은연중에

기록정보 서비스

-이용자의 요구에 맞게 이용자와 기록을 연결시키는 행위(광의)

-기록에 대한 접근이 허가되었을 경우, 기록 이용자에게 제공되는 서비스&시설 포괄적으로 지칭

-이용자가 찾고자 하는 기록에 접근할 수 있다록 하는 서비스와 시설뿐만 아니라 잠재적 이용자에게 기록관과 소장기록을 알리는 활동 전반을 의미(기록물은 그 자체, 본질로만 평가되는 것이 아니라 다른 요소들로도 평가요소가 되기 때문에 시설도 하나의 서비스가 됨)

*기록관의 잠재적 이용자(Potential user)에 대해 관심가져야한다. 왜냐하면 '기록관'에 대한 관심이 높지 않기 때문에 Potential user가 Actual user로 만드는 게 중요하다.

기록정보 서비스의 과정

1)등록&확인: 기록의 보안 유지&기록관 이용규칙이랑 법적 사항 이용자에게 알리기 위한 절차

2)오리엔테이션: 기록관리자가 기록관 전반에 대해 소개

3)초기면담: 주로 질의형성/ 기록관리자는 이용자의 정보 요구 파악하는데 주력/ 경청 중요(이용자가 요구하는 것엔 큰 용기가 뒤따르기 때문에)

4)지속적 상호작용: 형성된 질의와 검색전략을 정련하는 과정

5)마무리 면담: 주로 만족도를 물어봄

*관리적 측면은 1,2/지적 측면은 3,4,5(지적측면에서 '질문협상'이 이루어진다;질의형성-해답제시-정련 의 과정 만족할 때까지 무한반복)

기록정보 서비스의 유형

1)검색 및 열람서비스

-이용자가 원하는 기록을 찾을 수 있게 하는 ,

검색도구의 제공(소장기록 목록,전거파일,시소러스,색인,인벤토리: 시리즈 단위 검색도구)

+검색 서비스(이용자 유형별 서비스,통합 검색,전담 창구)

+실제 기록을 열람할 수 있게 하는 서비스(온·오프라인 열람,대출,복사)

-수직형 검색도구가 일반적이지만 요즘 수평적 검색도구도 사용함.

2)부가가치 서비스(일반인들이 '기록'에 대해 접근하기 어렵기 때문에 점점 중요해 지고 있다.)

-기록의 가공,해석 작업등을 통해 각종 콘텐츠 및 전시물을 제공하는 서비스, 기록관의 잠재적 이용자들이 기록을 쉽게 이용할 수 있도록 다가가는 서비스

-전시: 가치 있는 소장기록의 홍보, 기록관 업무와 기록에 대한 정보제고 ㅇ또는 역사적 사실에 대한 교육 및 관람객들의 관심 환기가 목적(온·오프라인 상설전시, 주제와 유형별 특별전시)

+기록 콘텐츠 개발: 기록의 활용에 초점을 맞춘 기록정보서비스가 강조되면서 잠재적 이용자들이 기록의 내용에 쉽게 접근하고 이해할 수 있도록 기록을 재구성하고 관련정보를 부가하여 디지털 형태로 제공(이용자 유형별,주제별 맞춤형 콘텐츠,교육용 콘텐츠)

+이용자 교육: 이용자 요구에 맞는 프로그램을 개발하고 이를 수행한 후 평가하는 작업(세미나, 교육프로그램)

ex: 내부이용자에게는 기록관에 필요한 정보와 요청하는 업무 수행하는데 필요로 하는 정보를 요구하는 법 같은 걸 교육해야 하고/외부 커뮤니티에게는 유형에 따라 소규모강좌나 세미나 형식으로 적절히 대상에 따라 이용자 교육을 해야 한다는 것이다.

+연구지원(연구조사 서비스, 법률지원 서비스)

수직적 검색수단에서 수평적 검색수단으로 바뀜

3)활용촉진 서비스

-기록관에 대한 낮은 인지도를 개선하기 위해서 일반 대중의 관심과 요구에 부합하는 다양한 문화행사와 견학제공, 적극적인 홍보 활동을 전개해야 한다.(이용자 대상별 견학, 책자 발간, 매체홍보:견학,홍보,행사 등,기록 공동체 운영:자봉,서포터지,백일장과 세계기록의 날 같은 이벤트 등)

기록정보 서비스 이용자 연구

-기록관 이용자 유형=직업적 이용자+비직업적 이용자

*직업적 이용자

어떤 이득을 얻기 위해 기록관을 이용(모기관의 직원,전문직:변호사,엔지니어,도시계획,영화제작자,학자,학생,교사 등)

*비직업적 이용자

취미로 역사적 자료 및 행사에 관심을 가지고 사료를 수집하는 사람들(족보학자 등)

이용자 세분화 기법

경영의 마케팅 기법 中 하나로 이를 '기록'의 영역에 적용한 것이다. 기록관 이용자 유형을 구분하여 맞춤형으로 기록을 제공하자는 거.

기록정보 서비스의 평가

-기록정보 개선을 위해 필요함.

-기록 이용의 현황을 파악, 역사적 기록을 보존하는 기록관의 가치를 확인 할 수 있음.

-푸의 기록정보 서비스 품질 평가=서비스의 품질+가치

*품질측정: 기록관의 이용을 나타내는 양적인 데이터 수집

*가치는 품질에 비해 측정하기가 어렵다. 기록 이용을 통해 발생되는 영향이나 효과를 측정할 때 직접적·간접적 이용 모두 평가해야 한다.

정보공개심의회를 설치,운영)-공개여부 결정의 통지(공개일지, 공개장소를 명시해 통지. 공개결정날로부터 10일 이내에 공개되도록/ 비공개에는 사용과 불복방법을 명시하여 통지)-불복구제 절차(30일 이내 이의 신청 가능)

기록정보 서비스 관련 법: 정보공개 제도: 정보공개법

-공공기관에서 수행하는 업무와 예산 집행에 대하여 국민들이 알 수 있도록 공공기관이 보유 관리하는 정보를 공개하는 것,

-국민들의 알권리를 보장함으로써 더 많은 정보를 바탕으로 국정 운영에 참여할 수 있도록 함.

-청구에 의한 정보공개 절차: 정보공개 청구서 작성-공개여부의 결정(10일이내에 결정, 정보공개심의회를 설치,운영)-공개여부 결정의 통지(공개일지, 공개장소를 명시해 통지. 공개결정날로부터 10일 이내에 공개되도록/ 비공개에는 사용과 불복방법을 명시하여 통지)-불복구제 절차(30일 이내 이의 신청 가능)