에게 공개할 수 있게 해야 한다.