은연중에

전자기록생산 시스템=업무시스템

-조직 구성이 일상적 업무를 수행하고 그 업무로부터 기록을 생산하는 데 사용하는 모든 시스템.

-ICA: 업무시스템에서 생산된 기록물을 획득하기 위한 세가지 방안 제안

1. 업무시스템에 기록관리 기능을 탑재

2. 업무시스템이 조직이 채택한 전자기록관리 시스템과 연동되도록 설계하는 것

3. 업무시스템에서 생산한 기록과 관련 메타데이터를 기록관리시스템으로 직접 이관하는 기능을 업무시스템에 탑재

-장점: 하나의 업무시스템에서 생성된 기록이 타 업무시스템에서 생성된 기록과 집합적으로 관리될 수 있다. 현행 업무시스템에 가장 적은 변화만으로도 구현 가능함.

-단점: 동일한 기록이 업무시스템과 기록관리 시스템에 중복 축적된다. 기록을 시스템 간에 물리적으로 입수,이관하는 자체가 위험성과 불완전성을 내포함. 만약 두 시스템 간의 인터페이스를 지속적으로 제공하지 못할 경우, 이용자들은 현용정보를 위해서는 업무시스템을 탐색하고 준현용,비현용 정보를 위해서는 전자기록관리 시스템을 탐색해야 한다는 걸 인지해야 한다.

-고려할 점: 업무활동 폭의 다양성과 기록의 형태의 다양성을 파악하여 지속적인 유지가능성을 감안하여 하나를 선택한다.

전자기록관리 시스템

-전자기록을 관리,보존,활용,처분하는 기능을 지원하는 컴퓨터 애플리케이션.

-전자기록의 관리에 중점을 둔 시스템을 ERMS: 종이기록을 전자기록에 연계하여 관리하는 하이브리드 기능을 갖추고 있어야 한다. 국가기록원이 개발.

(RMS중 하나였는데 요즘엔 전자기록이 多 그 구분이 모호함)

-전자기록관리 시스템의 기본요건: 기관별 특성과 무관하게 기본적으로 갖춰야 할 요건

1. 기록관리 대상 객체를 모두 포괄할 수 있어야 한다.

전자기록관리 시스템을 하이브리드 기록관리가 가능해야 한다. 비전자 기록을 보관하는 기관이든 전자기록을 보관하는 기관이든 기록정보를 컴퓨터 시스템에 저장하고 관리해야 한다.

2. 기록관리 프로세스를 실행할 수 있도록 지원해야 한다.

전자기록 객체를 생애주기 단계별로 처리하는데 필요한 기능을 구현하여야 한다. 획득,등록,분류,저장,접근,추적,처분의 기록관리 과정을 효과적으로 처리하기 위한 기능을 갖추어야 한다.

-전자기록관리 시스템의 품질요건

1. 신뢰성,무결성,준수,포괄성,체계성을 갖추어야 한다,

2. 전자기록관리 시스템은 현행업무,규제환경,조직이 속한 공동체의 기대치에서 비롯되는 모든 요구사항을 준수하도록 관리되어야 한다.

3. 조직이나 부서의 모든 업무활동 범주에서 발생하는기록을 관리할 수 있어야 한다.

-표준기록관리 시스템(제3판 기록관리론  p.340참고)

-전자기록과 비전자 기록 보존의 기능을 모두 갖고 있다. 하이브리드 전자기록관리 시스템

-정부기능분류체계(BRM)시스템은 기록관리시스템과 연계되어 기록분류체계로 참조된다.

-표준기록관리 시스템의 기능 구성

=기록관현황+기록물인수(획득)+기록물보존(저장)+기록물평가(분류,처분)+기록물이관(획득,등록,처분)+기준관리+접근,감사추적(추적)+검색,활용(접근)+시스템관리+공개관리(접근)

-효과

1. 공적행위의 철저한 기록관리가 가능

2. 업무관리와 기록관리가 연속성을 가지고 통합&관리될 수 있다.

3. 기술이 변화되어도 기록의 장기적 활용이 가능해진다.

4. 다양한 시스템과의 연계로 기록 활용의 극대화를 이룰 수 있게 된다.

전자기록보존 시스템

-보존기록관리기관에서(대통령 기록관, 국가기록원) 수행하는 전자기록의 장기보존 업무를 지원하는 시스템이다.

-국가기록원의 CAMS+대통령기록관의 PAMS: 둘 다 OAIS 참조모형의 준수를(Open Archival Information System Reference Model) 목표로 삼고 있다.

-넘겨받은 보존기록을 등록,재분류,저장,추적,처분 등 관리과정을 연속적으로 수행함.

국가기록원 중앙영구기록관리시스템(CAMS)

-기록의 수집,분류,평가,정리,기술,보존,공개,열람,활용,통계 기능을 통해 전자기록 관리체계를 구축하고 표준화하여 기록관리의 안전성과 효율성을 극대화하기 위한 시스템

-NEO: 우리나라 공공기록의 장기보존포맷 명칭, 파일의 확장자. CAMS로 이관되는 전자기록들은 NEO구조로 변환된 상태로 넘어온다.

*생성과정: 전자기록생산(메타데이터와 본문파일)→문서보존포맷 변환(문서원본포맷-문서보존포맷+메타데이터)→장기보존포맷 변환(XML문서포맷으로, 메타데이터와 문서가 합쳐짐)

대통령기록관리 시스템

-대통령기록을 관리하는 전자기록관리 시스템=대통령비서실의 기록관리시스템(P-RMS)

+대통령기록관의 대통령기록관리시스템(PAMS)

=P-RMS는 주요 인수 대상기록은 E지원 시스템에서 생산된 기록들.

*e지원시스템: 청와대 보고의 진행과정을 문서관리카드에 남기도록 고안된 것.

*전자기록관리시스템과 전자기록보존시스템의 차이점

전자기록관리시스템은 공공기관이나 기록관에서 생산된 전자기록물들을 다루고, 전자기록보존시스템은 보존기록관리기관에서 수행하는 전자기록을 대상으로 한다.

관리,보존,활용,처분하는 기능을 지원하는 시스템이고, 장기보존 업무를 지원하는 시스템이다. 전자기록관리시스템의 목적은 공적행위의 철저한 기록관리와 다양한 시스템과의 연계로 기록 활용의 극대화를 이룰 수 있게 하는 것이고, 전자기록보존시스템은 대통령 기록관, 국가기록원이 수행하는 전자기록을 장기보존하는데에 더 큰 목적을 두고 있다.

전자기록보존시스템 중 CAMS의 경우 이관되는 전자기록들은 장기포맷인 NEO구조로 변환되어야 한다.

전자기록과 디지털기록

-전자기록: 전자전도체에 담겨 있어 인간이 인식하려면 기기를 사용해야 하는 아날로그 기록이나 디지털 기록

-디지털기록: 이진수 값 등 분명한 수치값을 이용하여 부호화한 내용과 형식을 취하는 기록. 컴퓨터 시스템에서 저장하고 조작할 수 있도록 획득하여 고정한 기록으로, 인간의 육안으로 확인하려면 그 시스템을 사용해야 하는 기록

-공통점: 인간의 육안으로 인식하기 위해서는 전자기기를 이용해야 한다.

-차이점: 디지털 기록은 0과1의 디지털 신호열로 구성되어 수정과 복제가 용이하다.

→그니까, 디지털기록⊂전자기록

→ex:카세트테이프에 담긴 음성기록은 전자기록O 디지털기록X

→디지털기록은 전자형태로 생산된 기록(born digital)과 종이 등 아날로그 형태로 생산되었다가 이미지 스캔 등의 방식으로 디지털화된 기록을 모두 포함한다.(being digital)

→디지털기록은 다수의 진본사본이 존재하지만 디지털화 기록은 아날로그 원본을 대체하기 위해서가 아닌 열람과 활용에 있어서의 시간과 공간의 제약을 받는 아날로그 원본에 대한 접근성을 확대하기 위해 제작되는 것이다. 따라서 아날로그 원본을 보존 대상으로 간주해야 한다.

*원본-처음 만들어진 거/진본-내용이 같은 거

전자기록과 종이기록

-전자기록은 종이기록과 동일한 요소로 구성된다.

=매체(내용을 물리적으로 전달)+서식(내용의 의미를 전달하는 표현규칙)+사람(행위하는 주체)+행위(상황을 생산,유지,수정,삭제하는 수단으로 기록을 만들어 내는 의도적 실천)+맥락(행위가 발생하는 법적이고 행정적인 틀)+기록의 결합관계(각 기록을 동일한 행위,관련된 다른 기록과 결합하는 관계)+내용(기록이 전달하고자 하는 메시지)

→즉, 종이기록과 전자기록 모두 출처의 원칙, 진본성의 유지와 같은 기본적인 기록관리 원칙이 유효하다.

-공통점: 서식,기록도구,서사매체,저장매체,내용으로 구성되어 있다.

-차이점:

1.각 구성요소의 표현방식이 다르다. 종이기록은 내용과 서식으로 구성되지만, 전자기록은 내용과 내용을 표현하기 위한 디지털 신호열, 서식과 서식을 표현하기 위한 디지털 신호열이 합쳐져야 완성된다.

2.(1번과 비슷)디지털 신호열은 육안으로 식별할 수 없어 전자기록을 육안으로 확인하기 위해서는 문자 코드와 뷰어,뷰어를 구동할 수 있는 운영체제와 하드웨어가 필요하다.

3.종이기록은 서식과 내용을 분리할 수 없지만, 전자기록은 서식과 내용 두가지 구성요소의 하위 구성요소로 존재하는 디지털 구성요소 모두가 각각 쉽게 분리할 수 있는 상태로 존재한다.

4.종이기록에서 중심 개념인 원본성이 전자기록에서는 정립되지 않는다. 모니터와 같이 열람 기기를 꺼버리는 순간, 전통적 개념의 원본이 사라지기 때문이다. 그래서 진본사본을 원본에 가장 근접한 형태로 간주하게 된다.

※진본사본

종이기록에서 중심개념인 원본성은 전자기록에서 적용되기 힘들다. 전자기록은 사본이 용이하게 발생할 수 있어 원본과 사본을 구분하기 힘들기 때문이다. 그래서 원본에 가장 근접한 형태의 기록을 중요 개념으로 인정하고 이를 '진본사본'이라 하게 되었다. 훼손된 바 없는 상태인 진본성을 중시한 사본이다.

→따라서, 진본사본 中 권위있는 사본을 분리,관리하는 기능 OR 진본과 동일함을 확인하여 인증한 진본사본을 열람용 사본으로 제공하는 기능은 중요하다.

(종이기록과 비교했을 때)전자기록의 특징

1.사본 생산이 용이하다.

2.전자기록은 노트북, 이동식 메모리와 같은 여러 스토리지에 저장되는데 이 때, 휘발성 위험이 있다.

3.서버 다운이나 디스켓 깨짐과 같이 기계적 측면의 영향을 받아 불안정성이 있다.

4.육안으로 식별할 수 없어 문자코드와 뷰어, 운영체제, 하드웨어가 필요하다.

5.서식과 내용이 분리되어있다.

6.별도의 소프트웨워와 시스템이 필요하다.

→이런 이유로 원본보다는 진본사본이 중요하다.(진본성 중요)

전자기록의 관리문제

1.전통적 매체에서는 다른 구성요소와 기록의 내용이 서로 고착되어 있으나, 전자기록에서는 이들이 분리되기 쉬워서 맥락 속에서 전자기록을 관리하기 어려워졌다.

2.생산에서 보존까지 특정한 하드웨어, 소프트웨워에 전적으로 의존하기 때문에, 기술의 급속한 노화와 호환성 결여, 매체의 짧은 수명 등의 문제로 해결해야 한다. (부가적인 환경에 대한 의존도가 높다..)

3.전자기록은 이메일,데이터베이스 등 다양한 애플리케이션으로 작성되어 같은 활동으로 생겨난 기록일지라도 다른 곳에 분산 저장되는 하이브리드적 성경을 갖고 있다. (결합관계를 유지하기 위한 근본적인 정책, 기술 프레임워크를 수립해야 함)

4.고의나 부주의로 인해 쉽게 변조되거나 삭제될 위험성이 있어 생산부터 기록관리 과정 전반에 걸쳐 기록의 무결성을 보장하기 위한 조치를 수립해야 한다.

5.손쉽게 수정하고 사본을 생산할 수 있는 편이성으로 인해 버전관리뿐만 아니라 진본사본을 관리할 필요가 발생하였다.

전자기록의 품질요건

-진본성,신뢰성,무결성,이용가능성을 갖춘 상태로 전자기록을 유지해야 함.

-진본기록은 확인을 위해서는 진본성이 보장되어야한다. 기록의 '생산주체'와'생산시점'이 기록이 표방하는 바 그대로의 기록인지 확인해야 한다. 이는 신뢰성과도 연관됨.

-신뢰성: 기록이 관련을 갖는 활동에 대한 정확한 표현물로서 믿을 수 있는지에 관한 것이다.

*기록의 신뢰성 판정하는 구체적인 기준 세가지

1.업무활동에 대한 직접적인 지식을 가진 개인, 즉 그 기록과 관련된 업무활동의 담당자가 생산하였는지 확인해야

2.업무처리 위해서 일상적으로 사용하는 도구에 의해서 생산되었는지(ex:전자문서시스템)

3.그 기록과 관련된 업무활동이 수행된 바로 그 시점이나 그 직후에 생산된 기록이어야

-무결성: 기록이 허가 받지 않은 접근,추가,삭제로부터 보호받을 수 있어야 진본상태를 유지할 수 있다. 신뢰성을 갖는 진본기록이 오랜 시간에 걸친 관리과정이 지나서도 여전히 원래 모습 그대로 완전하고 변경하지 않은 상태를 유지할 때, '무결한 기록'으로 볼 수 있다.

-이용가능성: 전자기록은 종이기록보다 기술과 매체에 의존도가 높다. 이용가능성 유지하기 까다롭다. 이용가능하도록 존재하는 기록에 지속적인 관리가 이루어져야 한다.

전자기록 관리과정

획득→등록→분류→저장→접근→추적→처분

-획득

전자기록의 생산과 동시에 포착하여 시스템으로 거두어들이는 과정.(전자환경에서의 기록은 휘발성/동적/논리적 형태이기 때문에 시스템으로 관리해야) 모든 기록을 포괄하는 포괄성이 중요하다. 기록의 포맷,특성과 상관없이 모두 포함해야 한다.→인간의 개입 필요X자동적으로 획득하면 OK(원칙임)=전자기록은 보통 획득과 등록이 연결선상에서 이루어짐.

-등록

기록이 생산되고 획득되었단 사실을 증거하는 것이다.

Declare.'기록이 시스템에 획득되었음을 선언'

네가지 원칙이 있는데,

1.등록 시, 메타데이터를 기록하고 고유식별자(참조코드)를 부여하여 기록을 계층구조 속으로 포함시켜야 한다.

2.참조코드, 등록일시, 표제, 생산자의 4가지 메타데이터 요소는 필수 입력해야 함.(기록의 속성 유지해주는 가장 중요한 정보들임..필수적이라는 거지 이거로는 솔직히 부족함..)

3.등록한 내용은 일반적으로 변경할 수 없으며, 변경할 경우 변경한 내역과 맥락에 대한 정보를 기록화하여 감사증적으로 남겨야 한다.(진본성을 위해서/감사증적:누가,언제,어떤 근거인지와 같은 어떤 허가사항에 따라 기록에 접근하거나 추가,부가,삭제를 실시하였는지를 기록하여 남긴 것) 

4.등록과정을 최대한 자동화하여 설계할 수 있다.

-분류

기록관리자는 일관성 있는 기준에 따라 기록을 조직화하고 지적 질서를 부여해야 한다. 기록관리를 위한 '틀'(업무활동에 기반한 분류체계)이 있어야 하고, (보존기간, 공개여부, 접근권한) 기록관리 과정을 지원해야 하고, 어휘통제를 사용하여 표제작성과 기술을 지원해야 한다.

-저장

저장을 위한 네가지 원칙

다른 모든 기록관리 기능을 수행하는 동안 지속적으로 수행하는 기능임.

1.이용가능성,신뢰성,진본성,보존성을 보장할 수 있는 매체에 저장해야 한다.

2.허가받지 않은 접근, 재난으로부터 기록을 보호해야 한다.

3.변환을 위한 사전 정책,지침이 필요하다.

4.기록손실 방지 위해 백업과 복원기능을 갖추어야 한다.

5.필수기록을 보호,복제하기 위한 별도의 대책을 마련해야 한다.(ex: 정말 중요한 건 인쇄본 만들어서 비밀공간에 보관하기도 함)

-접근: 정보를 탐색,활용,검색하는 권리나 수단

접근을 통제하여 기록과 그 속의 정보를 보호하는 측면

이용자가 기록에 접근할 기회를 최대한 제공하여 기록의 이용을 촉진하는 측면

두 가치 측면에 대한 원칙이 있는데,

하나는 접근을 효과적을 통제하기 위해 기록과 개인 모두에게 접근 조건을 부여해야 한다는 것이다. 그리고 누가 어떤 환경에서 기록에 접근하도록 허가할 지에 관한 공식적인 지침이 있어야 한다. /다른 하나는 효과적인 검색을 위해 힘써야 한다는 것이다.

-추적: 기록의 이동과 사용에 관한 정보를 생산하고 획득하며 유지하는 것

전자기록의 무결성 유지를 위한 수단

추적을 가증하게 하는 메커니즘 '감사증적' : 변경된 내역을 저장함으로써 그로 인해 일련의 사건을 올바른 순서로 재구성할 수 있게 하는 정보. 활동의 흔적을 남겨 그 흔적으로부터 역추적할 수 있도록 하는 정보/ 모든 기록 개체를 대상으로 하지 말고, 추적할 필요가 있는 정보를 정해두어야 한다.

-처분: 보존일정에 따라 기록의 보존기간을 연장하거나 파기,이관하는 과정

기록연구사가 독단적으로 하지 X. 일정한 지침에 따른다.

원칙으로는,

처분지침을 체계적으로 적용할 수 있어야 한다는 것/기록을 이전할 때 호환성을 고려해야 한다는것/ 승인을 받은 경우에만 파기해야 한다는 것/처분활동과 관련된 정보를 기록하여 관리해야 한다는 것.

모든 기록은 보존하는 게 불가능해지고&중복적이고 단기적인 불필요한 정보가 많이 생산되면서 '보존가치가 있는 기록'을 선별·평가하는 업무가 중요해졌다.

선별과 평가에 대한 정의

SAA(Society of American Archivists)에 의하면,

-선별(Selection): 기록관에 이관된 자료 中 내재된 가치에 의하여 보존되어야 할 기록을 식별해내는 과정

-평가(Appraisal): 기록관에 이관될 충분한 가치가 있는 기록을 식별해 내는 과정. 법적인 근거와 현재 그리고 잠재적 유용성을 기반으로 하여 기록이 보유되어야 할 기간을 결정하는 절차.

(구별)Assement 측정에 의한/Evaluation 합목적성,적합성에 의한/Appraisal 가치에 의한

볼스에 의하면,

(선별)기록관에 어떤 기록을 가져올 것인가에 대한 결정과 활동 + (평가)이러한 결정을 이끌어내는 매우 정확한 절차

→기록 평가: 기록 각각에 가치와 의미의 중요성을 부여하여 보존해야 할 기록을 식별하는 작업./실제 업무환경에서 이론적으로 말하는 가치를 파악하고 판단하여 기록의 보존여부와 보존기간을 결정하는 작업.

→기록 선별: 평가의 결과를 실천에 옮기기 위하여 수행되는 절차

즉, 평가활동이 기록의 의미나 가치에 대한 판단이라 한다면, 선별은 기록관리자가 평가의 결과를 실현하는 활동,평가를 기반으로 하여 기록관에 적합한 기록물을 확인·이관·수집하는 활동을 말한다.

기록의 본질적 측면에서, 관리자의 입장에서 선별과 평가 작업은 왜 필요한 것일까?

  기록의 본직적인 측면에서 보자면, 계속해서 기록이 보존되어지기만 한다면 그 안에 잘못되고 가치를 잃어버린 기록들은 새로 발견되고 생산된 기록들과 함께 존재하게 될 것이다. 이런 기록들이 함께 보관되면 원래 10의 가치를 지니던 기록은 1의 가치를 가진 기록들과 같이 다뤄질 것이다다. 즉, 불분명하고 쓸데없는 기록을 가지고 있음으로써 기록이 가지고 있어야 하는 가치의 기준이 하향평준화 되는 것이다.

  또한, 기록은 평가를 통해서 기록의 의미나 가치가 판단되고, 이런 평가를 기반으로 기록물은 적합한 기록관에 이관되고 수집되는 선별과정을 거친다. 이런 작업을 거치고서야 특정한 성격을 가진 기록들이 한 곳에 모일 수 있게 된다. 특정한 주제나 이유 아래 수집된 기록물들은 개별로 흩어져있을 때보다 더 높은 가치를 가지게 될 것이다. 상호간 정보가 보완되고, 기록들 간 맥락이 이어져 더욱 명확하고 구체적인 기록물이 될 것이라 생각하기 때문이다.

  기록관리자의 입장에서 기록의 선별,평가가 이루어지지 않으면 업무에 어려움을 겪게 된다. 기록관리자는 이용자가 원하는 기록을 쉽게 접근할 수 있도록 도와주어야 한다. 하지만 기록을 계속 쌓아두기만 한다면 가치가 의심스럽거나, 중복되는 기록들로 인해 적합한 기록정보의 제공이 어렵게 된다.

  또한 선별과 평가 작업을 거쳐 필요 없는 정보의 소장을 줄여 보존비용과 유지비용을 줄일 수 있다. 이렇게 줄인 비용으로 남은 기록들을 보존하거나 새로운 기록들을 수집하는데 사용할 수 있다.

선별이론의 기초(필요한 기록만을 골라내는 적극적 방식의 선별작업이 필요해서)

1.브룩스와 바우어의 선별기준

브룩스는 일단 기록의 선별에 대한 관심을 처음으로 제고했다는 점에 의의가 있다.

-기록의 수집여부를 판정하기 위해, 공공기관에서 생산되는 기록에 대해 영구적 가치를 부여함

-영구적 가치를 판단하는 기준

>생산자의 기준: 기록을 실제 작성한 개인이나 기관이 그 기록에 부여한 가치

>행정사적 기준: 유용성의 가치=업무에 얼마나 도움되는지

>역사적 기준: 후대에 남겨져야 하는 역사적 가치

브룩스는 이 세가지 관점을 고려해서 보존기간을 정해야 한다고 주장했다.

-중복 보존하고 있는 동일기록과 중복된 내용을 지닌 기록은 처분해야 한다.

바우어가 이어서,

-계속 보존하는데 드는 비용을 정당화할 만한 가치+선별이후의 이용 가능성 가치=영구적으로 보존해야 하는 기록을 선별해야한다는 거.(다소 급진적인 평가지침이다..;)

-학계에서는 받아들여졌으나 기록관에서 실제로 적용되지는 않았다.

*둘의 차이: 둘 다 기록이 가진 가치를 중시했다. 하지만 바우어는 경제적 관점에 좀 더 집중함.

2.쉘렌버그의 가치론적 평가선별론

-매우 중요한 선별이론이다. 왜냐하면 이론이 갖는 논리성&명확성 때문에 정부기관이외의 많은 기록관에서도 적용했기 때문이다.(기록 평가선별 지표 설정시 필요한 개념틀 제공)/근대 기록관리제도에도 영향력 多/

-기록의 생애주기를 기반으로 '가치'를 가지고서 기록의 선별 및 평가를 하는 방식이다.

-기록은 일차적 가치와(현용단계) 이차적 가치를(비현용단계) 가진다. 이를 기준으로 기록을 선별하자.

-일차적 가치: 기록 생산자가 기록을 생산했을 때 자동적으로 발생된 본연의 가치-현용단계

ex:아파트 계약서

>행정적 가치(업무적 가치): 기록 생산자가 현재 진행하고 있는 일상적인 행정업무를 지원하기 위한 것 ex:어디사는지 알려줌

>법적 가치: 법적의무와 권리의 보호 행사에 관련된 것  ex:세입자로서 받을 권리

>재정적 가치: 재정적인 영역과 관련되는 재정적인 것  ex:집값

즉,일차적 가치는 당장 업무에 쓰이고 있느냐 없느냐에 따른 것으로 의도한 목적이 완수되어 관련 활동이 종결되면 가치를 상실한다.

-이차적 가치: 기록의 생산 목적이 완수되어 현재 활용이 종료된 후, 제 3자 즉 역사가, 일반 연구자에게 유용하여 그 기록을 지속적으로 이용하게 하는 가치.-비현용 단계

>증거적 가치: 생산자의 존재나 활동을 알려주는 기록을 선별하게 해주는 기준. 법적 의미가 아닌 역사적 의미에서의 증가와 관련된 개념으로서, 기록을 생산한 개인이나 단체의 관련 조직, 기능,결정,절차 활동의 증거로서의 가치를 말한다.

ex: 파피루스의 조세기록(당시 생활상에 대한 증거적 가치), 대통령 재임 시 기록물 남겨두는 이유이기도 함

>정보적 가치: 중요하다고 간주되는 인물이나 사물,사건,현상에 대한 내용을 전달하는 가치.

증거적 가치와 정보적 가치는 서로 상호배타적인 게 아니라 동일 기록 속에 함께 존재할 수도 있다.

3.젠킨슨의 생산자중심 평가선별론

-선별작업은 기록생산 당사자인 행정가가 수행하는 것이 바람직하다고 본다. 기록의 선별은 공정해야 하기 때문이다.--젠킨슨의 경우 '업무효율성'을 중요시함.

-장점

1)사전에 불필요한 기록들을 폐기하게 되고 이를 통해 기록관리자들의 업무부담 감소.

2)오히려 행정적인 업무의 경우 일정한 절차에 따라 행해지므로 행정가의(기록생산자) 기록선별방법이 좋다.

-단점

1)사안이 종결된 뒤 기록관리자가 기록을 선별하는 것은 개개인의 판단으로 이루어지는 것이므로 객관적이지 않다.

2)기록관리자의 고유 영역을 침범한다.

3)생산자가 현명한 선별자가 아닌 경우에 파생될 수 있는 역기능에 대한 고려가 부족했다.

4.붐스의 도큐멘테이션 이론

-기록은 기록 자체가 아니라 사회의 투영으로서 실재하는 것.

-So, 기록이 나오게 된 사회를 대상으로 하여 기록을 평가 선별해야 한다는 전체론적인 접근법을 주장한다.(거시적)

-선별된 기록은=개인과 조직 등의 요소가 혼합된 사회의 이미지가 담겨있어야 한다. +동시대인들이 인정하는 가치를 지녀야 한다.

-어떤 기록을 보존할 것인가 < 어떠한 사건이나 현상을 다큐멘테이션 할 것인지에 집중

-기록의 개별가치 이외에 사회적 맥락이 기록선별 기준으로 제시됨

5.햄의 분석적 평가이론

햄의 선별이론은 이상적이여서 현실상 적용이 어렵다는 평가를 받는다.

-기능적 평가를 구체적이고 일관성있게 수행할 수 있게 해주는 기본 도구를 구체적으로 제안했다.

-평가업무: 기록관의 수집적책과 특정 기록이 얼마만큼 잘 부합하는가에 대해 판단 내리는 절차.

-그러기 위해서는 다섯 가지 분석을 수행해야 한다.

>기능분석: 해당기록의 본연 목적과 그 중요성을 평가하는 것(생산자의 조직 내 직위에 상당한 무게를 둔다.)-'문헌정보학'과의 차이:도서 선택 시 주로 이용자의 요구나 도서 자체의 가치에 주목하지만 But,기록은 '조직'자체를 본다는 것이 다르다. 그 조직이 상대적으로 중요한 조직인지, 그 조직 내부에서 이 기록의 생산자는 어느 직급인지 등등 말이다.

>내용분석: 내용의 주제적 중요성과 기록정보의 품질을 평가(주제의 중요성, 기록의 완전성, 시간적 범주)

>맥락분석: 다른 기록정보원과의 관련성을 고려해 해당 기록정보의 중요성을 평가(이 기록이 이해될 수 있도록 하는 다른 기록들. 기록의 복제, 대체 가능성에 대한 정보, 정보의 유일성)

>접근 및 이용 분석: 기록의 활용성을 판단(정보의 접근 가능성, 현재와 과거의 이용분석)

>비용 대 효과 분석: 보존비용 대비 정보가치를 비교 검토(이관하는데 드는 비용, 원본 보관하는데 드는 비용을 평가)

선별수집 전략(선별이론에 대한 방법론이라고 봐도 무방)

1.기록생애주기 기반의 수집방식(쉘렌버그+젠킨슨)

-미시적 접근 방식

-생산자가 관여 정도가 심하다. 일차적인 책임은 기록생산자에게 있다고 본다.

-기록이 존재하는 전체 시간범위 속에 기록의 효용성이 구별되는 단계가 존재한다고 본다.

-쉘렌버그는 기록의 생애주기에 따라 기록이 지니는 효용가치를 일차적인 것과 이차적인 것으로 나눌 수 있으며, 현용기록은 기록생산자가 판단한 활용가치에 따라 처분될 수 있다고 하였다.

-기록생산자가 기록이 가지는 일차적 효용성을 판단해야 하는 책임을 가진다는 전제 아래, 기록생산자는 생산된 기록의 보유여부와 보존기간을 미리 결정하고 이를 기반으로 이관과 처분을 수행하는 방식이다.

2.출처분석 기반의 수집방식

-미시적 접근 방식

-출처: 기록을 생산하거나 모아서 유지하고 있는 개인이나 기관에 관한 정보

-출처의 기능: 쉘렌버그가 말한 일차적 가치의 중요성을 판단해줄 수 있는 기준이 된다.+주관적으로 판단해야 하는 정보적 가치를 보다 객관적으로 평가할 수 있게 해준다.

-따라서, 수집대상에 대한 우선순위를 출처에 따라 매기고 순위에 따라 기록을 수집한다.

-베어만: 개별 기록을 대상으로 하는 평가와 선별은 실제로는 수행할 수 없다. 기록의 선별은 기록 자체가 아니라 기록을 생산한 객체에 대한 분석으로 이루어질 수 있다.

-기록의 가치 판단은 기록을 생산한 객체에 대한 분석으로 이루어질 수 있다.

-출처에 따라 수집대상에 대한 우선순위를 매기고, 이에 따라 기록을 수집하는 방법

-듀락티와 콕스: 출처의 개념을 기관의 조직에 국한시키지 말자. 기능에 초점을 맞추자. 조직의 잦은 변동때문에: 기능적 출처

-기능적 출처: 조직 출처는 조직의 잦은 변동에 따라 실체로서의 안정성이 떨어진다. 하지만, 조직의 변화와 상관없이 유지되는 '기능'은 실체가 계속해서 그 자리를 대신할 수 있다: 기능적 출처는 기록관리 국제표준 ISO15489의 기반/현재 우리나라도 정부기능분류체계(BRM)기반으로 공공기록 분류를 한다.

3.도큐멘테이션전략 기반의 수집방식(붐스)

-거시적 접근 방식

-한 사회에서 실제 어떤 일들이 벌어졌는가에 대해 설명해줄 수 있는 기록. 현재의 사회상을 기억할 수 있게 해주는 증거를 선별할 수 있는 방법.

-광범위한 정보사회적 맥락 속에서 중요한 사건이나 현상을 도큐멘테이션 하도록 한 붐스의 평가이론을 기반으로 한 것.

-사무엘스&콕스에 의해 제시됨

사무엘스 say, "전문가와 이용자 간 보완적 전략이 중요하다"

쿡스 say, "포괄적 자료 수집엔 효과적 But, 대상 기록군에 대한 지식 부재/각 지역의 기록관리자에 대한 통제 부재/기관간의 상호 협력 부재/기관 우선순위 판정 애매성 등 한계 有

아브라함 say, "수집 대상 기록의 양 너무 多/선별하기엔 너무 많은 노력이 필요"

어쨌든, 기록관리자의 기록평가 목적이 사회적 증거의 수집인데, 이러한 시도 자체가 여러가지 사회이슈와 기록을 연관지어 생각해 볼 기회를 제공했다는 거에 의의가 있다고 본다.

-도큐멘테이션 전략 기반으로 한 선별_수행방법(이 때,여러기관과의 상호작용이 중요함)

1)수집 대상 이슈나 주제의 선정

2)각 주제별 자문위원단에 의한 도큐멘테이션 계획 수립

3)각 주제별 기록의 생산 및 보유에 관한 서베이 실시

4)서베이 결과 토대의 실천 계획 수립

5)관련 기록 선별 및 수집

4.거시 평가기반의 수집방식

-거시적 접근 방식

-쿡: 문화적 지배와 기록의 사회적 맥락간의 관련성을 탐구/사회전반에 걸친 중요한 기록을 수집할 수 있는 거시평가 방법론을 제안→당대의 사회상을 미래에 전할 수 있는 기록을 선별하여 사회의 집합적 기억을 형성하는 거

-도큐멘테이션 전략과 비슷: 사회상을 기록화한다.(기록관리자의 사회적 사명에 대해 사무엘스&콕스랑 쿡이랑 같은 생각이다.)

차이: 도큐멘테이션 전략은 주제에 기반을 둠으로써 그 계획이 주관적,추상적이다. 하지만 거시평가는 기록의 선별기준을 출처로서의 조직과 기능에 둠으로써 객관적,능률적이다.

-장점

1)선별결과의 불일치&중복적인 평가선별 작업 줄일 수 있다.

2)변화 속도가 빠른 기록관리 환경에서 기록매체 유형관는 무관하게 한 기관이 연속적·거시적으로 중요기록을 선별할 수 있다.

-단점

1)실제 이용자 요구 반영 X : 다각적인 역사적 연구가 이루어질 수 없다.

2)중요하지 않다고 표명된 기능에 대한 정보가 완전히 손실된다.

5.실용적 수집전략기반의 수집방식

-수집형 기록관: 각각의 기관에서 수립한 수집정책에 따라 관련 기록을 수집한다. 그러나 수집정책이 체계적인 수집절차나 평가방식을 제시하지 못해서 제대로 된 선별이 이루어지지 않는다.

-이에 수집형 기록관의 특정 환경과 능력에 적합한 수집 평가방식이 개발될 필요가 있다,

-기록관이 필요로 하는 기록을 수집하자.

평가를 하기 위한 고려 계획

-기록관의 현재 목표와 자료에 대한 이해

-선별 대상에 대한 분석

-평가정책의 수립

평가지표

평가가 지니는 주관적인 요소와 비일관성을 줄이기 위해서 평가지표를 만든다.

'가치에 대한 평가지표'

-기록 평가에서 가장 기본이 되는 기준은 '가치'이다,

-가치: 각 객체가 지니는 중요성,효용성의 정도를 말하는 것으로

-기록의 가치평가: 기록의 중요성,효용성을 판단하는 것과 같다.

1.기록의 선별과 평가를 위해 분석되어야 하는 가치(쉘렌버그의 영향)

1)활용가치를 판단하는 것들;업무활용을 위한 활용가치

-행정적 가치(기록생산자가 진행한 일상적인 행정업무를 지원하기 위한 용도)+법적가치(법적의무를 기록정보화하고 법적 권리를 보호하기 위한 용도)+재정적 가치(재정상의 책임을 정립하기 위한 용도)

-업무상의 필요성, 법률 규정상의 요구사항, 지속적인 활용성도 반영해야 한다.

2)증거적 가치

-사회전반에 걸친 주요한 사안 및 권리에 대한 증거를 제공

-기록을 생산한 기관의 활동에 대한 역사적인 증거를 제공하는데 있어서의 유용성을 의미한다.

-기록의 내용보다는 생산의 과정과 연관된 가치

3)정보적 가치(연구적,참조적 가치)

-기록의 내용을 기반으로 한 유용함이나 중요성(이 기록이 어떤 내용을 담고 있는지)

-앞으로 그 기록이 연구적 자료로서의 유용한 가치를 가지는가를 판단할 수 있는 기준

-그 사안이 현재나 앞으로 얼마나 중요할 것인가를 예측하는 것

4)내재적 가치

-기록 하나하나의 물리적 특성 또는 연계성에서 비록되는 유용함이나 중요성을 가리킨다.

-내용과는 독립적으로 기록의 원형에 내재되어 있는 가치를 말한다.

-기록 아이템의 형태, 레이아웃, 재료로 인해 부여될 수 있다.

*기록 원형 그대로를 보존하도록 해야하는 이유

내재적 가치는 재생산을 하게 되면 진본여부를 따지기 매우 힘들어지기 때문이다. 원형을 유지해서 무결성을 확인해야 한다.

2.내용적 특성에 대한 평가지표(햄의 영향)

기록관리자는 기록이 지니는 정보의 유일성,진본성,무결성,완결성과 포괄성,유용성,맥락 관계,보존 및 관리 가능성 등과 같은 특성을 평가하여 보존여부를 결정한다.

3.출처에 대한 평가지표

-과거엔 가치나 내용적 특성에 대한 평가지표를 중시한 반면, 요즘엔 출처가 중요해지고 있는 추세다.

-출처는 기록의 중요성 및 기능이나 내용을 알려주는 중요한 매개체이다.

-기능적 출처를 기록평가의 지표로 사용한다. 효율성과 객관성이 있기 때문이다.

평가절차

-선별 대상의 결정

-우선순위&수집순위의 부여

-지표 내 기준에 따른 평가

재평가

-일정기간이 지나면 다시 기록을 평가하여 기록을 계속 보유할건지 처분할 건지 판단을 내려야 한다.

-대부분의 기록이 지닌 가치는 시대의 흐름에 따라 변화되고 퇴색하기 때문이다.

-기록을 제거하기 위한 수단이기보단, 기록관 목적에 적합한 보존가치를 지니는 기록을 계속해서 보유하고 이용하도록 하기위한 기록관리 방법이다.

-사전 평가를 보완하는 방법으로 간주된다.

-재평가의 역할

>기록의 보존관리 범위를 한정시키는 관리도구로서의 역할

>가치가 떨어진 기록을 잠재적 가치가 증가하고 있는 기록으로 대체되도록 안내하는 역할

>당대의 사회상을 재현할 수 있게 해주는 역할

-재평가 시 고려해야 하는 사항

>소장물의 질을 향상시키고 자원을 효율적으로 사용할 수 있도록

>기록관리자는 모든 기록물에 대해 보유여부를 정하는 게 인력 문제상 불가능하지만 노력해야 한다.

>디지털 기록에 대한 재평가 절차에 대한 인식과 관련 전문기술과 평가능력 갖추어야

>현 보유기록에 대한 재평가 결정 재검토&승인 필요

처분

-재평가 결정에 따른 정당한 활동

-기록을 기록관으로부터 제거하는 작업

-유형: 더 적합한 기관으로의 이관,매각,기증자에게로의 반환,폐기가 있다.

이 중 매각과 폐기를 구분해보면,

-매각: 자금면에서 기록관에게 이익을 가져옴. 공개적으로 실시해야 하며 윤리적,법적인 문제를 명확하게 파악해야 한다.

-폐기: 보존의 필요가 완전히 소멸되어, 기록 실체와 함께 기록을 통해 기억되어 온 정보를 완전히 제거하는 행위(이 때 유출되지 않게 주의해야 한다./원본폐기+매체본 폐기까지 포함)

-처분이 투명적·체계적으로 이루어지기 위해 고려해야 할 사항

>처분시점은 기록이 더 이상 보존되어야 할 필요가 없게된 시점이다.(이용의 여지가 조금이라도 있으면 폐기해서는 안된다.)

>기록정보에 대해 다양한 각도에서 보존가치를 판단하여, 명백하게 보존이 필요없는 대상만 골라 처분

>기록정보 소멸되는 사실상의 폐기가 초래되는 위험은 근원적으로 방지

ex:책임회피를 위한 고의적인 폐기 등

>기록의 보존 여부 결정짓는 처분심의 절차 반드시 준수해야 함.